A la hora de asumir la responsabilidad de gestionar la flota de una empresa, es fundamental que, como gestor, sepas dónde están y cómo localizar sus coches. Esto se debe a que al aceptar este puesto, se compromete a mantener el control sobre el uso de los activos de la empresa o monitorear el trabajo de la flota subcontratada.
En el pasado, antes de que existieran tecnologías de geolocalización tan precisas como las que tenemos hoy en día —que hacen que la gestión de flotas sea mucho más eficiente— , cuando surgía la pregunta "¿dónde está el coche?", la respuesta podía ser "en tránsito", y eso era suficiente.
Pero hoy esto ya no es así, se ha convertido en parte del trabajo monitorear el desplazamiento de los autos que tiene la empresa. Esta práctica también es interesante para el cliente que sabrá a qué hora llegará el servicio de la empresa contratada, ya que tendrá un control completo de dónde estarán sus coches.
Por lo tanto, conocer dónde se encuentran los vehículos de la empresa es una información fundamental para diversos aspectos de la gestión de flotas e influye directamente en la calidad del servicio, así como en la evaluación final del desempeño del equipo.
Pero, ¿sabes cuáles son las principales consecuencias de no saber dónde está tu flota durante y fuera de horario?
¡Continúe leyendo para averiguar!
Los problemas de la falta de localización de los coches: dónde aparecen y cuáles son sus consecuencias
¿Cómo resolver este problema?
Los problemas de la falta de localización de los coches: dónde aparecen y cuáles son sus consecuencias
Complicaciones en el manejo presente y futuro
Para gestionar una flota de manera eficiente, es fundamental tener acceso a una serie de información estratégica. De lo contrario, el trabajo del administrador se verá obstaculizado en el futuro por la falta de datos. Esta carencia dificulta, por ejemplo, la elaboración de un plan orientado al desarrollo y crecimiento de la empresa.
La información sobre el desempeño de los automóviles en servicio es esencial para que la gerencia pueda establecer metas futuras y preparar acciones para mejorar la actividad de la empresa.
Asimismo, este dato es crucial para que el gerente pueda implementar medidas correctivas en relación a los problemas que ocurren con frecuencia durante el viaje y que terminan impactando en una buena entrega de resultados e incluso en la rentabilidad del negocio.
Además, el gerente debe ser consciente de la posibilidad de optimizar los procesos existentes. Esta es otra tarea que solo es posible cuando este profesional conoce en detalle la rutina de trabajo dentro y fuera de la oficina.
Leer más: Tecnología en la gestión de flotas
Falta de control sobre la flota propia
Así que volvemos a la pregunta que da título a este artículo: ¿sabes dónde está el coche de tu empresa? Y más: ¿sabes qué camino está tomando? ¿El conductor sigue estrictamente el itinerario propuesto? ¿Cuánto tiempo se tarda en completar las rutas? ¿Esta variable depende más del tráfico o de la conducción del conductor?
Estas y otras preguntas son básicas para cualquier gestor de flotas. El desconocimiento de las respuestas representa un grave problema, ya que el desconocimiento compromete la calidad del servicio de la empresa, ya que la administración ni siquiera sabe lo que sucede durante los trayectos.
Sin mencionar que, como ya se mencionó, la falta de datos dificulta el análisis del rendimiento de la flota, lo que obstaculiza su mejora . Por lo tanto, no tener control sobre la flota prácticamente impide que el gerente cumpla con su función de manera excelente, sin importar cuán bien capacitado esté.
Otro punto importante en el que hay que pensar es en la conservación de los vehículos. Conocer y controlar a dónde van y cómo se utilizan es clave para reducir los costes de mantenimiento y aumentar la vida útil de los coches.
Indisponibilidad del vehículo
Cuando se trabaja con flotas, cualquier episodio no calculado puede resultar en pérdidas. Por eso, siempre es una buena idea poder contar con un vehículo para cubrir la indisponibilidad de otros.
Un ejemplo práctico: supongamos que un vehículo se avería en el camino. La mejor solución sería enviar otro para continuar con el servicio mientras el automóvil dañado se lleva a mantenimiento.
Pero digamos que la empresa actualmente no tiene un automóvil disponible para usar. En ese caso, una opción es llamar a otro carro que esté cerca de terminar el servicio para continuar con el trabajo.
Sin embargo, para ello es fundamental conocer la ubicación tanto del vehículo que debe ser reemplazado como del que se hará cargo del servicio. Sin una herramienta de telemetría vehicular que permita el seguimiento del vehículo, gestionar esta operación se convierte en una tarea mucho más compleja.
Tomando esta situación como ejemplo, resulta fácil comprender la importancia de la ubicación precisa de la flota para que la gerencia pueda gestionar eventos imprevistos de forma rápida y eficiente. Por lo tanto, aproveche la tecnología en la gestión de su flota.
Problemas de seguridad
Poner a los coches en la carretera, por desgracia, también significa exponerlos a diversos peligros que son propios del tráfico en los centros urbanos e incluso en las carreteras. Esto incluye cualquier cosa, desde accidentes hasta robos de automóviles.
En estos casos es aún más importante saber exactamente dónde se encuentra el vehículo. No tener acceso a esta información entorpece el servicio, genera pérdidas, impide la toma de medidas legales y, sobre todo, puede poner en peligro la seguridad de los conductores.
Ser capaz de realizar un seguimiento preciso de los automóviles sin duda ayudará al administrador de la flota a actuar rápidamente para resolver cualquier problema de seguridad, además de proporcionar datos para acciones preventivas que pueden evitar que tales eventos vuelvan a ocurrir.
conducta de los conductores
Evidentemente es muy importante confiar en todos los colaboradores del equipo, especialmente en los conductores, ya que son ellos los que estarán operando con la flota de la empresa en las calles, además de que, en muchos casos, también se ocupan de clientes en el momento de realizar el servicio.
Por más confiables que sean estos empleados, el gerente necesita datos concretos para realizar sus análisis y establecer un plan con propuestas de acciones, así como para reportar resultados.
Si esto no sucede, ninguna de estas acciones tendrá cimientos que las sustenten, lo que hace que todo el trabajo de gestión sea muy frágil.
Además, la forma en que conduce el conductor aumenta o reduce el riesgo de accidentes, sin contar que incide directamente en el desgaste del vehículo, haciéndolo necesitar un mantenimiento más o menos frecuente, entre otras cosas. Esto define gran parte de cuánto gastará la empresa en la flota.
Leer más: 6 pasos para reducir los costos de la flota
Gastos con multas
Vigilar de cerca el movimiento de los vehículos es la base para monitorear el comportamiento de los conductores en las calles. Por mucho que la conducción siga unas normas básicas, al conducir con frecuencia el conductor tiende a desarrollar algunos vicios que, sin darse cuenta, acaban desembocando en infringir las normas de tráfico.
Estas infracciones pueden acarrear multas y, en consecuencia, gastos innecesarios para la empresa.
Por lo tanto, saber dónde está la flota puede ser la solución para observar los comportamientos de los conductores que están generando infracciones y aplicar medidas correctivas y preventivas, evitando así los costos de las multas.
falta de control financiero
Es prácticamente imposible gestionar bien los costes de flota si el profesional responsable de la misma ni siquiera sabe dónde están los coches de la empresa.
A lo largo de este artículo citamos multas y costos de mantenimiento como ejemplos que se ajustan a este y otros temas. Pero cuando se trata de administrar cuánto gastan los vehículos, hay aún más en qué pensar.
Otro gran ejemplo de esto es el costo del combustible. Esta entrada se puede guardar cuando se definen las rutas de optimización para los conductores. Así es posible reducir el tiempo en el tráfico, evitar atascos y controlar la velocidad del coche.
Pero para asegurarse de que se están cumpliendo y alcanzando los objetivos propuestos, el gestor de flotas debe analizar sus coches en relación al camino recorrido.
¿Cómo resolver este problema?
A estas alturas ha quedado claro que saber dónde están los vehículos de la empresa es de suma importancia para una gestión eficiente. Si ese es su problema y está sintiendo las consecuencias, sepa que hay maneras de terminarlo.
Podemos imaginar que una posible solución es estar en constante contacto con los conductores. Sin embargo, dependiendo del tamaño de la flota, la idea se vuelve poco práctica. Además, incluso con pocos autos, no es práctico seguir preguntando a los conductores por actualizaciones frecuentes, porque detrás del volante no podrán responder. Así que al final esta opción se cae al suelo.
La mejor manera de estar siempre al tanto de la ubicación de los vehículos sin duda es con un sistema de telemetría. Con esta herramienta, la empresa sabrá en tiempo real dónde se encuentra cada coche y, en función del software elegido, la dirección tendrá acceso a información más relevante.
A través de una gestión inteligente de los recursos basada en datos, la productividad del equipo y de los coches aumentará considerablemente, entregando más resultados y la posibilidad de ampliar la rentabilidad del negocio.
¡Todo esto se puede lograr cuando la empresa se adhiere a un sistema de gestión de flotas! Entonces, contáctenos y obtenga más información sobre nuestras soluciones para brindar más eficiencia a su empresa.
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