El control del suministro es un proceso inevitable en la gestión de flotas, al menos para quienes buscan mantener la salud financiera y la productividad operativa de la empresa.
Como su nombre indica, es una tarea que implica la gestión del combustible, pero como en todo en la vida, hay una forma correcta y una incorrecta de hacerlo.
Es necesario monitorear indicadores confiables y visualizar completamente los suministros, lo que requiere compromiso. La buena noticia es que Golfleet tiene un módulo dedicado exclusivamente al control de combustible y ahora entiendes cómo funciona.
¿Qué es el control de la oferta?
¿Qué importancia tiene el control de la oferta?
¿Cómo funciona el control de suministro?
Beneficios del control de suministro
Principales indicadores del control de la oferta.
Los mayores errores en la gestión del combustible
Descubra el módulo de gestión de combustible de Golfleet
¿Qué es el control de la oferta?
El control de suministro implica el análisis de informes sobre el uso de combustible en la gestión de flotas, pero no es su única actividad. Esto se debe a que también involucra un conjunto de acciones con el objetivo de establecer parámetros y, así, optimizar los recursos y las operaciones en general.
Para llevar a cabo este proceso, los gerentes incluso pueden realizar un control manual, pero el 88% de las hojas de cálculo tienen errores , y no queremos eso para el control de su cadena de suministro.
Por lo tanto, la mejor opción es invertir en un sistema de gestión de flotas como Golfleet, que elimina esta obligación de su lista. Esto se debe a que el módulo de gestión de combustible recopila toda la información necesaria para una gestión eficiente de esta área.
Al final del contenido encontrarás todo lo que necesitas saber sobre el módulo y cómo funciona, así que si ya entiendes la importancia de esta práctica, simplemente ve allí. Pero si tienes alguna duda sobre el tema, continúa leyendo en el siguiente tema.
Lectura recomendada: Cómo combatir la inflación y garantizar una reducción en los costos de combustible de la flota utilizando Golfleet.
¿Qué importancia tiene el control de la oferta?
Con precios que suben y fluctúan constantemente, la importancia de controlar el suministro de combustible es evidente, ya que evita que la empresa sufra el impacto de estos y otros factores.
Además, la reducción de costes es una prioridad en las operaciones que implican el uso de vehículos, donde los recursos deben ser bien utilizados y asignados, pero sin perjudicar a otras áreas.
Por lo tanto, el control del suministro de combustible permite a los gerentes dejar de preocuparse por el desperdicio de dinero. Mediante esta gestión, es posible crear un plan preciso para el suministro de combustible a la flota.
¿Cómo funciona el control de suministro?
El control del suministro va mucho más allá de un simple registro de fechas y gastos de combustible. Después de todo, para ser verdaderamente eficiente y proporcionar los resultados esperados, la administración debe ser completa.
En este sentido, la gestión del combustible también implica el análisis de indicadores como el consumo de combustible, los gastos de mantenimiento de la flota , las multas, los accidentes y la capacidad de los vehículos.
Con esta información, resulta mucho más sencillo decidir qué combustible usar, cuándo y para qué vehículos. Un sistema de control bien estructurado como este incluso puede indicar el momento adecuado para renovar la flota.
Por tanto, tener el suministro de combustible al alcance de la mano es una forma de entender el consumo del coche, pero también de utilizar esta información para reducir costes y optimizar el funcionamiento.
Lectura recomendada: Tarjetas de combustible en la gestión de flotas: optimice su control de gastos.
Beneficios del control de suministro
Creemos que el potencial del control del suministro de flotas ya se ha hecho evidente, pero abordaremos los beneficios para reforzar aún más la importancia de esta práctica.
Reducción de costos
Con un sistema de gestión de combustible implementado, la empresa comienza a ahorrar en costos de combustible, ya que este se asigna a un propósito específico y se tienen en cuenta factores como el vehículo, el kilometraje y la ruta seguida.
Esta información es crucial para un control eficiente. Asimismo, mantener un registro del consumo de combustible de la flota representa una ventaja estratégica para la empresa; al fin y al cabo, el historial generado permite tomar mejores decisiones, tanto ahora como en el futuro.
Lectura recomendada: Respuestas comerciales: ¿Cómo maximiza la integración del combustible la reducción de costos de la flota?
Eficiencia operacional
Otra consecuencia natural del control del suministro de combustible es que, al repostar los vehículos con el combustible correcto y de alta calidad, también mejoran su rendimiento y eficiencia.
De esta forma, los conductores tendrán lo necesario para realizar su trabajo, con la ventaja añadida de unos viajes más económicos.
Tomar mejores decisiones
Además de contribuir al ahorro y la productividad, la gestión del combustible promueve mejoras en todo el ecosistema de la flota. Todo esto porque almacenar datos y crear un historial de la empresa es de suma utilidad para cualquier proceso de toma de decisiones.
Una de las ventajas de Golfleet es que elimina la necesidad de realizar tareas manuales de monitorización. En lugar de rellenar hojas de cálculo y perderse entre documentos, nuestro sistema de gestión de flotas recopila todos los datos necesarios y los presenta en forma de informes completos.
Previsibilidad del gasto
Al tener a mano la información sobre el suministro de combustible de la flota, los gestores realizan una sólida planificación presupuestaria, con la certeza de que ya no necesitan confiar únicamente en la intuición.
De igual modo, los informes reducen drásticamente los imprevistos y las pérdidas financieras. Esto brinda mayor seguridad a la empresa, ya que no habrá sorpresas desagradables al momento de pagar las facturas.
Identificación de hábitos de consumo.
Un control adecuado del combustible también permite comprender los hábitos de abastecimiento de combustible de cada conductor de la flota e identificar si existe un patrón, como esperar para repostar sólo cuando el tanque está en niveles bajos o casi vacío.
Esto es importante porque dicho comportamiento daña el motor del coche, lo que también ocasiona pérdidas económicas a la empresa debido a los gastos de mantenimiento correctivo.
Por otro lado, la monitorización del consumo de combustible contribuye al mantenimiento predictivo , ya que permite la identificación temprana de problemas mecánicos.
Comprender cómo los conductores suministran combustible también permite identificar si frecuentan establecimientos con precios más altos, lo que también impacta negativamente en el flujo de caja.
Con Golfleet, puedes ir aún más allá con la gestión de tu combustible, ya que es posible comprobar si hay discrepancias en las ubicaciones, gasolineras sin ubicación y, en consecuencia, fraudes y desvíos de combustible y rutas.
Sostenibilidad del medio ambiente
La gestión de flotas no se trata sólo de eficiencia, productividad y reducción de costes. Siempre debemos recordar el importante impacto que estas operaciones tienen en el medio ambiente y hacer todo lo que esté a nuestro alcance para minimizar el daño.
Por lo tanto, optimizar el suministro de combustible es también una forma de contribuir a las prácticas de transporte sostenibles , reducir la huella de carbono y cumplir los objetivos medioambientales.
Lectura recomendada: Todo sobre el papel de los criterios ESG en la gestión de flotas.
Principales indicadores del control de la oferta.
Como vimos anteriormente, el control del combustible no es eficiente sin indicadores. El punto de partida de esta práctica es analizar estos datos y comprender lo que representan en relación con los suministros, y solo entonces comenzar a planificar.
A continuación, puedes ver los principales indicadores de la gestión del combustible.
Estado del vehículo
Sin entender el estado real de los vehículos de tu flota, es muy probable que no obtengas los resultados deseados con el control de suministro. En este contexto entran en juego datos como la edad, el consumo por litro e incluso los componentes que hay que sustituir.
De esta forma, será más fácil identificar qué coches son los más eficientes en consumo de combustible y, lo que es aún más importante, cuáles son los que generan altos costes de combustible.
Tipo de combustible
Otro paso importante para reducir costes es analizar el tipo de combustible que utilizan los vehículos.
En determinados modelos el alcohol suele tener un rendimiento inferior al de la gasolina, por ejemplo. En la práctica, esto significa que el precio del alcohol debe ser considerablemente más bajo que el de la gasolina para resultar ventajoso.
Los gestores deben tener esto en cuenta a la hora de mantener el control del suministro de la flota, observando los valores en surtidor y el rendimiento de los vehículos. De esta forma, es posible determinar qué tipo de combustible es más viable.
Lectura recomendada: Biocombustible: ¿qué es, cuáles son sus ventajas y por qué utilizarlo en su flota?
Sendero
En lo que respecta al día a día de los conductores, tanto en viajes largos como cortos, la ruta en sí misma es un factor crucial para una gestión eficiente del combustible. La naturaleza de las rutas influye directamente en los costes de combustible.
Una ruta que transcurre por carreteras asfaltadas con doble carril, por ejemplo, requiere menos paradas, adelantamientos y cambios de marcha. Por otro lado, las zonas urbanas y concurridas requieren más frenadas y arranques, lo que se traduce en un mayor consumo de combustible.
Al cotejar esta información con datos sobre el motor y el tipo de combustible utilizado, es posible no solo tener un control más eficiente, sino también determinar el vehículo ideal para cada ruta.
Cargar
La cantidad de carga transportada y cómo se distribuye también influye en el consumo de combustible. Al fin y al cabo, cuanto más pesado es el vehículo, mayor es el coste, independientemente de la ruta o la forma de conducir.
Por estas mismas razones, es importante tener en cuenta estos indicadores, buscando siempre la compatibilidad entre la capacidad de peso del vehículo y la demanda.
Perfil de manejo
Tampoco podemos olvidar que el factor humano es un indicador relevante para el control del suministro de combustible. Sin embargo, sin un sistema de gestión de flotas, es prácticamente imposible controlar las aceleraciones, las frenadas bruscas y el exceso de velocidad.
En este sentido, los datos proporcionados por Golfleet serán sus aliados para comprender el comportamiento del equipo y guiar a los conductores a adoptar una conducción más prudente, económica y, sobre todo, segura.
Los mayores errores en la gestión del combustible
Pues bien, destacamos algunos de los principales errores cometidos en la gestión del combustible a lo largo del contenido, como la falta de seguimiento y control del consumo o la falta de mantenimiento preventivo de los vehículos y formación adecuada a los conductores.
Sin embargo, uno de los errores más graves, y quizás uno de los más silenciosos, es el miedo a la innovación, esa aprensión que muchos directivos tienen a la hora de invertir en soluciones para garantizar una mayor eficiencia.
En última instancia, esto resulta en una operación estancada que intenta por todos los medios mejorar la gestión del combustible, pero sin éxito. Es en este punto donde entra en juego Golfleet, un verdadero aliado en el camino del crecimiento y la evolución del negocio.
Asimismo, quedó claro a lo largo del contenido que los problemas relacionados con el suministro de combustible de la flota se resuelven fácilmente con nuestro sistema de gestión de flotas, sin complicaciones ni tareas manuales.
Lectura recomendada: Todo sobre telemetría y videotelemetría: los sistemas más eficientes para la gestión de flotas.
Descubra el módulo de gestión de combustible de Golfleet
Sin duda, el módulo de control de combustible Golfleet es la mejor solución para la integración del sistema de combustible.
Somos pioneros en integrar las tarjetas de combustible de cualquier operador en el sistema de gestión de flotas, lo que permite consultar y gestionar toda la información relevante directamente en la plataforma.
De forma sencilla, inteligente y precisa accedes a un panel completo y personalizable, con métricas relacionadas con los suministros:
- Coste medio por kilómetro en reales
- Gastos totales en reales
- Precio medio por litro
- consumo por segmento
- Consumo total en litros
Estos datos se pueden filtrar para cualquier período que desees, permitiéndote comparar el progreso mes a mes y entender el total de dólares gastados y los litros de etanol, diésel, gasolina o GNC consumidos, además de identificar el monto más bajo pagado por litro de combustible.
Las métricas se generarán automáticamente a partir de la integración, pero tienes la opción de ingresar esta información manualmente, si lo prefieres.
Informe de suministro
En este informe, Golfleet ofrece una variedad de información pertinente sobre el suministro de combustible de su operación, como por ejemplo:
- Placa del vehículo
- Excepción (si ocurre)
- Fecha y hora de suministro
- Establecimiento donde se llevó a cabo
- Tipo de combustible utilizado
- Número de litros llenados
- Precio por litro
Pero es posible personalizar las columnas que se muestran según los datos que sean más relevantes para su gestión. También podrás filtrar información por periodo, vehículo, situación, tipo de combustible y tipo de matrícula.
Otra característica interesante es la opción de seleccionar el tipo de excepción para analizar posibles fraudes, como ubicaciones sospechosas o suministros realizados sin registrar la posición. Todo ello presentado de forma intuitiva en un mapa.
Informe de consumo por segmento
El informe de consumo por tramo contiene información generada cada dos repostajes, como por ejemplo:
- Placa del vehículo
- Inicio de la sección
- Excepción (consumo superior o inferior al promedio)
- Tipo de combustible utilizado
- Precio por litro
- Kilómetros recorridos
- Número de litros gastados
- Costos en R$/km
- Consumo medio en km/L
Al igual que el informe de suministros, puedes personalizar las columnas y los filtros según tus necesidades. Es posible definir el período deseado, seleccionar un vehículo específico y filtrar por situación. Todo ello para que tengas un panel de control personalizado y adaptado a tus demandas.
Golfleet también tuvo en cuenta las excepciones relacionadas con el combustible al desarrollar este módulo. Por lo tanto, podrás acceder a información adicional como:
- Vehículos con consumo superior a la media
- Vehículos por debajo del consumo medio
- ubicación divergente
- Coches sin posicion
- Estaciones sin ubicación
Y lo mejor es que puedes marcar como favorito tanto el reporte de oferta como el reporte de consumo por segmento, descargar el archivo e incluso crear un reporte de envío automático para aún más facilidad.
Con todas estas características, Golfleet demuestra ser una herramienta completa e indispensable para la gestión eficiente del combustible de su flota.
El módulo de control de suministro de combustible es un complemento disponible para nuestros sistemas de telemetría y videotelemetría. Descubra todo su potencial y resuelva sus dudas programando una demostración gratuita con uno de nuestros especialistas.
