Los costos y los gastos son, sin duda, dos factores importantes en la gestión financiera de cualquier empresa. Al fin y al cabo, además de controlarlos, es fundamental conocer las diferencias entre ambos para que la gestión de su flota sea eficiente y rentable.
Cuando el sector financiero no tiene la dimensión exacta de sus gastos y se apoya en hojas de cálculo para ingresar los valores de la diferencia entre costos y gastos, los problemas aparecen con cierta frecuencia y desestabilizan las previsiones y resultados de la empresa.
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Según el IBGE ( Instituto Brasileño de Geografía y Estadística ), el 48% de las empresas brasileñas terminan cerrando sus operaciones en un plazo de 3 años debido a una mala gestión financiera.
Por lo tanto, para evitar la disminución de las ganancias y el cierre de su negocio, es necesario contar con una planificación financiera eficiente y un control adecuado de los costos y gastos.
Para que comprenda mejor cómo funciona esto, hemos preparado este artículo con información clave sobre los costos y gastos en la gestión de flotas de vehículos ligeros , así como la forma de clasificarlos en su presupuesto y controlar estos importes. Siga leyendo:
¿Qué es un gasto y cuáles son los principales tipos?
Clasificación de costos y gastos en el flujo de efectivo
Control de gastos y costes en la gestión de flotas ligeras
¿Qué son los costos y gastos?
Aunque puedan parecer similares, el costo y el gasto pueden ser diferentes.
¿Cuál es el costo y cuáles son los principales tipos?
Los costos de una empresa abarcan todos los gastos relacionados con su actividad principal o producto final . En otras palabras, son los costos esenciales para su producción o prestación de servicios; por lo tanto, sin ellos, su flota de vehículos no puede operar.
Entre los principales tipos de costo de una empresa, podemos mencionar:
- Transporte
- Embalaje
- Suministros de limpieza y mantenimiento de fábrica.
- Salario de los empleados
- Depreciación de maquinaria
- Mantenimiento de equipos
- Mano de obra
- Materia prima
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¿Qué es un gasto y cuáles son los principales tipos?
Los gastos , por otro lado , están relacionados con todos los costos involucrados en el funcionamiento de la empresa ; por lo tanto, son aquellos necesarios para generar ingresos.
Así, estos valores se refieren a los sectores administrativo, de marketing, comercial, tecnológico y de desarrollo de productos.
Entre los principales tipos de gastos que puede enfrentar una empresa, podemos mencionar:
- Campañas publicitarias y estrategias de marketing.
- viajes en equipo
- Pro-labore
- Comisión de ventas
- Salarios del personal administrativo
- Teléfono
- Productos de higiene y snacks ofrecidos a los empleados
- Facturas de luz, agua e internet
- Material de oficina
- alquiler de edificio
- Entre otros
¿Por qué es importante diferenciar costes y gastos en la gestión de flotas?
Para todas las empresas, es fundamental mantener sus informes contables al día para evitar problemas graves . Al fin y al cabo, esto contribuye significativamente a la salud financiera, especialmente en la gestión de flotas.
Estos informes contienen todos los datos sobre las finanzas de la empresa , desde los salarios de los empleados hasta el importe gastado en la prestación de servicios, que incluye, por ejemplo, los gastos de combustible, mantenimiento y otros.
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Aunque las hojas de cálculo no son tan fiables para la gestión financiera debido a su susceptibilidad al error humano, cuando las empresas registran estos valores en hojas de cálculo o en sistemas de gestión financiera y crean una visión general de cómo van las operaciones de la organización, es posible idear estrategias para aumentar la rentabilidad de la empresa e identificar áreas donde se pueden reducir los gastos.
En otras palabras, es muy importante saber diferenciar entre costo y gasto en la gestión de flotas para administrar mejor sus gastos generales.
Un ejemplo es que, con una gestión eficiente del flujo de caja, es posible tomar decisiones importantes para el crecimiento de la empresa, como cambiar el valor de los bienes o servicios, reducir gastos excesivos o innecesarios.
Esto se debe a que los costos y los gastos tienen diferente peso en la contabilidad de una empresa , más allá de ser simplemente fijos o variables. Por lo tanto, cuando se comprende el impacto de cada uno en el presupuesto, la gestión financiera se vuelve más fluida y consciente.
Clasificación de costos y gastos en el flujo de efectivo
Una vez comprendidas las diferencias entre costes y gastos, es hora de analizar cómo se clasificarán estos dos desembolsos en el flujo de caja.
Los gastos , por ejemplo, se pueden clasificar en dos tipos: regulares y extraordinarios.
- Gastos regulares: son predecibles, es decir, la empresa ya sabe que tendrá que pagarlos, como salarios administrativos, impuestos y alquiler.
- Gastos extraordinarios: suceden sin ninguna previsibilidad, son inesperados. Como ejemplo podemos mencionar las multas y el mantenimiento correctivo.
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Sin embargo, aún existen dos clasificaciones muy importantes que involucran tanto gastos como costos, denominadas fijos y variables . Veamos:
Control de gastos y costes en la gestión de flotas ligeras
Estos gastos son independientes del volumen de bienes producidos o vendidos y del número de horas trabajadas . Además, se prevén mensualmente.
Por lo tanto, independientemente de si la empresa tuvo buenos ingresos durante el mes o no, debe asumir estos gastos , como salarios, alquiler y otros.
Control de gastos y costes en la gestión de flotas ligeras
Por el contrario, los costos variables fluctúan según el nivel de producción, el volumen de ventas, la cantidad de trabajo en un período determinado o el desempeño del equipo.
Algunos de los principales ejemplos son la factura de agua, luz, materias primas, horas extras, entre otros.
Sin embargo, es importante recordar que, para las empresas de servicios , la única distinción entre costes y gastos es que los gastos no implican la producción de un bien y, por lo tanto, no habrá compra de materias primas ni otros elementos.
Por lo tanto, es responsabilidad del administrador de la flota detallar los gastos necesarios para la prestación de los servicios de la misma . Esto incluye desde la compra de materiales y equipos, como llaves inglesas y destornilladores, hasta los costos de transporte de la flota, tales como gasolina, estacionamiento, peajes y otros.
Control de gastos y costes en la gestión de flotas ligeras
Para lograr el tan deseado control financiero sobre los gastos y costes en la gestión de flotas de vehículos ligeros , es fundamental contar con soluciones que optimicen los procesos y faciliten la vida tanto a los gestores como a los conductores , automatizando las acciones operativas y añadiendo indicadores clave de gestión.
Con Golfleet Videotelemetry , por ejemplo, es posible reducir los gastos relacionados con las multas al disminuir las conductas de conducción peligrosas y reducir el consumo de combustible mediante el módulo de gestión de combustible y kilometraje.
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Además, el módulo de mantenimiento preventivo ayuda a reducir el número de intervenciones de mantenimiento correctivo , que generan gastos mayores que el mantenimiento preventivo, por ejemplo.
Por último, el gestor de la flota también tiene acceso a informes personalizados que permiten un análisis más profundo para crear estrategias que ayuden a controlar los gastos y los costes.
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