La reducción de costes es una de las expresiones más importantes en la gestión de flotas. Al fin y al cabo, puede ser el talón de Aquiles de los profesionales responsables del negocio, independientemente del área de actividad.
Esto se debe a que reducir costos, al mismo tiempo que se buscan mejoras en la productividad y mantener el estándar de calidad de los servicios brindados, es todo un desafío.
En este sentido, la reducción de costes adquiere una connotación imperativa para los gestores de flotas.
Para ejercer control y reducir gastos en su operación, ante todo es necesario un análisis de costos detallado. Aquí es donde el Costo Total de Propiedad (TCO) emerge como una herramienta importante. Continúe leyendo y comprenda más sobre el tema.
¿Qué es TCO?
¿Cuáles son los costos directos e indirectos en la gestión de flotas?
¿Cuál es el cálculo que determina el TCO?
¿Cuáles son los beneficios del TCO para la gestión de flotas?
¿Cuál es el papel de un sistema de gestión de flotas en el cálculo del TCO?
¿Qué es TCO?
De modo general, Las empresas deben preocuparse por dos tipos de costes: directos e indirectos. Después de todo, ambos impactan el valor final de los servicios y deben incluirse en sus cuentas para evitar que la empresa pierda dinero por falta de control de gastos.
El cálculo que suma estos dos tipos de costos se llama Costo Total de Propiedad, o en inglés: Total Cost of Ownership. Por lo tanto, el término suele aparecer bajo el acrónimo TCO.
En resumen, es el valor que mide cuánto se gasta para mantener un negocio abierto de manera saludable. Para los gestores de flotas, el TCO ayuda a comprender los costes generales del proceso, en lugar de limitarse a evaluar la compra o el arrendamiento de un vehículo, por ejemplo.
Por ello, se recomienda considerar todos los costos de la empresa, y cuando se trata de flotas de vehículos, es necesario verificar los gastos relacionados con:
- Planificación
- Compra o alquiler de vehículos
- Operación y mantenimiento de vehículos.
- Alienación
- combustible
- Multas y reclamaciones
Lectura sugerida: TCO y ROI: dos indicadores que marcan la diferencia en la gestión de flotas
¿Cuáles son los costos directos e indirectos de la gestión de flotas?
Todos los costes relacionados con la gestión de la flota están incluidos en el cálculo del TCO, ya que es una suma que engloba a la empresa en su conjunto. desde activos hasta costos laborales. La gran cuestión es saber identificarlos, ya que no todos son explícitos.
Teniendo esto en cuenta, a continuación te compartimos los principales costos de una operación que deben incluirse en el cálculo.
Costos directos
Estos son los gastos obvios de TCO, los más comunes y familiares para todos los involucrados durante la planificación:
- Compra de vehículo: el precio pagado, sistema utilizado para la gestión e incluso el combustible.
- arrendamiento: si su empresa alquila vehículos para realizar la operación.
- Mantenimiento y revisión: garantías y gastos para el buen funcionamiento de los vehículos.
Lectura sugerida: Plan de mantenimiento de flota: cómo preparar y garantizar mayor seguridad en su operación
Costos indirectos
Los costos ocultos son fácilmente ignorados u omitidos en las decisiones de compra, precisamente porque son más difíciles de encontrar.
Todos los gastos derivados de la decisión de realizar una compra deben considerarse en el TCO. Por lo tanto, es necesario considerar los siguientes elementos en su cálculo:
- Identificación, selección, solicitud, recepción, catalogación o pago de bienes y servicios
- Inversiones en actualizaciones y mejoras para optimizar la eficiencia operativa.
- Configuración del espacio, transporte, instalación, integración con activos existentes y servicios de terceros.
- Gastos relacionados con empleados, energía y combustible.
- Capacitación de usuarios, orientación, procesos e implementación de nuevas prácticas.
- Calefacción, refrigeración, iluminación y soporte informático.
- Eliminación de residuos, limpieza, medidas anticontaminación e informes medioambientales.
- Gastos asociados a la cobertura del seguro
- Medidas de seguridad para proteger contra daños y robos.
- Préstamos o financiación para adquisición y mantenimiento
- Depreciación de activos en el tiempo
- Alienación, desmovilización o desmantelamiento de vehículos
Tener control sobre todos estos detalles es lo que permite reducir realmente los costos operativos, manteniendo la calidad de los servicios, la seguridad para el equipo, la productividad y la rentabilidad en la gestión de flotas.
¿Cuál es el cálculo que determina el TCO?
La cuenta es muy compleja y contiene muchos elementos. Pero no necesariamente necesitarás utilizar todos los elementos en todo momento, así que Para cada situación existe una manera de calcular el TCO.
Por ejemplo, en una flota propia, el administrador debe considerar los costos de licencia, registro, financiamiento y desmovilización. En una flota arrendada estos costes ya están incluidos en el precio del alquiler, lo que simplifica la factura al ser menos artículos.
Es decir, para cada situación, debes utilizar una fórmula diferente. Lo ideal es mapear costos directos e indirectos para asegurar la asertividad del valor final en su operación. Pero, en general, entendemos el cálculo del TCO como:
TCO = [valor de compra del vehículo] + [gastos operativos] + [costos de mantenimiento] – [valor de reventa del vehículo]
¿Cuáles son los beneficios del TCO para la gestión de flotas?
Lo bueno de calcular el TCO es que puede generar verdaderas reducciones de costos para la flota.
Otra ventaja es que se puede justificar la contratación de un coche más seguro para los conductores y que, a pesar de que el valor de mercado sea mayor, a lo largo de 24 meses, considerando aspectos como el combustible y la inspección, el vehículo puede resultar más barato que otros.
Por tanto, conocer el TCO es un diferenciador de mercado para cualquier empresa que quiera gestionar los costes que implica poseer sus activos.
Un ejemplo práctico: cuando decides comprar un coche, evalúas los costes de adquisición, como consumo de combustible, seguro, mantenimiento, valor de reventa e incluso el tamaño del garaje.
Pero al cabo de unos años, el vehículo empieza a requerir un mantenimiento cada vez más caro y frecuente. Esto significa que su automóvil ya está desactualizado, mientras que los modelos más nuevos tienen mejores prestaciones y comodidad que el suyo.
En algún momento, los costos de mantenimiento de su automóvil se vuelven más caros que los de comprar uno nuevo. Es por eso que la desmovilización de flota debe ser parte de tu gestión, evaluando cuando llega el momento de vender el auto para adquirir uno nuevo.
Lectura sugerida: Un cambio de paradigma en la gestión de flotas: ¿qué es TCM y para qué sirve?
¿Cuál es el papel de un sistema de gestión de flotas en el cálculo del TCO?
Incluso sabiendo la importancia del TCO para reducir los costos de la flota, los gerentes a menudo todavía tienen dudas sobre cómo mapear todos los valores que deben ingresarse en la cuenta, o incluso sobre cómo dedicar tiempo al cálculo.
Por otro lado, tener un control total sobre el flujo de caja es un paso esencial para que se puedan cobrar todos los costes de una forma realmente efectiva y realista.
Entonces, para tener más control sobre estos temas y reducir sus costos, la mejor alternativa es recurrir a la tecnología. Os sistemas de gestión de flotas Son grandes aliados para monitorear el desempeño de los conductores en el tránsito y monitorear de cerca los gastos durante las actividades.
Esto en sí mismo es de gran ayuda a la hora de calcular los gastos y, en consecuencia, el TCO. Pero si la herramienta que utilizas en tu operación es Golfleet, Este es otro elemento que tachas de tu lista de tareas pendientes.
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¿Alguna vez te has preguntado cuál es el momento ideal para adquirir un vehículo nuevo? ¿O cuál es la opción más ventajosa entre comprar o alquilar? Y sobre el renovación de flota, ¿Cuándo es el momento adecuado?
Con Golfleet, estas preguntas no sólo tienen respuesta, sino que se convierten en oportunidades estratégicas. Pero la cosa no queda ahí, el módulo TCO también permite:
- Conoce el valor de mercado de cada vehículo
- Analizar los costes anuales relacionados con documentación e impuestos.
- Comprender el gasto mensual en combustible.
Tener esta información a mano es más que tener datos, es tener las claves para un liderazgo eficaz, inteligente y sostenible de tus recursos, con una visión clara del camino a seguir.
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