A renovación de flota es mucho más complejo que simplemente cambiar el vehículo cuando es “viejo”. La renovación debe ser un proceso meticuloso que considere docenas de factores.
Esto se debe a que, muchas veces, la flota es uno de los activos de mayor costo de la empresa y debe ser tratada con la importancia que tiene. A diferencia de un individuo con el deseo de cambiar de vehículo por la simple satisfacción de poder comprar uno nuevo, en las empresas el lucro no es sinónimo de gastos injustificables.
Al mismo tiempo, cuando es necesario, su postergación puede conllevar serios riesgos.
Sabiendo lo estratégico y delicado que es este proceso, este contenido abordará las principales cuestiones sobre el tema. Verificar:
¿Cuándo es el momento de renovar la flota?
¿Cuál es el ciclo de vida del vehículo?
¿Es necesario definir una estrategia de renovación de flota?
Costos del ciclo de vida a considerar
Lista de verificación de renovación de flota
Un sistema de gestión de flotas puede marcar la diferencia
La mejor opción para la gestión de su flota
¿Cuándo es el momento de renovar la flota?
La sustitución de una flota de vehículos es una inversión importante que requiere un cuidadoso proceso de toma de decisiones. Muchas empresas deciden aprovechar los vehículos el mayor tiempo posible, esta decisión puede parecer económica, pero no lo es.
Los vehículos viejos consumen más combustible, requieren un mantenimiento más frecuente y pueden defraudar a la empresa y al conductor en cualquier momento. Los costos de lidiar con estos efectos secundarios suelen ser mayores que el reemplazo.
Sin embargo, para definir qué es o no un automóvil antiguo, no existe una fórmula, su estado dependerá de cómo se usó y no solo por cuánto tiempo. Por eso, se debe analizar el ciclo de vida del vehículo.
¿Cuál es el ciclo de vida del vehículo?
La gestión del ciclo de vida se trata de decisiones de gestión de flotas para obtener el máximo valor de sus vehículos. Incluye todo, desde el costo de compra del vehículo, el costo del seguro y el mantenimiento, y el precio de venta del vehículo al final de su vida útil para la empresa.
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El mejor vehículo de la flota (y el que se puede mantener) es el que es eficiente, seguro y mantiene su valor. Puede ser que su costo de compra sea alto, pero que la economía durante su ciclo de vida lo “pague” fácilmente.
El primer paso para desarrollar una estrategia de renovación de flota es comprender este ciclo de vida y los múltiples factores que lo determinan y, en consecuencia, cuándo debe ser reemplazado. Como por ejemplo:
- Precio de compra;
- Costo del seguro;
- Costo de mantenimiento;
- riesgo de rotura y tiempo de inactividad;
- Precio de venta.
Observar todos los diferentes factores asociados con los vehículos ayuda a desarrollar un ciclo con un programa constante de mantenimiento y reemplazo.
crea una rutina auto-inspección el correcto mantenimiento de los vehículos no es sólo una cuestión económica, sino también de responsabilidad medioambiental y legal.
¿Es necesario definir una estrategia de renovación de flota?
Establecer el ciclo de vida de las flotas es fundamental. En caso contrario, no existe una base suficientemente estratégica que justifique el cambio o permanencia del vehículo en la flota. Sin definir la estrategia, la decisión se vuelve extremadamente subjetiva y basada en conjeturas, lo que puede significar pérdidas financieras inmediatas y malos negocios a largo plazo.
Al recopilar información sobre el tiempo y el dinero gastados en todos los aspectos del uso de un vehículo, los gerentes pueden ahorrar miles de dólares. Este nivel de datos en tiempo real le permite reemplazar vehículos al final de su ciclo de vida óptimo, minimizando el desperdicio que implica un vehículo más antiguo.
Ser flexible también es necesario.
Puede ser que el ciclo de reposición tenga un tiempo fijo como ideal para el intercambio, sin embargo, como se dijo anteriormente, es relativo. La precisión de este rango dependerá de la cantidad de datos que pueda recopilar sobre el vehículo.
Elaborar ciclos de vida para la renovación de flotas es una tarea realmente desafiante y el mejor consejo es utilizar los datos a tu favor, considerando cada necesidad y evaluando los cambios a corto y largo plazo.
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Registrar manualmente todos estos datos y convertirlos en información procesable es un trabajo humanamente imposible, especialmente para los gerentes, que ya tienen una gran cantidad de asignaciones en sus funciones. Por lo tanto, es mejor invertir en una forma de automatizar este tipo de registro y control.
Costos del ciclo de vida a considerar
Costos que aumentan con el tiempo:
- Combustible: el costo del combustible está directamente relacionado con la cantidad de kilómetros recorridos, pero el precio por litro tiende a aumentar con el tiempo.
- Mantenimiento y reparaciones: Las reparaciones generalmente están cubiertas por la garantía de tres a cinco años y comienzan a ser más frecuentes a medida que el vehículo envejece.
- Administración: Los costos administrativos son fijos, pero pueden aumentar a medida que el vehículo se vuelve menos confiable.
- Accidentes: las averías y las colisiones se vuelven más probables con la edad.
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Costos que disminuyen con el tiempo
- Depreciación: más del 60% del costo de adquisición se puede perder en la depreciación solo en el primer año, aunque la tasa disminuye con el tiempo.
- seguros: los costos de los seguros son ligeramente más altos para los vehículos nuevos y disminuyen a medida que disminuye el valor de los vehículos asegurados.
- Intereses e impuestos: también están vinculados al valor de un vehículo y disminuyen con la depreciación.
Lista de verificación de renovación de flota
Para ayudar a estructurar una estrategia de renovación, considere elaborar una lista de verificación de datos y utilizar la información obtenida de las tareas automatizadas para agregar al proceso.
- Tiempo desde la fecha del servicio: informa los meses y años desde que el vehículo fue comprado y puesto en uso.
- Cuentakilómetros: informa cuántos kilómetros ha recorrido el vehículo desde que se empezó a utilizar.
- Valor de reventa estimado: este número disminuye con el tiempo.
- Costo de mantenimiento anual: estas necesidades de mantenimiento esperadas deben ajustarse para cada año de uso del vehículo, ya que aumentarán con el tiempo.
- Consumo anual de combustible: evalúe esta métrica en comparación con años anteriores para realizar un seguimiento de la inflación de precios.
- Tiempo de inactividad total esperado: el vehículo puede estar gastando más tiempo de inactividad de lo esperado.
- Precio de venta estimado: ese precio cae rápidamente después de la compra y luego cae a un ritmo más lento en los años siguientes.
Un sistema de gestión de flotas puede marcar la diferencia
El sistema de gestión de flotas puede ayudar con la generación de informes y la comparación del costo de extender los ciclos de vida vs. renovación de flota. Estos datos también pueden ayudar a crear diferentes escenarios para que evalúe formas de optimizar el uso de su flota actual.
Habiendo analizado todos los factores en detalle, un ciclo de vida estándar para sus vehículos puede ser ideal. Sin embargo, todos los esfuerzos para descubrir esto son importantes, ya que el error en la definición de la mejor estrategia puede ser muy costoso.
Un sistema de gestión de flotas no solo optimiza la estrategia del ciclo, sino el propio ciclo de vida. Esto sucede porque puede proporcionar datos sobre la flota y obtener:
- Seguimiento de vehículos
- Gestión del consumo de combustible
- Alerta de incumplimiento en tiempo real
- Gestión más segura de datos e información
- pólizas de flota
- Automatización de tareas
- Seguridad para los conductores
- velocidad por carril
- Comportamiento del controlador de video
La mejor opción para la gestión de su flota
Un sistema de gestión de flotas debe ser capaz de satisfacer los requisitos y necesidades de su empresa. Antes de elegir la mejor tecnología para implementar en su vida diaria, considere las siguientes preguntas:
- ¿Qué información desea rastrear? ¿Este sistema le da estas respuestas?
- ¿Cómo pretende utilizar los datos recopilados?
- ¿Cuál es tu presupuesto?
- ¿Cuántos vehículos serán rastreados?
- ¿Cuáles son sus objetivos con un sistema de seguimiento?
- ¿Cuál es el retorno de la inversión (ROI) deseado?
Un sistema flota de golf dispone de soluciones de gestión de flotas para gestores que quieren un mayor control y rentabilidad, permitiendo identificar los principales puntos a mejorar.
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