“Si no se puede medir, no se puede gestionar”, dijo el padre de la gestión moderna, Peter Drucker. No es de extrañar que los buenos gestores de flotas actúen estratégicamente, buscando siempre datos que mejoren aún más el potencial de los servicios prestados.
Después de todo, estos indicadores conducen a decisiones más precisas en compras e inversiones, visibilidad de costos, planificación financiera, elaboración de presupuestos sin errores, etc. Pero hay tantas siglas, tantas métricas… ¿Por dónde empezar?
Para ayudarle con esta tarea, le mostraremos en la práctica cómo el Costo Total de Propiedad (TCO) y el Retorno de la Inversión (ROI) son importantes para una gestión eficiente de la flota.
¿Cuál es la relación entre la gestión de flotas y los indicadores?
¿Qué significa TCO?
¿Qué tan importante es el ROI?
¿Cómo funciona el cálculo del TCO?
¿Cómo automatiza un sistema de gestión de flotas el cálculo del TCO?
¿Cuál es la relación entre la gestión de flotas y los indicadores?
La gestión de flotas implica conocer y comprender mejor todos sus gastos, además de proponer cambios para ahorrar y ganar aún más dentro del segmento. Este es un proceso continuo, que debe realizarse con cuidado.
Independientemente del tamaño de su empresa o del número de vehículos y empleados, no querrá llegar a final de mes con dinero en números rojos. Por ello, la adquisición de un nuevo servicio o herramienta debe evaluarse cuidadosamente.
En un principio optar por coches más económicos, implementar un sistema de telemetría o invertir en tarjetas de combustible puede parecer un coste elevado.
Pero ¿alguna vez te has parado a pensar en los beneficios que conlleva la adopción de estos recursos? ¿O pusiste en la punta de tu lápiz el ahorro que se generaría?
A la hora de invertir en la compra de vehículos nuevos, por ejemplo, los valores no pueden ser el único factor a la hora de tomar tu decisión.
Supongamos que encuentra un modelo con un precio más atractivo. También se debe tener en cuenta gastos de combustible, seguros, mantenimiento, entre otros. Es decir, lo que en un principio parecía ventajoso podría acabar resultando caro para tu bolsillo.
🔔 Sugerencia de lectura: Plan de mantenimiento de flota: cómo preparar y garantizar mayor seguridad en su operación
Por tanto, empiezas a valorar otras opciones y a replantearte tu decisión. Estudiando un poco más descubres que en menos de un año se produciría una reducción drástica de los costes operativos de los coches.
Un sistema de gestión de flotas, además de brindarte datos precisos para ahorrarte dinero en momentos de crisis como este, liberará a tu equipo de procesos manuales que consumen tiempo y energía. Vale la pena la inversión, ¿no?
Al adoptar estos recursos, los gerentes pueden contar con indicadores clave de desempeño (KPI) que son extremadamente importantes para una operación, como el TCO.
¿Qué significa TCO?
El Costo Total de Propiedad (TCO) de un producto es la métrica utilizada para identificar todos los gastos que se incluyen en una oferta determinada. Por tanto, es uno de los principales indicadores clave para la gestión de flotas.
Esto se debe a que por un la planificación estratégica En la gestión de flotas, no basta con tener en cuenta los costes directos de una compra, también es necesario entender los costes indirectos y ocultos de la operación.
🔔 Sugerencia de lectura: Un cambio de paradigma en la gestión de flotas: ¿qué es TCM y para qué sirve?
Este es uno de los innumerables beneficios del TCO. No sólo evalúa el coste de una adquisición, sino también los costes de mantenimiento necesarios para el funcionamiento de los vehículos.
La visión amplia de estos valores ayuda no sólo a reducir costos, sino también en el tamaño de los gastos y la rentabilidad de su negocio.
Por tanto, un gestor de flota que puede contar con datos precisos para planificar la operación de su flota tiene mejores resultados.
Pero la importancia de este cálculo no está sólo en la información proporcionada, pues también evalúa si una inversión está aportando retornos positivos a su operación o si un determinado producto o servicio es realmente viable.
Además, TCO no contiene datos de superficie. Contiene indicadores que muchas veces pasan desapercibidos para su empresa.
Como vimos anteriormente, cuando compras un vehículo para tu flota, el precio es solo un índice del coste total.
Por otro lado, si tiene este estudio detallado sobre la compra, gastos futuros y costos ocultos como tasas de impuestos estatales, usted sabe exactamente qué esperar de la inversión que está realizando.
De hecho, hacer este cálculo puede ser más sencillo de lo que imaginas. Para simplificar esta tarea, lo ideal es definir 5 indicadores iniciales:
- Kilometraje recorrido por mes y por año
- Coste por kilómetro recorrido por vehículo
- Tipo de vehículo para cada operación
- Región de operación
- Retorno de la Inversión (ROI)
Un gestor de flota que presta atención al TCO optimiza el trabajo de todo su equipo, desde los conductores hasta los proveedores. A partir de esto, es posible desarrollar acciones precisas encaminadas a reducir costos y ganar eficiencia.
¿Qué tan importante es el ROI?
En el dinámico universo de la gestión de flotas, comprender y optimizar el retorno de la inversión (ROI) es otro elemento fundamental para el éxito empresarial.
Después de todo, esta administración va mucho más allá de simplemente conducir vehículos, ya que requiere un enfoque analítico que considere el desempeño económico y la eficiencia operativa.
Por lo tanto, el ROI es una métrica indispensable que proporciona información valiosa y decisiones informadas sobre las inversiones realizadas en general. En las flotas de vehículos, el TCO se compone de elementos como:
- cuota de facturación
- Costos de neumáticos
- Mantenimiento correctivo y preventivo.
- combustible
- Sistema de gestión
- Multas
- Documentos
- Seguro
- Colocación y licencia
- Intereses de financiación
- depreciación del coche
Todo ello es necesario para garantizar las condiciones operativas del vehículo. Pero el cálculo del TCO no tiene en cuenta los beneficios que genera el producto, por ejemplo.
Por tanto, los gestores deben analizar otro indicador importante para la gestión de flotas, el ROI. Un indicador muy eficaz para la gestión de flotas y un poderoso aliado para medir cualquier proceso que requiera inversiones de tiempo, dinero o recursos humanos.
El cálculo tiene en cuenta la rentabilidad de las ventas, la mejora de la capacidad operativa, la seguridad, entre otros beneficios adquiridos con la inversión. Simplemente reste el costo de los ingresos generados y divida el resultado por el costo también.
Aunque el cálculo es sencillo, es necesario identificar todas las variables que pueden clasificarse como un coste de inversión empresarial.
Vea un ejemplo más práctico.
Supongamos que compró un sistema de gestión de flotas y logró reducir los costos de combustible de su flota, el cálculo sería:
ROI = [monto de beneficio] – [monto de inversión] / [monto de inversión]
Es decir, Calcular el ROI es esencial para optimizar la gestión de flotas y mejorar el rendimiento de su empresa.
Esto se debe a que puede utilizarse en la compra y mantenimiento de vehículos, formación y cualificación, adquisición de herramientas e innovaciones como sistema de gestión.
🔔 Sugerencia de lectura: Formación y gestión de flotas: ¿cuáles son los cursos académicos para profesionales del área?
Es importante tener en cuenta que un TCO más bajo no significa un ROI más alto. Los dos no pueden considerarse inversamente proporcionales porque, a veces, lo barato puede salir caro.
Al fin y al cabo, si compras un coche de menor valor, puede que te salga caro debido a los altos costes de mantenimiento correctivo y, por tanto, no tendrás una buena rentabilidad.
¿Cómo funciona el cálculo del TCO?
Si ha llegado hasta aquí, seguramente comprende la importancia del TCO y el ROI para su planificación estratégica. ¿Pero cómo hacer este cálculo?
En general, se compone del costo de adquisición, costos de mantenimiento, uso y depreciación:
- Precio de compra del vehículo: representa el total invertido para la adquisición o, en algunos casos, los montos pagados mensualmente en cuotas para el financiamiento.
- Costos de uso: Son costes relacionados con el combustible, peajes y lavado por el uso diario del vehículo en la empresa.
- Costos de mantenimiento: Implican gastos de prevención y corrección necesarios para garantizar la vida útil y disponibilidad de los vehículos.
- Depreciación: Está relacionado con la pérdida de valor de un activo perteneciente a su empresa por el uso o el tiempo.
Ahora que comprende mejor lo que significa cada variable involucrada en este cálculo, consulte la ecuación:
TCO = [valor de compra del vehículo] + [gastos operativos] + [costos de mantenimiento] – [valor de reventa del vehículo]
Sí, el tema es complejo. Se necesita mucha atención y mucho estudio para actuar estratégicamente y ofrecer buenos resultados para la flota.
O Programa de gestión de flotas (PGF), por ejemplo, cuenta con un completo módulo de contenidos especializados y varios ejercicios para que comprendas en la práctica cómo funcionan estas siglas.
Sin embargo, el uso de hojas de cálculo para estos cálculos es muy arriesgado, dada su naturaleza compleja, la cantidad de elementos de costo involucrados y los volúmenes de transacciones que se realizan.
¿Cómo automatiza un sistema de gestión de flotas el cálculo del TCO?
Medir estos indicadores es sumamente importante, pero igual de importante es invertir en soluciones para fortalecer su gestión.
Por lo tanto, un sistema de gestión de flotas es un gran aliado en este momento. Una vez registra todos los costos, categoriza, evalúa el kilometraje recorrido y otros indicadores que ayudan a calcular el TCO.
O Módulo de coste total de propiedad Golfleet integra toda la información que necesita para un control eficiente de costos en su operación, con indicadores, operadores y opciones de navegación.
Esto significa que puede organizar y estructurar el panel de acuerdo con sus necesidades y prioridades.
A lo largo de nuestra historia, hemos escuchado historias de muchos directivos que se sorprendieron con los costes reales de un vehículo dentro de su empresa. Teniendo esto en cuenta, desarrollamos el módulo TCO.
En varios momentos te preguntas sobre el rumbo que deben tomar tus inversiones, ¿verdad? En estos casos, Golfleet puede responder preguntas como:
- ¿Cuándo vale la pena comprar un vehículo nuevo?
- ¿Qué es más ventajoso entre comprar o alquilar un vehículo?
- ¿Cuándo es más adecuado renovar la flota?
- ¿Cuál es el valor de mercado de cada vehículo de la flota?
- ¿Cuáles son los costes anuales relacionados con documentación e impuestos?
- ¿Cuál es el gasto mensual en combustible?
Teniendo esta información a mano, podrá liderar de manera efectiva y promover una gestión de recursos más eficiente y sustentable para su operación.
El módulo TCO es un complemento de Golfleet, que integra una serie de características y funcionalidades para optimizar tu trabajo. Para conocer todo lo que nuestra tecnología puede ofrecer, programe una demostración gratuita de nuestro sistema de gestión de flotas:
