Outsourcing de flota ligera: ¿cómo saber si es la opción ideal para mi empresa?

Los administradores de flotas siempre están buscando soluciones que reduzcan de manera eficiente los costos de las operaciones, por lo que la subcontratación de flotas surge como una de estas posibilidades. Pero, ¿es la opción ideal para todo tipo de empresas?

Hay muchos factores a considerar antes de elegir entre disponer de flota propia, alquilada o flota de coches por suscripción, ya que equivocarse en esta decisión puede afectar directamente los resultados de la empresa que necesita la flota para operar sus servicios.

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Si tienes alguna duda y sientes que el outsourcing de flotas puede ser la mejor opción para tu negocio, continúa leyendo para entender las razones por las cuales las empresas contratan flotas y lo que necesitas saber para entender si esta es la opción correcta para ti. 

Principales ventajas y desventajas de la subcontratación de flotas

Para ayudarlo a comprender por qué las empresas eligen subcontratar flotas, también debe comprender las ventajas y desventajas que este tipo de flota puede agregar a su negocio. Échale un vistazo: 

Ventajas de la subcontratación de flotas 

Entre las principales ventajas que llevan a las empresas a externalizar sus flotas, destacamos: 

• Reducción de costos: La subcontratación de flotas es más rentable que poseer y mantener su propia flota, ya que elimina la necesidad de invertir en la adquisición de vehículos, mantenimiento, seguros y otros impuestos.
  
• Flexibilidad: la adaptación también se produce con facilidad en las flotas arrendadas. Después de todo, si hay un aumento en la demanda estacional, por ejemplo, es posible contratar más vehículos para la flota en este período de tiempo. O incluso, en casos de recesiones económicas, es posible operar con un número menor de vehículos para reducir los costos operativos.
  
• Enfoque comercial: con la tercerización, es posible que la empresa se enfoque en otras actividades, ya que la operación y administración de algunas partes de la flota están en manos de la empresa tercerizada.
  
• Mejora de la eficiencia: Las empresas de externalización de flotas suelen invertir en tecnologías de alto rendimiento y métodos avanzados para optimizar la gestión y garantizar la eficiencia de sus servicios.
  
• Menos responsabilidad: finalmente, al externalizar su flota, su empresa también transfiere parte de las responsabilidades a la empresa contratada, como accidentes, multas y otras reclamaciones. 

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Desventajas de la subcontratación de flotas 

Pero, si bien todas las ventajas anteriores están incluidas en su empresa con la subcontratación de flotas, es importante ser consciente de que también pueden presentarse algunas desventajas. Son ellas: 

• Pérdida de control: Al externalizar la flota, su empresa puede perder cierto control sobre el uso del vehículo y la calidad de los servicios prestados. Por ello, es fundamental prestar atención a las empresas de alquiler de coches del mercado que tienen propuestas para solucionar este tipo de problemas.
  
• Dificultad en la comunicación: la comunicación entre ambas empresas puede convertirse en un problema, capaz de perjudicar la coordinación y gestión de la flota y la propia operativa de la empresa.
  
• Confidencialidad: mantener la confidencialidad es aún más difícil con una flota tercerizada, más aún si la empresa contratante está preocupada por la seguridad de la información sensible relacionada con su negocio y los lugares que visitan los vehículos.
  
• Calidad variable: Como ya habrás notado, la calidad de las empresas de alquiler también puede variar, lo que, en consecuencia, también afecta directamente a la imagen de la empresa. Esto demuestra la importancia de contar con evidencia social y analizar casos de posibles empresas contratadas para acreditar la autoridad del mercado y la calidad de los servicios.
  
• Complejidades contractuales: la empresa contratante necesita gestionar un contrato con la empresa contratada, lo que puede ser complejo y requerir recursos adicionales en el camino. 

¿Cómo sé si la subcontratación de flotas es para mi empresa?

Al analizar y enumerar las ventajas y desventajas de subcontratar una báscula, podemos comprender si una flota subcontratada es o no lo que queremos. 

Sin embargo, es necesario tener en cuenta algunos factores para saber si una flota tercerizada es lo que la empresa necesita. Seguir: 

Evaluación de costos de adquisición

Cuando evaluamos el costo de adquirir un vehículo, es importante considerar, además del valor nominal de la compra, la forma de pago. Al fin y al cabo, comprar un coche siempre implica otros costes, sean o no financiados. 

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Dicho esto, el interés de financiamiento se refiere a los montos que cobra el agente financiero (banco, financiera, entre otros), por el adelanto de capital para la compra del bien.

Además de la tasa de interés aplicada, a los montos de las cuotas mensuales también se le agregan algunos cargos por impuestos, como el IOF y otros cargos por servicios como la TAC (Tasa de Apertura de Crédito).

Delante de eso, el costo de adquirir vehículos nuevos es considerablemente alto, lo que dificulta aún más el crecimiento de la flota, por ejemplo. Afortunadamente, todo esto se puede resolver mediante la subcontratación de flotas a un precio mucho más bajo. 

Costo de oportunidad

Aunque su empresa decida adquirir vehículos con recursos propios y no financiarlos, esta compra genera costos que deben ser considerados. 

Esto se debe a que los recursos destinados a la compra de vehículos podrían ser utilizados directamente en la propia cadena productiva de su empresa o en la optimización de sus servicios para maximizar sus resultados. O llamado costo de oportunidad. 

Por lo tanto, vale la pena detenerse, analizar y pensar en lo que su empresa también se pierde al adquirir este vehículo. 

Revisión de costes de adquisición en cada compra

Es práctica habitual que las empresas adopten una política permanente de adquisición de activos y pasen años sin revisarla. Este es un gran error, ya que los precios directos de compra y arrendamiento son muy volátiles y dependen de muchos factores. 

Sin mencionar que hay que tener en cuenta que la empresa puede tener una mayor o menor oportunidad de retorno en cortos intervalos de tiempo. Todo esto debe tenerse en cuenta al evaluar los costos de adquisición de activos y si es necesaria la subcontratación. 

Reducción de pérdidas

Otro factor importante en este proceso de decisión es hacer el cálculo para reducir las pérdidas.

Es decir, si la empresa en cuestión está generando pérdidas, es posible pensar en dos situaciones: 

• ¿Cuánto ayudó este capital a minimizar la pérdida?
• ¿Es posible liquidar una línea de crédito con este material?
  

Si la respuesta es afirmativa, el costo de la línea de crédito se puede utilizar en sus cálculos como costo de oportunidad. 

Costo de depreciación del vehículo

Otro factor muy importante al considerar si poseer o alquilar una flota es el costo de depreciación del vehículo con el tiempo. Después de todo, no importa qué tan bien los cuides, no tendrán el mismo valor que cuando los compraste, lo que se llama depreciación. 

Por lo tanto, cuando subcontratas tu flota, la empresa de alquiler es responsable de este costo, no tu empresa. 

gastos de burocracia

Ciertamente los costos con impuestos y cuotas anuales por la documentación y licencia del vehículo son de gran importancia a la hora de hacer su elección. Estos costes, al externalizar la flota, pasan a ser responsabilidad de la empresa contratada. 

Costos de mantenimiento

Como vimos anteriormente, la el costo de mantenimiento también es otro valor que ya no es responsabilidad de su empresa y por lo tanto debe ser algo a considerar. 

Sabemos que los vehículos nuevos no suelen tener altos costos de mantenimiento, pero es importante comprender que este valor aumenta con el tiempo, al igual que las posibilidades de daño a las piezas y al propio vehículo. 

Leer más: Cómo preparar un plan de mantenimiento de flota y garantizar más seguridad en las operaciones 

costo de seguro

Si no subcontrata su flota ligera, cada vehículo, por supuesto, necesitará un seguro. Imagine un valor de R$ 1.500,00 por año, su empresa tendrá por lo menos R$ 4.500,00 de gastos por vehículo al final de los 36 meses de uso. 

Esto podría solucionarse fácilmente mediante la externalización de flotas, ya que este coste también corre a cargo de la empresa de alquiler. 

Intervalo entre la compra del coche y la entrega

Cuando compramos un vehículo nuevo, existe un intervalo entre la fecha de pago y la entrega, dependiendo de la facturación, documentación y flete.

Dicho esto, es importante recordar que, en este período de tiempo, su empresa ya pagó el vehículo, pero no puede utilizarlo, lo que puede retrasar sus operaciones. Asimismo, al finalizar el ciclo de uso de estos vehículos, el proceso de venta y desmovilización de vehículos también requiere mucho tiempo, lo que da como resultado un vehículo parado en el patio de su empresa y sin usar.

Guste o no, todo esto implica costos para tu empresa, los cuales deben ser considerados en el costo de adquisición. 

Costes administrativos

Por último, no externalizar una flota exige tiempo, dedicación y productividad a tus equipos administrativos para que todo funcione bien y de forma adecuada desde la primera cotización de compra del vehículo hasta el momento de la venta. 

Dicho esto, ¿cuántas personas se necesitan y cuánto tiempo dedican a la gestión de multas, documentos, negociaciones de compraventa, mantenimiento, reclamaciones y todo lo relacionado con su flota? 

Por fin, teniendo en cuenta todos los factores mencionados anteriormente, queda aún más claro que calcular el coste de una flota de vehículos va mucho más allá del precio de compra. La mayoría de las veces, tras un estudio personalizado y en profundidad de las características de cada empresa, es posible concluir que es mucho más económico externalizar una flota de vehículos ligeros. 

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