A ideia de que apenas grandes empresas precisam fazer gestão de frotas de veículos é um tanto quanto equivocada, apesar de ser muito comum. Se a empresa for de pequeno ou médio porte, essa gerência se faz igualmente necessária.
A gestão de frotas faz a diferença quando o assunto é administração de recursos e aumento de produtividade, além de tornar o dia a dia dos empreendedores mais fácil.
Além disso, para empresas em crescimento, poder contar com uma gestão ativa de frotas é essencial para atrair clientes e adquirir força competitiva no setor de atuação.
Afinal, quanto mais eficientes forem as operações da empresa, maior é a probabilidade de potenciais clientes serem encontrados.
Consequentemente, ao oferecer serviços para um maior público, a empresa poderá realizar investimentos interessantes para ampliar seus negócios. Sendo assim, a gestão de frotas é uma ferramenta valiosa para o crescimento comercial.
Tendo isso em mente, preparamos esse artigo para mostrar o quanto a gestão de frotas para pequenas empresas é necessária e como esse gerenciamento pode ser feito com o emprego de ferramentas tecnológicas.
Tudo isso para tornar o administrador mais eficiente, os condutores mais produtivos e conscientes e os clientes mais satisfeitos.
O que é gestão de frotas?
Por que pequenas empresas precisam contar com uma gestão de frotas eficiente?
Gestão de frotas e tecnologia: uma combinação poderosa em pequenas empresas
Benefícios da gestão de frotas para pequenas empresas
O que é gestão de frotas?
Faz parte do senso comum coletivo a ideia de que os carros são fontes de altos gastos sentidos em qualquer orçamento, seja ele familiar ou empresarial.
Entre manutenções leves para o bom funcionamento até revisões completas e custosas, ter um veículo é a fonte de inúmeras aplicações financeiras mensais, muitas vezes sem retorno. Se você incluir o combustível nesta conta, manter um automóvel se torna ainda mais caro.
Diante desses fatos, é improdutivo pensar em empresas que precisam de algum tipo de frota e não se preocupem com a gestão desses carros, independente de qual for o seu tamanho e área de atuação.
Para fins de definição, a gestão de frotas é a administração que uma empresa faz de seus veículos.
Tal controle diz respeito a critérios como: as informações sobre os veículos, a necessidade de manutenção de carros, o consumo de combustível, o monitoramento de rotas percorridas, a quilometragem, a relação de multas e motoristas, entre outros assuntos relevantes.
Realizar a gestão nesse setor significa tornar a empresa mais eficiente e menos arriscada aos olhos de clientes, além de ser uma estratégia fundamental para reduzir custos.
Contudo, alguns empreendedores, cujos negócios são de pequeno e médio porte ou que estão ainda na fase inicial, interpretam a gestão de frotas como necessária apenas para grandes empresas.
Isso não poderia estar mais longe da realidade. O número de veículos não é um fator que influencia na necessidade de ter esse controle. O gerenciamento é essencial para aqueles empreendedores que buscam extrair o melhor desempenho do seu time e de sua frota, seja ela composta por dois ou duzentos automóveis.
Leia mais: Motoristas ociosos: como controlar a produtividade da frota?
Por que pequenas empresas precisam contar com essa prática?
Como a gestão de frotas se relaciona diretamente com a vontade de empreendedores em tornar as suas operações mais ágeis e eficazes, as pequenas empresas também precisam contar com esse gerenciamento.
Tal afirmação se justifica pelo fato de que o não desperdício de recursos é ainda mais relevante para empresas em seu estágio inicial ou de pequeno porte. Aplicações financeiras para fins de investimento são fundamentais para se manterem ativas no mercado.
A gestão de frotas identifica diretamente onde vão os recursos gastos para manter a empresa ativa, ao monitorar multas e abastecimentos, por exemplo. Dessa maneira, o trabalho do gestor se torna mais assertivo nesse quesito, sem mencionar a facilidade para identificar gargalos e situações atípicas em operações.
Sendo assim, a tomada de decisão é certeira e rápida, evitando gastos desnecessários ou situações ainda mais sérias, como acidentes e furtos.
Outro aspecto relevante da necessidade da adoção de uma gestão de frotas é o estabelecimento de uma política empresarial. Outro equívoco que ainda é muito comum em empreendedores é a crença de que apenas grandes corporações trabalham com uma política interna definida.
A política interna de uma empresa pode ser definida como o estatuto de tratados entre o responsável pelo negócio e seus colaboradores e clientes.
Agora, vale perguntar: apenas grandes empresas precisam funcionar respeitando acordos?
Um empreendedor consciente diria que não, pois dessa forma a empresa é vista com bons olhos pelo público exterior e faz qualquer equipe funcionar em harmonia.
Porém, onde entra a questão da gestão de frotas? É a política de frotas que irá ditar o modo como os veículos devem ser conduzidos, além de definir metas e prazos que vão beneficiar sua empresa futuramente.
Sem uma gestão de frotas eficiente, não há como elaborar regras aos funcionários e estabelecer metas.
Mas como executar uma gestão de frotas? Como iniciar esse controle e usá-lo para fortalecer a atuação da empresa no mercado? Continue lendo para descobrir.
Gestão de frotas e tecnologia: uma combinação poderosa em pequenas empresas
O primeiro passo para implementar a gestão de frotas, em qualquer empresa que fornece esse serviço, é realizar um diagnóstico completo de suas operações. Esse que deve incluir gastos fixos e variáveis, lista de veículos e condutores, rotas frequentes e outros aspectos relevantes que impactam a empresa de alguma forma, como:
- Situação de veículos;
- Relação de quilometragem percorrida por veículo e motorista (mensal ou semanal, preferencialmente);
- Relação de veículos, motoristas e multas (mensal);
- Gastos com combustíveis, equipamentos e manutenção (geral e por veículo);
- Salários da equipe toda.
É perceptível que há muita informação para o controle manual de uma única pessoa, como acontece em pequenas empresas na maioria dos casos.
A consequência disso é que os dados obtidos se aproximam da realidade, mas não são exatos, ou ainda, podem apresentar informações desconexas que não refletem a verdadeira situação de veículos e condutores da empresa.
Sendo assim, a tecnologia pode ser utilizada para fornecer os dados exatos que o gestor de frotas precisa de forma automática e, assim, planos de ação realizáveis podem ser traçados.
Por exemplo, um bom sistema de gestão de frotas possui telemetria para um rastreamento eficiente de veículos, além de mostrar as melhores rotas para a segurança de operações, automóveis e motoristas, o que torna a empresa confiável e eficiente.
Leia mais: Rastreamento, monitoramento e telemetria: entenda a diferença
Como resultado, será possível identificar redução em custos operacionais e sucesso nos serviços e ações da empresa.
Por isso, um sistema de gestão de frotas é um importante aliado para aqueles empreendedores que buscam entregar o melhor resultado para quem confia em seu negócio, ou seja, os clientes.
Benefícios da gestão de frotas para pequenas empresas
A gestão de frotas é indispensável para tornar operações mais eficientes e para empresas que desejam colocar-se em uma posição de competitividade no mercado. Diante disso, o gerenciamento de frotas ajuda a:
- Economizar recursos, especialmente em rotas mal planejadas (mais longas e perigosas), com controle no desperdício de combustível e na redução de multas;
- Tornar a entrega de bens e serviços mais ágil e proporcionar bem-estar ao gestor, motoristas e clientes;
- Executar as tarefas de modo mais inteligente e assertivo, ao organizar a entrada e saída de veículos da empresa ou revelar a necessidade de manutenção, tudo isso por meio de relatórios gerados pelo sistema;
- Extrair o máximo de rendimento dos motoristas sem sobrecarregá-los em nenhum momento. O que elimina a necessidade de dirigir com excesso de velocidade e torna o trânsito mais seguro para todos;
- Identificar custos fixos e variáveis por viagem, o que permite ao gestor classificá-la como produtiva ou não;
- Aumentar a segurança de condutores e seus veículos, por meio da telemetria, além de manter aspectos burocráticos e documentais em dia.
Além dessas vantagens, a preocupação com a gestão de frotas é fundamental para prevenir situações indesejadas e custosas, como:
- O uso inadequado de veículos;
- Acidentes de trânsito, roubos e perdas de automóveis;
- A baixa produtividade de motoristas e veículos;
- O desperdício de combustível em rotas longas ou seu uso improdutivo em áreas urbanas;
- A incidência de multas de trânsito;
- A falta de comunicação entre a empresa e o motorista ou mesmo cliente;
- O percurso de veículos em rotas congestionadas e lentas e em horário de pico;
- O estabelecimento de metas fora da realidade.
Assim, uma gestão de frotas eficiente baseada no uso da tecnologia ideal, fará a diferença tanto em questões operacionais, quanto no departamento administrativo.
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