A importância da Política de Frotas é inquestionável. O documento, que reúne todas as normas, diretrizes e procedimentos referentes ao uso dos veículos da empresa, deve ser desenvolvido e implantado de forma bem estruturada. Não há dúvidas de que a definição e a divulgação consistente da Política de Frotas, é fator determinante para o bom gerenciamento e uso adequado dos veículos.
Por meio do documento, os condutores mostram-se mais conscientes e passam a dirigir com maior prudência e segurança. Também passam a contribuir na redução de custos, seja com manutenções, sinistros, consumo de combustível, dentre outros, tornando a gestão de frotas muito mais eficiente.
Porém, para que a Política de Frotas seja eficaz e alcance os seus reais objetivos, é importante trabalhar o tripé: envolvimento, clareza e disseminação. Um ponto fundamental é envolver profissionais de outras áreas no momento de compor as normas e perfis para utilização dos veículos. Dentre os setores que podem ser acionados estão o de Recursos Humanos, Jurídico, Diretoria e Risco.
Outro ponto que pode contribuir bastante para que o documento seja o mais assertivo possível, é trocar ideias com os próprios condutores e ouví-los antes de finalizar e divulgar o documento.
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E quando falamos em Política de Frotas, é preciso ter em mente que alguns deslizes devem ser evitados com veemência. Reunimos aqui 7 erros que NÃO se pode cometer com a Política de Frotas. Gestores, anotem aí.
1- Falta de regras claras
Os condutores precisam saber claramente quais são as normas para utilização do veículo corporativo, quais os procedimentos a seguir e quais são suas responsabilidades.
Se as normas não estiverem claras e bem estabelecidas, aumenta-se bastante a probabilidade de deslizes, criando um ambiente mais instável. Por isso, no momento de definir a Política de Frotas, vale envolver diferentes profissionais e setores, identificando os principais gargalos e dúvidas, a fim de estabelece-los com clareza no documento.
2 – Não definir perfis adequados para a utilização dos veículos
Levando em conta o ramo de atuação da empresa, é preciso ter claro na Política de Frotas quais tipos de veículos devem ser utilizados, de acordo com a função exercida. Por exemplo, não se deve atribuir um carro de passeio a um colaborador que precisa dirigir em regiões inóspitas, como estradas de terra e regiões de mineração.
E sabe por quê? Para zelar pela segurança da equipe, pois ao utilizar veículos que não são próprios para certas rotas/finalidades, pode-se haver danos, bem como evitar gastos desnecessários com manutenção e com o consumo elevado de combustível. Pequenas atitudes fazem a diferença a fim de reduzir os custos com a frota.
3 – Falta de atualização
A Política de Frotas precisa ser revisada, no mínimo, anualmente. Esse é um documento dinâmico e que deve ser modificado sempre que houver necessidade. Por exemplo, se a locadora contratada ou a rede credenciada utilizada alterar as normas de manutenção, essa informação precisa ser atualizada e divulgada rapidamente aos condutores.
Afinal, tudo está em constante movimento e seria um erro manter a Política de Frotas intacta. O documento, com o passar do tempo, ficaria retrógrado, não atingiria seus reais objetivos e não reverteria em bons resultados, não é mesmo?
4- Falta de divulgação
As normas e boas práticas na utilização do veículo precisam ser conhecidas por todos. Por isso é importante que o condutor receba a Política de Frotas juntamente com o automóvel e receba também as atualizações periódicas. Tão importante quanto a elaboração de uma Política de Frotas consistente, é a sua divulgação.
Cabe ao gestor de frotas contar com habilidades específicas, e investir sempre em uma comunicação eficaz. Dessa forma, a Política de Frotas será de conhecimento vasto e não existirão brechas para erros capazes de impactar na segurança, nos gastos e na eficiência.
5 – Não detalhar as ferramentas e os sistemas adotados nos veículos da frota
A tecnologia é uma aliada na gestão de frotas e tem sido utilizada em larga escala. É importante esclarecer na Política de Frotas quais ferramentas estão sendo usadas na gestão e os objetivos a serem alcançados com elas: redução de gastos, segurana, controle, agilidade, eficiência.
Existem várias ferramentas disponíveis, entre as quais se destacam três: o rastreamento, o monitoramento e a telemetria. Conhecer as suas finalidades e orientar a equipe é fundamental para otimizar os resultados.
6 – Não mencionar sobre o comportamento dos condutores
Para haver um bom uso da frota, um fator determinante é o comportamento do condutor. Por isso, é fundamental que a Política de Frotas mencione o que se espera dele e quais as consequências aplicadas no caso de deslizes e mau comportamento.
É importante investir sempre em reciclagens e estabelecer uma relação próxima e direta com os condutores, ouvindo as suas expectativas e “dores”, a fim de resolver os problemas e alcançar os objetivos esperados.
7 – Não colocar a Política de Frota em prática
Uma vez estabelecidas as regras e procedimentos, não deixe de cobrar aquilo que está combinado e divulgado. Permitir que ocorram exceções, causa desconforto entre os usuários e questionamentos desnecessários ao gestor da frota. A Política de Frotas deve ser levada a sério para que o fluxo de trabalho seja bem estabelecido e os resultados alcançados.
Por aí, como é a Política de Frotas? O que fazem para que ela seja bem divulgada e eficiente na prática? Conte para nós!
