Melhor aproveitamento de combustível, menos custo com manutenção e sinistros e mais segurança para os motoristas: esses são alguns dos sonhos do gestor de frotas leves.
Alcançar isso tudo parece ser um grande desafio, mas há uma fórmula: para ter sucesso na gestão de pequenas frotas, é fundamental realizar um planejamento eficiente.
Sabemos que o planejamento de frotas leves pode ser trabalhoso, principalmente porque o gestor costuma estar ocupado em meio a tantas tarefas da gestão e supervisão.
Entretanto, o custo extra de combustível desperdiçado, se multiplicado pelo número de veículos de sua frota, impactam o caixa do negócio. Isso se estende para outras despesas causadas pela falta de planejamento.
Pensando em ajudar você a organizar sua gestão de frotas leves para economizar custos e preservar a segurança do motorista, preparamos este texto com 7 dicas simplificadas para o planejamento da gestão de pequenas frotas. Aproveite a leitura!
Planeje a aquisição de veículos para frotas leves
Defina processos e políticas claros para a gestão de pequenas frotas
Inclua a manutenção preventiva dos veículos no seu planejamento
Considere a experiência dos motoristas da frota
Gerencie o uso de combustível
Automatize as tarefas da gestão de frotas leves com a tecnologia
Defina sua estratégia na gestão de pequenas frotas
Planeje a aquisição de veículos para frotas leves
A meta da grande maioria dos gerentes de frotas é encontrar maneiras eficazes de controlar os custos e aumentar a lucratividade.
Com isso em mente, no planejamento anual, se houver a necessidade de realizar a troca dos veículos, é indispensável considerar a aquisição de opções com baixo consumo de combustível, menores custos com manutenção e maior segurança para o condutor.
Com tantas opções no mercado, é possível escolher automóveis com excelentes custo-benefício. Avalie os seguintes indicadores:
- Autonomia de cada opção de veículo;
- Custo médio do litro de cada tipo de combustível;
- Custo de cada opção de veículo;
- Valor das revisões recomendadas;
- Resistência do veículo;
- Segurança oferecida para o condutor.
Com essa avaliação, além de encontrar o melhor modelo de veículo para sua frota, você ainda pode planejar os custos anuais com base nessa meta.
Leia mais: Gestão de custos: sua frota precisa reduzir consumo?
Defina processos e políticas claros para a gestão de pequenas frotas
Um importante passo no planejamento são as políticas de frotas claras sobre todos os processos, a fim de evitar confusão. Todos os motoristas e demais colaboradores devem ter as diretrizes de procedimentos que todos devem seguir a respeito de:
- Política de multas;
- Consumo adequado de combustível;
- Manutenção dos carros;
- Responsabilidades de cada área da empresa envolvida com a frota;
- Normas para a boa utilização da frota;
- Checklist de conferência dos veículos;
- Termos de responsabilidade.
Assim, será muito mais fácil organizar sua gestão de frotas. Além disso, outra grande vantagem é que manter esse diálogo com os motoristas permite a você acompanhar mais de perto o trabalho deles, para que assim possam, juntos, estabelecer formas de melhorar a produtividade e também a qualidade dos serviços.
Um sistema de gestão de frotas com a funcionalidade de política de frotas permite a você determinar as regras da sua operação e o que são infrações nela, configurar quantas políticas forem necessárias, escolher o horário comercial de cada política, estabelecer as distâncias, bem como o tempo máximo parado com a ignição ligada e muito mais.
Leia mais: Tendências para a gestão de frotas em 2022
Com essa política de frotas bem estabelecida, planeje encontros durante o ano para trocar informações e garantir que tudo esteja alinhado e para ouvir as opiniões e sugestões dos motoristas.
Inclua a manutenção preventiva dos veículos no seu planejamento
Quando se trata das melhores práticas na gestão de frotas, é fato que prezar pela segurança é indispensável. Por isso, realize o planejamento de todas as manutenções preventivas do ano, para que as verificações estejam sempre em dia. Para isso, um importante passo é ter uma lista de tudo que precisa ser verificado periodicamente, como:
- Correias e mangueiras;
- Vazamentos;
- Eixos;
- Luzes externas e internas;
- Pneus, rodas e aros;
- Sistemas de combustível, auxiliar, frenagem, escapamento, etc.;
- Fluídos;
- Entre outros.
Com essa lista em mãos, não espere que o veículo quebre para levar ao mecânico. Além de custar mais caro e prejudicar a produtividade do negócio com carros parados, ainda coloca em risco a vida do motorista, que pode sofrer um acidente por conta da falta de manutenção adequada.
Leia mais: Revisão de carros: por que é tão importante na gestão de frotas pequenas?
Considere a experiência dos motoristas da frota
Você já parou para pensar que ninguém conhece os veículos de sua frota tão bem quanto os próprios motoristas que dependem deles todos os dias?
Com isso em mente, é impossível deixar de lado a experiência de cada um deles no momento do planejamento. Os condutores precisam ser aliados na gestão de frotas.
Por isso, planeje reuniões com frequência para falar sobre a checagem e o funcionamento dos carros. Aproveite esse espaço para pedir a opinião dos motoristas sobre os veículos que estão sendo utilizados. Manter abertura para diálogo vai melhorar sua gestão, pois te ajuda a reunir informações e melhorar seus próximos planejamentos.
Gerencie o uso de combustível
O combustível é um dos principais custos operacionais da frota. Por isso, um gestor de frotas de sucesso sabe quando, onde e com qual quantidade seus veículos estão sendo abastecidos e, assim, consegue controlar de maneira muito mais eficiente os gastos com combustível.
Por isso, é indispensável, no momento de planejar o ano da frota:
- Estabelecer parcerias com postos de combustíveis de confiança;
- Realizar manutenções que evitam o desperdício de combustível;
- Planejar rotas econômicas, considerando a distância, o trânsito e as condições do trajeto;
- Usar cartão combustível para melhorar o controle dos abastecimentos;
- Investir em um sistema com gerenciamento de combustível, que oferece informações sobre o custo preciso por quilômetro rodado, a média de consumo dos veículos, o preço por litro e abastecimentos suspeitos.
Automatize as tarefas da gestão de frotas leves com a tecnologia
No seu planejamento, considere que gerenciar uma frota requer dados. Relatórios orçamentários, indicadores de rodagem, relatórios de consumo, políticas de frotas e muito mais.
Com a tecnologia, pilhas de papel que antes eram necessárias para guardar informações sobre as frotas, agora podem ser transformadas em arquivos digitais, que podem ser facilmente salvos e gerenciados, otimizando a organização da empresa e também o tempo do gestor de frotas.
Leia mais: Qual a tecnologia ideal para a minha frota?
Além dessas, há várias outras vantagens em se aliar à tecnologia:
- Saber a localização exata da frota: um sistema de gerenciamento de frota é apto para localizar o veículo durante sua rota.
Nesse sentido, é possível saber se os motoristas estão realizando o percurso previsto ou se existem desvios que não estavam no planejamento. Com essa possibilidade, você oferece mais segurança para o seu motorista, uma vez que, se acontecer alguma coisa inesperada, é fácil localizá-lo.
- Geração de relatórios personalizados: é possível realizar relatórios com as informações sobre tudo que acontece na frota, percursos percorridos, número de paradas, alertas gerados e muito mais.
- Melhor gerenciamento de recursos: com todos os dados sobre o desempenho dos motoristas e da frota, você pode incluir em seu planejamento os recursos a serem usados para otimizar os processos e melhorar ainda mais a qualidade dos serviços.
- Controle de toda a frota: nem você e nem seu motorista precisam perder muito tempo em ligações para trocar informações sobre o andamento do planejamento, já que tudo é automatizado.
Dessa forma, seu motorista corre menos risco de usar celular no trânsito, sofrer um acidente que coloca sua vida em risco e até mesmo ter altos custos com infrações.
Por isso, planeje a inserção de um sistema integrado durante o seu planejamento. Além de todos esses benefícios, pode ter certeza que seu próximo planejamento será impactado positivamente e será muito mais simples, pois você já terá relatórios detalhados a respeito do ano todo, que te ajudarão a tomar decisões.
Leia mais: Tecnologia a favor da gestão de frotas
Defina sua estratégia na gestão de pequenas frotas
Como foi a performance de sua frota neste ano que passou?
O que foi positivo e negativo? O que superou as expectativas?
Essas e outras perguntas são importantes no momento de definir as estratégias de frota para o próximo ano. Você precisa ter seus novos objetivos de maneira muito clara, para não correr o risco de gerenciar um negócio com metas incertas. Alguns dos objetivos podem ser reduzir:
- Número de multas;
- Gastos com manutenção;
- Gastos com pneus;
- Consumo de combustível.
Além disso, outra meta do gestor de frotas pode ser melhorar o trabalho para os motoristas, oferecer mais segurança e automatização das atividades para que eles possam dirigir com mais calma e foco.
Independente da prioridade da empresa para o ano que vem, é indispensável estabelecer essas metas e deixá-las bem claras para todos os colaboradores, para que todos dirijam para a mesma direção. Para isso, leve em consideração que:
- O objetivo deve ser claro e específico, facilmente compreendido por todos que fazem parte do time;
- A meta deve ser um desafio, porém realista, possível de ser atingida pela equipe, porque definir algo impossível levará frustração para todos;
- A meta deve ser de possível mensuração. Ou seja, em reais, litros, peças, números e afins;
- A meta deve ter um prazo, uma data limite.
Como você já sabe, a tecnologia oferece muitas informações sobre o seu próprio negócio. Com esses relatórios, será muito mais fácil estipular a meta, medir os resultados e acompanhar o desempenho de todos os envolvidos.
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