A política de frotas é um documento essencial na gestão de veículos das empresas. Sem ela, o gestor pode enfrentar vários desafios, como a dificuldade na fluidez dos serviços e o desperdício de recursos, gerando grandes custos para o setor financeiro.
É na política de frotas que se regulamenta toda utilização e funcionamento das frotas de veículos. Dessa maneira, sua existência é fundamental, mesmo com poucos carros na empresa.
Sua criação e aplicação, além de ajudar a salvar vidas e reduzir custos, melhora o funcionamento e a execução de serviços disponibilizados pelas empresas, o que também é um fator de peso na atração e fidelização de clientes.
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Pensando nisso, separamos neste artigo a importância da política de frotas, como montá-la e de qual maneira a tecnologia pode ajudar na implementação dessas normas e orientações.
Qual a importância de ter uma política de frotas?
Como criar sua política de frotas leves
O que deve estar presente nas regras da política de utilização de frotas?
Conheça sua frota de veículos
Tenha transparência na gestão de frotas
Defina as métricas para melhorar o funcionamento das frotas de veículos
Coloque a segurança de seus colaboradores em primeiro lugar
Crie metas e ofereça bonificações a seus colaboradores
Delimite funções e responsabilidades
Divulgue sua política de frotas
Acompanhe as mudanças e atualize sua política de frotas
Como a tecnologia ajuda na política de frotas?
Qual a importância de ter uma política de frotas?
A política de frotas torna claro o conjunto de regras referente ao uso dos veículos e à condução dos motoristas na empresa. Isso assegura as boas práticas dos colaboradores e apresenta vários benefícios, como:
- melhora na segurança dos condutores e veículos;
- redução de custos;
- aumento da produtividade;
- aumento da vida útil dos automóveis;
- diminuição do número de infrações de trânsito;
- melhora nos serviços prestados pela empresa.
Quem trabalha com frotas de veículos sabe que as condições de infraestrutura no transporte brasileiro não são nada boas. O país possui um número grande de estradas mal conservadas, muita burocracia e pouquíssimos investimentos para realizar as melhorias necessárias.
Sem contar que o Brasil ocupa a quinta posição no ranking mundial de vítimas de trânsito, e esses acidentes podem aumentar ainda mais na falta de uma política de frotas.
Afinal, na ausência de processos claros, quando a equipe não sabe o que fazer ou faz a condução da maneira que bem entende, ela perde a produtividade e os erros são muito mais recorrentes.
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Dessa maneira, torna-se necessário criar rotinas de trabalho e orientações para que os motoristas possam realizar a condução de maneira segura e adequada, além de melhorar outros setores como o financeiro e aumentar a satisfação de seus clientes.
Como criar sua política de frotas leves
O que deve estar presente nas regras da política de utilização de frotas?
Para começar a elaborar sua política de frotas, é necessário pensar em tudo o que ela deve englobar. Isso envolve regras para o uso dos veículos durante a rotina de trabalho e orientações para eventualidades, como:
- a finalidade de cada veículo;
- como um colaborador se torna elegível ou apto a conduzir um automóvel;
- quais são as regras gerais para o uso dos veículos;
- quem será responsável pelo pagamento das multas e sinistros, bem como de qual maneira essa cobrança será realizada;
- outras normas necessárias para o uso da frota.
Como a política de frotas é algo a ser revisado pelas empresas anualmente, muitas delas já possuem o documento. Pensando nisso, separamos algumas dicas que podem servir tanto na revisão quanto na criação de uma política de frotas eficiente.
Conheça sua frota de veículos
Para desenvolver uma política de frotas leves eficiente, é necessário, em primeiro lugar, realizar um mapeamento de dados dentro de sua frota. Informações como a quantidade de veículos e o uso atribuído a cada um deles são extremamente necessárias.
Outros dados, como o consumo de combustível, o tempo de operação e o intervalo de manutenção de cada carro, são informações necessárias para verificar se suas normas e orientações estão funcionando, ou para criar uma política de frotas adequada às suas necessidades.
Tenha transparência na gestão de frotas
Todos os condutores e outros colaboradores devem compreender sua política de gestão de frotas. Por conta disso, seja claro e simples ao criar ou revisar seu documento, imagens e outros tipos de anexos podem ajudar a compreensão.
Isso faz com que não existam espaços para diferentes interpretações de suas normas e orientações. Assim, a ocorrência de erros se torna ainda menor.
Defina as métricas para melhorar o funcionamento das frotas de veículos
A gestão precisa provar que essas normas e orientações realmente vão melhorar o funcionamento da frota, sua segurança e a redução de custos. Assim, seus condutores entenderão que a política de frotas é realmente necessária para otimizar os processos e não são somente exigências a serem cumpridas.
É necessário pensar em métricas que ajudem a empresa a atingir melhores resultados, deixando claro que vão ajudar os motoristas a cumprir com as metas estabelecidas.
Coloque a segurança dos colaboradores em primeiro lugar
O mais importante em uma política de gestão de frotas é priorizar a vida dos motoristas.
Considerando que o trânsito brasileiro não é dos melhores, sua política de frotas deve prever atitudes que coloquem a segurança dos condutores e também de terceiros em risco.
Entre as medidas a serem adotadas nesse quesito, podemos citar a manutenção preventiva de veículos, a definição do que o motorista deve fazer em casos de acidente e boas práticas de condução, como evitar a ultrapassagem nas rodovias.
Trabalhar a cultura de segurança é fundamental na política de frotas e deve ser um debate constante com seus condutores.
Crie metas e ofereça bonificações a seus colaboradores
Definir metas como a diminuição de acidentes e sinistros durante o horário de trabalho é um bom exemplo de meta que, se aplicada na sua política de frotas, vai motivar sua equipe.
Se essas metas forem acompanhadas de bonificações, sua gestão de frotas pode se surpreender com os resultados.
As bonificações também podem ser pensadas de acordo com cada perfil de colaborador para incentivá-los ainda mais.
Delimite funções e responsabilidades
Além da condução, todas as áreas da empresa que são impactadas pela operação das frotas de veículos também devem ser incluídas. Qual a função de cada colaborador? A manutenção é terceirizada? Qual a metodologia de controle de manutenções e abastecimento da frota?
Todas essas perguntas e muitas outras devem ser respondidas no documento. Isso pois, dependendo da atividade-fim e da cultura organizacional de sua empresa, outras funções e responsabilidades específicas podem ser definidas e atribuídas.
Dessa maneira, você não somente evita erros por parte dos condutores, mas na própria construção de sua política de frotas. Sendo assim, cada colaborador sabe exatamente qual é seu papel na gestão de frotas.
Como resultado, você tem mais fluidez dos serviços, ganho de produtividade e redução de custos operacionais.
Divulgue sua política de frotas
Outra parte importante dentro da política de frotas é que de nada adianta ela ser criada se não for divulgada. Todos os colaboradores de sua empresa devem estar cientes de sua elaboração e aplicação.
Palestras, jornais de comunicação interna, boletins eletrônicos, cartilhas, murais e outros meios de divulgação são excelentes exemplos de como divulgar sua política de frotas dentro da empresa.
Outra possibilidade para garantir a leitura e compreensão do documento é torná-lo um termo de compromisso que exija a assinatura do condutor e seu comprometimento para seguir as orientações.
Acompanhe as mudanças e atualize sua política de frotas
Após a criação e aplicação da política de frotas, é hora de se manter atualizado em relação aos dados de sua empresa. Avalie se o número de acidentes diminuiu, se há redução de custos, como está a condução dos motoristas, entre outras informações que devem ser analisadas para verificar se o documento está apresentando os resultados esperados.
Com esses dados, é possível rever normas e orientações que não estão funcionando, mudá-las e melhorar ainda mais sua gestão de frotas. É por conta disso que a revisão da política de frotas é tão importante e deve acontecer ao menos uma vez ao ano.
Além disso, pode haver mudanças nas leis de trânsito e trabalhistas, o que exigirá mudanças mais severas em seu documento.
Como a tecnologia ajuda na política de frotas?
A tecnologia também é uma importante ferramenta na aplicação e acompanhamento da política de frotas. Com um sistema como o Golfleet Telemetria, da Golsat, você tem um módulo específico para a política de frotas.
Por meio dele, a gestão consegue criar e configurar todas as normas e orientações da política de frotas de sua operação. Além de atribuir os veículos e configurar as regras da empresa, a gestão de frotas pode determinar o que são infrações na sua operação, e, por meio de um robô de comandos, enviar automaticamente os comandos para os equipamentos.
Entre suas funcionalidades, o Golfleet Telemetria permite:
- ter um horário próprio comercial para cada política, com opção de definir intervalos de 30 em 30 minutos;
- determinar todas as regras da política de frotas e conferir a listagem de exceções no relatório de infrações;
- definir uma política padrão em que todo novo veículo já fará parte dela;
- visualizar o histórico de alterações das políticas e identificar quais foram os condutores que as realizaram;
- acompanhar os veículos com comandos pendentes ou equipamentos incompatíveis em relação às regras definidas;
- ter uma visão geral de configuração da frota por meio do relatório de Status de Regra por Veículo.
Além disso, quando se fala em redução de custos e na segurança de seus condutores, otimizar sua gestão de frotas com a telemetria é essencial.
Leia mais: Como ter controle e economia de combustível na gestão de frotas leves?
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