Gerenciar uma frota exige uma atenção cuidadosa aos detalhes e organização. Um aspecto importante que muitas vezes é negligenciado ou passa despercebido é o controle de entrada e saída de veículos.
Embora seja uma tarefa simples, pode ser um grande desafio quando é executada de maneira desorganizada, afetando de forma negativa até mesmo a produtividade e os custos da operação.
Por isso, vamos discutir a importância de implementar medidas eficazes para essa fiscalização e como essa prática pode beneficiar a sua operação.
Para que serve o controle de entrada e saída de veículos?
Quais são os benefícios da prática?
Como fazer controle de entrada e saída de veículos?
Os perigos de realizar o controle manual
Tecnologias para facilitar o controle de entrada e saída de veículos
Para que serve o controle de entrada e saída de veículos?
Controlar a entrada e saída de veículos é uma maneira de tornar a gestão mais eficiente. Além de proporcionar uma visão clara dos responsáveis por cada veículo, também otimiza a rotina e garante a segurança dos colaboradores.
Dessa forma, a operação flui de maneira eficiente, permitindo a inspeção dos veículos, o monitoramento dos horários e deslocamentos, assim como a programação de manutenções e identificação de desgastes nas peças.
É por meio desse controle que também é possível criar um histórico detalhado das operações, fornecendo dados importantes como acidentes com o veículo da empresa, manutenções corretivas e infrações, ou ainda na identificação de motoristas com mais ocorrências, problemas recorrentes e demais informações relevantes.
Quais são os benefícios da prática?
Otimização da logística
Com o controle de entrada e saída, é possível entender como funciona o fluxo de veículos da sua empresa, manter o controle de quilometragem e ter uma rotina de manutenções preventivas, ações essenciais para evitar contratempos e incidentes causados por avarias.
Aumento da segurança operacional
A segurança é mais um benefício dessa fiscalização, já que a partir dela é possível ter um melhor aproveitamento das rotas de cada veículo, contribuir para a prevenção de acidentes e preservar a vida dos motoristas.
Sugestão de leitura: Como elaborar e implementar um programa de segurança da frota
Redução significativa de custos
Buscar economia é algo que todo gestor deseja. Nesse caso, o controle de entrada e saída de veículos promove uma série de economias, já que ele permite otimizar o trabalho, reduzir o tempo de espera e evitar gastos desnecessários com manutenções corretivas.
Transparência de processos
Por meio desse monitoramento, também é possível obter informações cruciais sobre o andamento da gestão de frotas. E, a partir dos dados coletados, os gestores têm uma visão mais clara sobre questões como eficiência e produtividade.
Mais controle para diferentes áreas
Os horários marcados permitem verificar de forma mais aprimorada a distância percorrida por cada motorista para executar as atividades designadas. A partir disso, fica mais fácil implementar um plano de manutenção para frota e aumentar a vida útil dos veículos.
Identificação de gargalos
O controle de entrada e saída de veículos também pode ser uma ferramenta valiosa para verificar se algum serviço está demorando mais do que o esperado. Como resultado, é possível identificar os motivos e buscar soluções para aprimorar os processos, diminuir os tempos de espera e evitar desperdícios.
Como fazer controle de entrada e saída de veículos?
O controle de entrada e saída de veículos pode ser realizado de diversas maneiras, uma delas é a partir do registro manual em planilhas, com informações sobre data, hora, quilometragem, motorista e possíveis avarias.
Um dos pontos mais cruciais é que ele deve ser realizado diariamente, com atenção e disciplina, sem deixar de fora questões importantes, como:
- Período de amostragem: com base no número de carros e no ritmo de entradas e saídas, pode ser mais vantajoso optar por um controle semanal, mas se o fluxo for menor, um controle mensal pode ser suficiente.
- Informações básicas sobre o veículo: os principais dados de identificação como modelo, cor e placa também devem fazer parte do registro.
- Dados de identificação do motorista: é importante registrar também o nome do motorista que estará responsável pelo veículo durante a jornada de trabalho, ou aquele que já foi designado para utilizar um veículo específico.
- Quilometragem de saída e quilometragem final: outras informações relevantes são sobre a quilometragem percorrida durante o percurso.
- Checklist de avarias e sobre o estado do veículo: por segurança de todos e para evitar mal entendidos, também é fundamental incluir esse registro.
Essas são as informações mais básicas, mas outros dados mais completos relacionados ao tipo de operação também podem ser incluídos, relacionados a carga, a rota e por aí vai.
No entanto, o registro manual pode demandar tempo e esforço desnecessário, além de estar sujeito à falha humana, o que poderia desestimular o responsável e desviar o foco dos benefícios. Para garantir um processo bem estruturado, a automação se torna a melhor opção.
Os perigos de realizar o controle manual
Apesar de ser uma solução mais confortável, os registros manuais podem comprometer significativamente a eficácia da operação, indo contra o propósito do controle de entrada e saída de veículos. Os problemas recorrentes que podem surgir com essa abordagem são:
- Veículos saindo sem autorização
- Serviços em atraso
- Riscos de acidentes para veículos que precisam de revisão
- Comunicação falha entre gestor, condutor e cliente
- Gastos desnecessários com combustível e infrações
Nesse sentido, é mais vantajoso considerar a adoção de soluções mais eficazes e seguras, já que essa fiscalização é só uma das suas responsabilidades enquanto gestor e o bom funcionamento da sua operação não pode ser negligenciado.
Tecnologias para facilitar o controle de entrada e saída de veículos
A implementação de um sistema para controle de veículos pode ser uma tarefa mais simples do que você imagina, e não necessariamente precisa ser cara. Existe uma variedade de ferramentas disponíveis para facilitar esse processo:
- LPR (Leitura de Placas): uma solução simples, que envolve a instalação de uma câmera na portaria, capaz de reconhecer automaticamente as placas dos veículos e se comunicar com o sistema de controle.
- Cartão RFID: método de identificação por radiofrequência que fornece informações em tempo real sobre a circulação dos veículos na portaria.
- QR Code e NFC: um totem equipado com scanner que permite aos motoristas escanear códigos QR ou cartões NFC para acessar a entrada principal.
- Câmera veicular: as câmeras são instaladas no interior do veículo, geralmente no painel ou no para-brisa, estrategicamente posicionadas para capturar os rostos via reconhecimento facial ou bluetooth.
As opções mais avançadas, como um sistema de gestão de frotas, se destacam por oferecer a melhor solução, integrando diversos recursos e proporcionando benefícios que vão além de uma simples fiscalização.
Claro que é importante considerar as necessidades específicas e o orçamento disponível, mas o investimento em telemetria ou videotelemetria, por exemplo, é altamente vantajoso. Isso porque promove maior segurança e gera retornos significativos para o negócio:
- Monitoramento seguro e confiável
- Eficiência no gerenciamento de manutenção e combustível
- Identificação rápida de falhas
- Visualização de conduta responsável ou arriscada no trânsito
- Redução de custos operacionais
No Golfleet, os métodos de identificação do condutor são adaptados conforme a necessidade. Conheça mais sobre essas e outras possibilidades para otimizar o seu controle de entrada e saída de veículos:
Cartão RFID
Em nosso sistema de telemetria é possível instalar um acessório no veículo para habilitar o cartão RFID, onde ao ligar a ignição do veículo, um alerta sonoro interno é acionado, indicando que o condutor deve aproximar o cartão de identificação no local designado no painel.
Este acessório gera dados no Golfleet que fornecem informações detalhadas sobre a quilometragem percorrida, incluindo cada trecho, infrações e sinistros, facilitando a análise dos indicadores de dirigibilidade.
A identificação é feita de forma totalmente online e é ideal para veículos que são conduzidos por mais de um motorista. Quando há compatibilidade, o cartão RFID da Golfleet pode ser facilmente acoplado ao crachá de identificação da empresa.
Identificação via Bluetooth
O Golfleet ID permite a identificação via bluetooth, por meio do aplicativo instalado no próprio celular do condutor. Essa funcionalidade não depende da instalação de nenhum acessório no veículo e oferece uma camada extra de segurança, já que se conecta aos veículos equipados com dispositivos bluetooth para autenticação e autorização.
Ou seja, dispensa o uso de cartões físicos, tags e outros acessórios, o que elimina a burocracia dos métodos tradicionais, evita a perda desses itens e torna o processo mais prático e ágil.
Reconhecimento facial
Já na videotelemetria, o reconhecimento facial é utilizado para identificar o condutor de forma ainda mais rápida e segura. A tecnologia de inteligência artificial analisa as características faciais e compara com um banco de dados, garantindo a precisão na identificação.
As fotos são capturadas pela câmera do equipamento, garantindo a privacidade e a segurança dos dados do usuário e dispensando o uso de cartões de identificação.
Sugestão de leitura: Videotelemetria: uma virada de chave para a segurança no trânsito
Áreas de controle
Também é possível criar, modificar e personalizar as áreas de controle de acordo com as suas necessidades em nossos sistemas de gestão de frotas para atender às suas regras específicas.
Além disso, é possível rastrear os locais visitados pelo condutor e a duração de cada visita, o que possibilita uma abordagem mais analítica para avaliar a estratégia comercial, avaliar mudanças de rota e controlar a produtividade do time.
Personalização dos alertas
Para não perder nada de vista, você pode personalizar os alertas no Golfleet e configurar automações para eventos específicos, como ligar ou desligar a ignição, entrar ou sair de áreas controladas e rastrear veículos sem posição.
Todas as informações de entrada e saída de veículos são integradas ao sistema de gestão de frotas, permitindo que você acompanhe indicadores avançados de forma eficiente.
Com a centralização de todas as informações, o nosso objetivo é facilitar a sua análise, sem gastar tempo preenchendo planilhas ou procurando dados em várias fontes, pois ele gera relatórios detalhados sobre cada veículo automaticamente.
Isso oferece uma maneira mais eficiente e prática de gerenciar sua frota de veículos e tomar decisões certeiras, então não perca a oportunidade de simplificar o seu controle de entrada e saída. Se quiser conhecer mais sobre o potencial da nossa tecnologia, confira um eBook completo e gratuito sobre o assunto:
