Quando alguém pensa em gestão de custos, geralmente a ideia que vem em mente é que essa é uma prática para empresas que estão em situação de instabilidade financeira, tendo problemas para fechar as contas do mês, e não para empresas em plena saúde financeira. Isso é um erro.
É justamente uma gestão de custos bem feita que impede que um negócio entre no vermelho. E mais do que isso: ajuda a otimizar a utilização de recursos, tornando as atividades mais lucrativas.
Gestores de empresas que lidam diretamente com frotas de veículos, sejam elas próprias ou locadas, sabem muito bem como os carros, ferramentas indispensáveis para o funcionamento do negócio, podem ser custosos. Manutenção, combustível, entre tantos outros gastos fazem com que o consumo da frota esteja sempre no radar dos responsáveis por sua gestão.
Essa é uma atitude sábia, mas é só a ponta do iceberg que representa a gestão de custos. Por isso, dedicamos este artigo inteiramente a esse assunto, a fim de te ajudar a ter maior controle sobre a frota e seu consumo. Acompanhe:
O que é gestão de custos
Qual a importância da gestão de custos
Como implementar a gestão de custos na rotina de sua empresa
Ferramentas de gestão que ajudam com os custos da sua frota
O que é gestão de custos
Para funcionar adequadamente, uma empresa inevitavelmente gera custos. Eles variam desde gastos com contas básicas até investimentos voltados para o crescimento do negócio, como a compra de mais veículos. O fato é que o custo existe desde o momento que a empresa é criada e não é possível fugir dele.
O ponto é que empresas que lucram sabem lidar com seus custos de forma a minimizá-los ou ainda mantê-los, porém investindo corretamente os recursos para que haja retorno dessa aplicação. Caso contrário, seria dinheiro jogado fora.
É sobre isso que se trata a gestão de custos: administrar os recursos de uma organização a fim de que eles sejam melhor aproveitados e até reduzidos, aumentando a lucratividade sem que isso afete negativamente a qualidade do serviço oferecido pela empresa.
Leia também: Os impostos na gestão de frotas: o quanto você sabe sobre eles?
Qual a importância da gestão de custos
Quando se faz um orçamento com diversas empresas, além da qualidade, o preço do serviço tem muito peso para o cliente no momento que ele decide optar com qual ele vai fechar.
Ou seja, um dos pontos mais importantes de se investir em gestão de custos está relacionado ao aumento de competitividade, já que o repasse de gastos para o preço do serviço tende a ser menor com uma administração mais econômica.
Com um preço mais em conta, a empresa se torna mais competitiva no mercado e tem a possibilidade de captar novos clientes, além de manter na sua cartela os que já possuía, aumentando a fidelização.
Além disso, a gestão de custos é responsável por fornecer ao gestor uma série de dados e indicadores que são absolutamente cruciais para uma tomada de decisões mais consciente e estratégica, possibilitando colocar em prática ações de planejamento de crescimento a médio e longo prazo.
Esse impacto dentro da empresa mostra como a gestão de custos permeia todo o trabalho do gestor. Cada ação e decisão precisa também ser analisada sob a ótica dos gastos para garantir resultados satisfatórios e vantajosos.
Aprofunde seus conhecimentos lendo também o artigo: Tudo sobre telemetria veicular: o que é, como funciona e benefícios para a gestão de frotas
Como implementar a gestão de custos na rotina de sua empresa
A gestão de custos passa por uma série de etapas para ser realizada. Confira a seguir e veja como ela auxilia na redução de gastos, especialmente com a frota da empresa.
1. Faça um planejamento
Todo planejamento parte de uma meta a ser alcançada. Tudo pode começar como um objetivo geral, mas é importante logo em seguida definir objetivos mais específicos para que o gestor saiba exatamente onde precisa chegar.
Dentro da gestão de custos as metas mais comuns são: cortar gastos e investir melhor os recursos que já se tem.
O segundo passo é avaliar o que é preciso para atingir esses objetivos. Essa complexa tarefa pode ser subdividida em etapas, se necessário. O ponto é saber se a empresa já possui infraestrutura e mão-de-obra qualificada para o serviço, ou se será necessário um investimento a mais para deixá-la pronta para operar, minimizando os imprevistos futuros.
Faça uma lista com tudo que é necessário, assinalando o que a empresa já tem e o que precisa ser providenciado. É importante ser realista e rigoroso com esse trabalho, evitando o caminho que parece mais fácil a partir do pensamento: “não é o ideal, mas a gente dá um ‘jeitinho’ e se vira com o que tem”.
Esse tipo de raciocínio pode ser muito nocivo, tendo potencial inclusive para causar prejuízos no futuro. Nessa etapa os valores ainda não estão em jogo.
Todos esses recursos e insumos previstos no planejamento devem estar aplicados em um período de tempo. Este pode variar de empresa para empresa. Algumas preferem fazer esse tipo de planejamento para um mês. Outras preferem dois meses, três e até seis meses.
Para gestores que estão implementando esse tipo de prática agora, o indicado é um mês, pois o volume de informações é menor, ou seja, é mais fácil de se trabalhar. À medida que se ganha experiência, o período pode ser ajustado para mais tempo, caso haja necessidade.
2. Faça uma simulação dos custos
Chegou a hora de pensar em dinheiro. Com a lista de demandas operacionais que foi criada na etapa anterior, estime os custos máximos que é possível pagar em cada ponto que foi anotado. Isso é muito importante para já direcionar os orçamentos, evitando que a gestão perca tempo com o que está fora das possibilidades da empresa.
Por exemplo: quando é preciso realizar a aquisição de um novo veículo para sua frota, é preciso analisar bem qual o melhor modelo pensando no seu custo de manutenção, média de consumo, depreciação do mercado, etc.
3. Monte um orçamento
Tendo em mente os valores máximos que a empresa pode desprender nas necessidades da frota (incluindo alugar ou comprar mais carros se for preciso), é hora de montar um orçamento, entrando em contato com diversos fornecedores de insumos e serviços.
Como exemplificado há pouco, se algum valor extrapolar o máximo estipulado, ele automaticamente não entra na relação de possíveis fornecedores.
Se todos ou a maioria dos contatos apresentou um valor acima do que foi previsto, talvez seja necessário voltar ao passo anterior e refazer as contas, pois os preços definidos estão fora da realidade do mercado.
Com o orçamento comparativo pronto, é preciso então analisar as opções e fechar com as que apresentaram melhor custo benefício para a empresa. As que não foram escolhidas, por sua vez, não devem ser descartadas, pois, no caso de algum imprevisto surgir, é sempre bom contar com um plano B.
Vale destacar que é importante que essa análise seja extremamente minuciosa, verificando se as comparações estão sendo feitas de fato em relação aos mesmos serviços, mudando apenas os fornecedores.
4. Acompanhe os gastos
Planejar é só o começo da jornada do responsável pela gestão de custos. A seguir, é hora de colocar a frota em campo. Durante todas as operações é essencial que o gestor esteja atento, acompanhando tudo para ter a certeza de que o planejamento está sendo seguido.
Também é importante garantir que as compras, eventuais locações e os pagamentos estejam sendo feitos dentro dos prazos. Além disso, o gestor de frotas precisa intervir caso algo dê errado durante esse período, especialmente se for um problema com os carros em serviço.
5. Analise os resultados
Fechando o período determinado no orçamento, é o momento de parar e analisar os resultados. É hora do gestor avaliar se as metas foram alcançadas, se o orçamento foi respeitado, se algo fugiu do planejado e, se sim, porquê isso aconteceu.
Comparar os resultados com o planejamento vai deixar todas essas questões mais claras. Além disso, se a gestão de custos for implementada corretamente, uma série de indicadores, como lucratividade, rentabilidade, faturamento, margem operacional, ticket médio, entre outros, ajudarão na análise para chegar a respostas mais precisas.
A partir delas, poderão ser tomadas decisões mais assertivas sobre eventuais ajustes necessários para a redução e adequação dos custos, além de propor ações visando o crescimento da empresa.
Ferramentas de gestão que ajudam com os custos da sua frota
Ao implementar a gestão de custos, o gestor de frotas terá em mãos muitas informações que irão ajudá-lo na administração desse setor. Porém, isso pode ser potencializado com as ferramentas certas. Elas irão ampliar o campo de visão do gestor para que ele enxergue com mais clareza onde estão os custos excessivos da frota, quais pontos estão satisfatórios e quais podem ser melhorados.
Um grande aliado nessa tarefa é o software de rastreamento, que permite localizar cada veículo 24 horas por dia. Entre os principais benefícios desse tipo de sistema está a capacidade de administrar toda a frota com muito mais facilidade e analisar questões relacionadas às rotas, como trajetos, rodagem fora e dentro do horário comercial, tempo de deslocamento e demais fatores que têm grande influência sobre os custos.
A telemetria é outra tecnologia extremamente conveniente para o gestor. Ela traz indicadores mais avançados, principalmente no que se refere ao comportamento do condutor. Com a telemetria é possível fazer o controle automático de velocidade por via e identificação do condutor em operações pool.
Além de ser excelente para quem deseja reduzir custos da frota, especialmente com combustível e manutenção, a telemetria é ótima para os gestores que prezam por segurança, pois com ela fica mais fácil tomar medidas preventivas contra acidentes e até evitar multas de trânsito.
Contar com essa tecnologia expande os horizontes do gestor de frotas e torna a gestão de custos ainda mais eficiente.
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