Ao assumir a responsabilidade de administrar a frota de uma empresa, é fundamental que, como gestor, você saiba onde estão e como localizar os carros dela. Isso porque aceitando esse posto você se compromete a manter o controle sobre o uso do patrimônio da companhia ou ainda acompanhar o trabalho da frota terceirizada.
Em um passado, antes de existirem tecnologias de geolocalização tão precisas como hoje — que tornam a gestão de frotas muito mais eficiente — quando surgia a pergunta “onde está o carro?”, a resposta poderia ser “em trânsito” e isso bastava.
Porém hoje não é mais assim, tornou-se parte do trabalho acompanhar o deslocamento dos carros que a empresa tem. Essa prática também se torna interessante para o cliente que saberá a que horas chegará o serviço da empresa contratada, pois ela terá total controle de onde estará seus carros.
Portanto, ter ciência de onde estão os veículos da empresa é uma informação essencial para diversos aspectos da gestão de frotas e influencia diretamente na qualidade do serviço, bem como na avaliação final do desempenho da equipe.
Mas você sabe quais as principais consequências de não saber por onde anda sua frota durante e após o expediente?
Continue a leitura para saber!
Os problemas da falta de localização dos carros: onde eles aparecem e quais suas consequências
Como resolver esse problema?
Os problemas da falta de localização dos carros: onde eles aparecem e quais suas consequências
Complicações na gestão presente e futura
Para administrar uma frota com eficiência é fundamental ter acesso a uma série de informações estratégicas. Caso contrário, o trabalho do gestor será prejudicado no futuro por falta de dados. Essa carência dificulta, por exemplo, a elaboração de um planejamento que vise o desenvolvimento e o crescimento da companhia.
Informações relativas ao desempenho dos carros em serviço são essenciais para que a gestão consiga traçar metas futuras e preparar ações para aprimorar a atividade da empresa.
Da mesma forma, esses dados são cruciais para que o gestor possa implementar medidas corretivas em relação a eventuais problemas que estejam acontecendo com frequência durante o trajeto e que acabam impactando uma boa entrega de resultados e até mesmo a lucratividade do negócio.
E além disso, o gestor precisa estar atento à possibilidade de otimizar os processos já existentes. Essa é outra tarefa que só é possível quando esse profissional conhece em detalhes a rotina de trabalho dentro e fora do escritório.
Leia mais: A tecnologia na gestão de frotas
Falta de controle sobre a própria frota
Voltamos então para a pergunta-título deste artigo: você sabe onde está o carro da sua empresa? E mais: sabe qual trajeto ele está fazendo? O condutor está seguindo rigidamente o itinerário proposto? Quanto tempo demora para completar os trajetos? Essa variável está dependendo mais do trânsito ou da condução do motorista?
Essas e outras perguntas são básicas para qualquer gestor de frotas. Não saber as respostas representa um problema sério, pois a falta de conhecimento compromete a qualidade do serviço da empresa já que a administração sequer sabe o que está acontecendo durante os trajetos.
Sem contar que, como mencionado, a falta de dados dificulta a análise do desempenho da frota, detendo o melhoramento dela. Logo, não ter controle sobre a frota praticamente impede que o gestor cumpra sua função com excelência, por mais bem capacitado que ele seja.
Outro ponto importante que precisa ser pensado é a preservação dos veículos. Saber e controlar por onde eles passam e como eles estão sendo usados é a chave para diminuir os gastos com a manutenção e aumentar a vida útil dos carros.
Indisponibilidade do veículo
Quando se trabalha com frotas, qualquer episódio incalculado pode resultar em prejuízos. Por isso, é sempre uma boa ideia poder contar com um veículo para cobrir a indisponibilidade de outros.
Um exemplo prático: suponhamos que um veículo quebre no meio do caminho. A melhor solução seria enviar outro para dar continuidade ao serviço enquanto o carro danificado é levado para manutenção.
Mas, digamos que a empresa não conte no momento com um carro disponível para ser usado. Nesse caso, uma opção é chamar um outro carro que esteja perto de completar o serviço para dar continuidade ao trabalho.
Contudo, para isso é essencial saber onde está tanto o veículo que precisa ser reposto quanto o que irá assumir o serviço. Sem uma ferramenta de telemetria veicular que possibilite o rastreamento dos veículos, administrar essa operação se torna uma tarefa bem mais complexa.
Tendo essa situação como exemplo, fica fácil entender a importância da localização exata da frota para que a gestão tenha condições de driblar imprevistos com agilidade e eficiência. Dessa forma, use a tecnologia a seu favor para a gestão de frotas.
Problemas de segurança
Colocar os carros para circular, infelizmente, significa também expô-los a diversos perigos característicos do trânsito dos centros urbanos e até das estradas. Isso inclui desde acidentes até roubo de carros.
Nesses casos é ainda mais importante saber exatamente onde está o veículo. Não ter acesso a essa informação atrapalha o serviço, gera prejuízos, impede a tomada de medidas judiciais e, principalmente, pode colocar em risco a segurança dos condutores.
Conseguir rastrear os carros com precisão certamente ajudará o gestor de frotas a agir com rapidez para resolver qualquer transtorno de segurança, além de oferecer dados para ações preventivas que podem evitar que tais eventos aconteçam novamente.
Conduta dos motoristas
Obviamente é muito importante confiar em todos os colaboradores da equipe, especialmente nos motoristas, já que são eles que entrarão em operação com a frota da empresa nas ruas, além de que, em muitos casos, também lidam com os clientes no momento da realização do serviço.
Por mais confiáveis que sejam esses funcionários, o gestor precisa de dados concretos para realizar suas análises e montar um planejamento com propostas de ações, bem como para fazer relatórios de resultados.
Caso isso não aconteça, nenhuma dessas ações terão fundamentos que as sustentem, o que torna todo o trabalho da gestão muito frágil.
Além disso, a forma com a qual o motorista conduz aumenta ou reduz os riscos de acidentes, sem falar que afeta diretamente no desgaste do veículo, fazendo com que ela precise de manutenções mais ou menos frequentes, entre outras coisas. Isso define muito do quanto a empresa irá gastar com a frota.
Leia mais: 6 passos para reduzir custos da frota
Gastos com multas
Acompanhar de perto o deslocamento dos veículos é a base para monitorar o comportamento dos motoristas nas ruas. Por mais que a direção siga regras básicas, quando se dirige com frequência o condutor tende a desenvolver alguns vícios que, sem perceber, acabam resultando na quebra de regras de trânsito.
Essas infrações podem gerar multas e, consequentemente, gastos desnecessários para a empresa.
Sendo assim, saber onde está a frota pode ser a solução para observar os comportamentos dos condutores que estejam levando às infrações e aplicar medidas corretivas e preventivas, evitando então os custos com as multas.
Falta de controle financeiro
É praticamente impossível fazer uma boa gestão de custos da frota, se o profissional responsável por ela não sabe sequer por onde andam os carros da empresa.
Ao longo deste artigo citamos multas e custos de manutenção como exemplos que cabem neste e em outros tópicos. Mas quando se trata de administrar quanto os veículos estão gastando, há ainda mais no que se pensar.
Outro grande exemplo disso é o custo do combustível. Este insumo pode ser economizado quando se delimitam rotas otimizadas para os motoristas. Assim é possível diminuir o tempo no trânsito, evitar engarrafamentos e controlar a velocidade do carro.
Mas para garantir que elas estejam sendo cumpridas e atingindo os objetivos propostos, o gestor de frotas deve analisar seus carros em relação ao caminho percorrido.
Como resolver esse problema?
A esta altura já ficou claro que saber onde estão os veículos da empresa é de suma importância para uma gestão eficiente. Se esse é o seu problema e você está sentindo as consequências, saiba que há formas de acabar com isso.
Podemos imaginar que uma possível solução é estar em constante contato com os motoristas. Contudo, dependendo do tamanho da frota a ideia se torna impraticável. Além disso, mesmo com poucos carros, não é prático ficar pedindo atualizações frequentes aos condutores, até porque ao volante eles não terão condições de responder. Então no fim essa opção cai por terra.
A melhor maneira de estar sempre ciente da localização dos veículos sem dúvidas é com um sistema de telemetria. Com essa ferramenta a empresa ficará sabendo em tempo real onde está cada carro e, dependendo do software escolhido, a gestão terá acesso a mais informações relevantes.
Por meio de uma administração inteligente de recursos baseada em dados, a produtividade da equipe e dos carros aumentará consideravelmente, entregando mais resultados e a possibilidade de ampliar a rentabilidade do negócio.
Tudo isso pode ser obtido quando a empresa adere a um sistema de gestão de frotas! Então, entre em contato conosco e saiba mais sobre nossas soluções para levar mais eficiência para sua empresa.
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