“Se você não pode medir, não pode gerenciar”, já dizia o pai da administração moderna, Peter Drucker. Não é à toa que bons gestores de frotas atuam de forma estratégica, sempre em busca de dados que melhorem ainda mais o potencial dos serviços prestados.
Afinal, esses indicadores levam a decisões mais precisas em compras e investimentos, visibilidade de custos, planejamento financeiro, orçamento sem erros e por aí vai. Mas são tantas siglas, tantas métricas… Por onde começar?
Para te ajudar nessa tarefa, vamos mostrar na prática como o Custo Total de Propriedade (TCO) e o Retorno sobre o Investimento (ROI) são importantes para uma gestão de frotas eficiente.
Qual a relação entre gestão de frotas e indicadores?
O que significa TCO?
Qual a importância do ROI?
Como funciona o cálculo do TCO?
Como um sistema de gestão de frotas automatiza o cálculo do TCO?
Qual a relação entre gestão de frotas e indicadores?
A gestão de frotas envolve conhecer e entender melhor todas as suas despesas, assim como propor mudanças para economizar e lucrar ainda mais dentro do segmento. Trata-se de um processo contínuo, que deve ser feito com atenção.
Independente do porte da sua empresa ou do número de veículos e colaboradores, você não gostaria de chegar ao final de um mês com o caixa no vermelho. Então, a aquisição de um serviço ou ferramenta nova deve ser avaliada com cuidado.
Em um primeiro momento, optar por carros mais econômicos, implementar um sistema de telemetria ou investir em cartões de combustível podem parecer um custo alto.
Mas você já parou para pensar nos benefícios que acompanham a adoção desses recursos? Ou colocou na ponta do lápis as economias que seriam geradas?
Ao investir na compra de veículos novos, por exemplo, os valores não podem ser o único fator no momento da sua decisão.
Vamos supor que você encontre um modelo com preço mais atrativo. Também devem ser levados em consideração os gastos com combustível, seguro, manutenção, entre outros. Ou seja, o que parecia ser vantajoso no princípio pode sair caro para o seu bolso.
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Por isso, você começa a avaliar outras opções e repensar sua decisão. Estudando um pouco mais, você descobre que em menos de um ano haveria uma redução drástica nos custos operacionais dos carros.
Um sistema de gestão de frotas, além de fornecer dados precisos para você economizar em momentos de crise como esse, vai livrar sua equipe dos processos manuais que consomem tempo e energia. Vale a pena o investimento, não é?
Com a adoção desses recursos, os gestores podem contar com indicadores-chave de desempenho (KPIs) que são extremamente importantes para uma operação, como é o caso do TCO.
O que significa TCO?
O Custo Total de Propriedade (TCO) de um produto é a métrica utilizada para identificar todos os gastos que estão inseridos numa determinada oferta. Sendo assim, é um dos principais indicadores-chave para uma gestão de frotas.
Isso porque para um planejamento estratégico do gerenciamento de frotas não basta apenas levar em consideração os custos diretos de uma compra, é necessário também compreender os custos indiretos e ocultos da operação.
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Esse é um dos inúmeros benefícios do TCO. Ele não avalia apenas o custo de uma aquisição, mas também as despesas com a manutenção necessária para a rodagem dos veículos.
A visão ampla desses valores auxilia não apenas na redução de custos, como também na dimensão das despesas e rentabilidade do seu negócio.
Diante disso, um gestor de frotas que pode contar com dados precisos para planejar a operação de sua frota tem melhores resultados.
Mas a importância desse cálculo não está apenas nas informações fornecidas, pois também avalia se um investimento está trazendo retornos positivos para sua operação ou se um determinado produto ou serviço é realmente viável.
Além disso, o TCO não contém dados superficiais. Nele estão contidos indicadores que muitas vezes passam despercebidos pela sua empresa.
Como vimos anteriormente, quando você compra um veículo para sua frota, o preço é apenas um índice do custo total.
Por outro lado, se você tem esse estudo detalhado sobre a compra, os gastos futuros e os custos ocultos como taxas de impostos estaduais, você sabe exatamente o que esperar do investimento que está fazendo.
Inclusive, fazer esse cálculo pode ser mais simples do que você imagina. Para simplificar essa tarefa, o ideal é definir 5 indicadores iniciais:
- Quilometragem rodada por mês e por ano
- Custo do quilômetro rodado por veículo
- Tipo de veículo para cada operação
- Região de operação
- Retorno sobre o Investimento (ROI)
O gestor de frotas que está atento ao TCO otimiza o trabalho de toda sua equipe, desde os motoristas até os fornecedores. A partir disso, é possível elaborar ações precisas que visem a redução de custos e ganho de eficiência.
Qual a importância do ROI?
No universo dinâmico da gestão de frotas, compreender e otimizar o Retorno sobre o Investimento (ROI) é outro elemento fundamental para o sucesso do negócio.
Afinal, essa administração vai muito além da simples condução de veículos, uma vez que exige um olhar analítico que considere o desempenho econômico e a eficiência operacional.
Sendo assim, o ROI é uma métrica indispensável, proporcionando insights valiosos e decisões informadas sobre os investimentos realizados de modo geral. Nas frotas de veículos, o TCO é composto por itens como:
- Parcela de faturamento
- Custos de pneus
- Manutenções corretivas e preventivas
- Combustível
- Sistema de gestão
- Multas
- Documentos
- Seguro
- Emplacamento e licenciamento
- Juros de financiamento
- Depreciação do carro
Tudo isso é necessário para garantir as condições operacionais do veículo. Mas o cálculo do TCO não leva em consideração os benefícios gerados pelo produto, por exemplo.
Por isso, os gestores precisam analisar outro indicador importante para a gestão de frotas, o ROI. Um indicador muito eficaz para gestão de frotas e um poderoso aliado para mensurar todo processo que demanda investimentos de tempo, dinheiro ou recursos humanos.
O cálculo leva em consideração o retorno de vendas, a melhora da capacidade operacional, segurança, entre outros benefícios adquiridos com o investimento. Basta subtrair o custo da receita gerada e dividir o resultado também pelo custo.
Apesar do cálculo ser simples, é necessário identificar todas as variáveis que podem ser classificadas como um custo de investimento de negócio.
Confira um exemplo mais prático.
Vamos supor que você adquiriu um sistema de gestão de frotas e conseguiu reduzir os custos de combustível da sua frota, o cálculo seria:
ROI = [valor de lucro] – [valor do investimento] / [valor do investimento]
Ou seja, o cálculo do ROI é primordial para otimizar a gestão de frotas e potencializar o desempenho da sua empresa.
Isso porque ele pode ser utilizado na compra e na manutenção de veículos, treinamento e capacitação, aquisição de ferramentas e inovações como um sistema de gestão.
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É importante ressaltar que um TCO mais baixo não significa um ROI mais alto. Os dois não podem ser considerados inversamente proporcionais porque, às vezes, o barato pode sair caro.
Afinal, se você comprar um carro de menor valor, pode ser que ele acabe saindo caro pelos altos custos de manutenção corretiva e, assim, não terá um bom retorno.
Como funciona o cálculo do TCO?
Se você chegou até aqui, certamente entendeu a importância de TCO e ROI para o seu planejamento estratégico. Mas como fazer esse cálculo?
De maneira geral, ele é composto pelo custo de aquisição, custos de manutenção, utilização e depreciação:
- Valor de compra do veículo: representa o total investido para a aquisição ou, em alguns casos, os valores pagos mensalmente nas parcelas pelo financiamento.
- Despesas de utilização: são os custos relacionados à combustíveis, pedágios e lavagens para o uso do veículo no dia a dia na empresa.
- Custos de manutenção: implicam os gastos para prevenção e correção necessários para garantir a vida útil e a disponibilidade dos veículos.
- Depreciação: está relacionada com a perda de valor de um bem da sua empresa pelo uso ou pelo tempo.
Agora que você entendeu melhor o que significa cada variável envolvida nesse cálculo, confira a equação:
TCO = [valor de compra do veículo] + [despesas de utilização] + [custos de manutenção] – [valor de revenda do veículo]
Sim, o assunto é complexo. É preciso muita atenção e muito estudo para atuar de forma estratégica e apresentar bons resultados para a frota.
O Programa de Gestão de Frotas (PGF), por exemplo, tem um módulo completo de conteúdo especializado e vários exercícios para você entender na prática como essas siglas funcionam.
No entanto, o uso de planilhas para esses cálculos é muito arriscado, dada a sua natureza complexa, quantidade de itens de custo envolvidos e volumes de transações que são realizadas.
Como um sistema de gestão de frotas automatiza o cálculo do TCO?
Mensurar esses indicadores é extremamente importante, mas investir em soluções para fortalecer o seu gerenciamento é tão importante quanto.
Sendo assim, um sistema de gestão de frotas é um grande aliado nesse momento. Uma vez que ele registra todos os custos, categoriza, avalia a quilometragem percorrida e outros indicadores que auxiliam no cálculo do TCO.
O módulo TCO do Golfleet integra todas as informações que você precisa para um controle de custos eficiente na sua operação, com indicadores, operadores e opções de navegação.
Isso significa que você pode organizar e estruturar o dashboard de acordo com as suas necessidades e prioridades.
Ao longo da nossa história, ouvimos relatos de muitos gestores que se surpreendiam com os custos reais de um veículo dentro da sua empresa. Pensando nisso, desenvolvemos o módulo TCO.
Em diversos momentos você se questiona sobre a direção que os seus investimentos precisam tomar, não é mesmo? Nesses casos, o Golfleet pode responder perguntas como:
- Quando vale a pena comprar um novo veículo?
- O que é mais vantajoso entre compra ou aluguel de veículos?
- Quando é mais apropriado renovar a frota?
- Qual é o valor de mercado para cada veículo da frota?
- Quais são os custos anuais relacionados à documentação e impostos?
- Qual é a despesa mensal direcionada aos combustíveis?
Tendo essas informações em mãos, você estará capacitado para liderar com eficácia, promover uma gestão de recursos mais eficiente e sustentável para a sua operação.
O módulo TCO é um add-on do Golfleet, que integra uma série de recursos e funcionalidades para otimizar o seu trabalho. Para conhecer tudo o que a nossa tecnologia pode oferecer, agende uma demonstração gratuita do nosso sistema de gestão de frotas:
