Custo e despesa são, com toda certeza, dois fatores importantes na gestão financeira de qualquer empresa. Afinal, além de precisarem ser controlados, também é necessário saber quais as diferenças entre os dois para manter sua gestão de frotas funcionando e com lucratividade.
Quando o setor financeiro não possui a exata dimensão de seus gastos e confia em planilhas para colocar os valores de diferença entre custos e despesas, problemas aparecem com certa frequência e desestabilizam as previsões e resultados da empresa.
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De acordo com o IBGE, 48% das empresas nacionais acabam fechando suas operações em até 3 anos por má gestão financeira.
Assim, para evitar o declínio do seu lucro e o fechamento do seu negócio, é necessário contar com um planejamento financeiro eficiente e com controle de custos e despesas.
Para te ajudar a entender melhor como isso funciona, elaboramos este artigo com as principais informações sobre custo e despesa na gestão de frotas leves, além de como classificá-los no orçamento e ter controle sobre esses valores. Acompanhe:
Classificação de custos e despesas no fluxo de caixa
Controle de despesas e custos na gestão de frotas leves
O que são custos e despesas?
Por mais que sejam parecidos, custo e despesa podem ser diferenciados.
O que é custo e quais os principais tipos?
O custo de uma empresa envolve todos os gastos relacionados com a atividade-fim ou o produto final. Ou seja, são aqueles indispensáveis para sua produção ou prestação de serviços, portanto, sem eles é impossível que sua frota de veículos opere.
Entre os principais tipos de custo de uma empresa, podemos citar:
- Transporte
- Embalagens
- Materiais de limpeza e de conservação de fábrica
- Salário dos funcionários
- Depreciação do maquinário
- Manutenção de equipamentos
- Mão de obra
- Matéria-prima
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O que é despesa e quais os principais tipos?
Já a despesa está relacionada com todos os gastos que envolvem a administração da empresa, portanto, são aqueles necessários para que se tenha receita.
Dessa maneira, estes valores são referentes aos setores administrativos, de marketing, comerciais, tecnológicos e de desenvolvimento de produtos.
Entre os principais tipos de despesas que uma empresa pode encontrar, podemos citar:
- Campanhas publicitárias e estratégias de marketing
- Viagens de equipes
- Pró-labore
- Comissão de vendas
- Salários dos funcionários administrativos
- Telefone
- Produtos de higiene e lanches oferecidos aos funcionários
- Contas de energia, água e internet
- Materiais de escritório
- Aluguel do prédio
- Entre outros
Por que é importante diferenciar custos e despesas na gestão de frotas?
Uma necessidade de todas as empresas é manter os relatórios contábeis em dia para evitar maiores problemas. Afinal, isso contribui significativamente para a saúde financeira, principalmente na gestão de frotas.
Nesses relatórios estão todos os dados sobre as finanças da companhia, do salário dos funcionários até o valor gasto com a execução dos serviços, o que inclui, por exemplo, os gastos com combustível, manutenção, entre outros.
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Por mais que planilhas não sejam tão confiáveis para fazer uma gestão financeira devido sua facilidade de sofrer erros humanos, quando empresas elencam esses valores nelas ou em sistemas de gestão financeira e criam um panorama de como andam as operações da organização, é possível traçar estratégias para aumentar a lucratividade da empresa e verificar as áreas em que gastos podem ser reduzidos.
Ou seja, é de grande importância saber diferenciar custo e despesa na gestão de frotas para contar com uma melhor administração dos seus gastos gerais.
Um exemplo é que, com um gerenciamento eficiente de fluxo de caixa, é possível tomar decisões importantes para o crescimento da empresa, como alteração no valor das mercadorias ou serviços, corte de gastos excessivos ou desnecessários.
Isso, pois custo e despesa possuem pesos diferentes nas contas de uma empresa, que vão além de poderem ser fixos ou variáveis. Sendo assim, quando há um entendimento do quanto cada um reflete no orçamento, a gestão financeira é mais fluida e consciente.
Classificação de custos e despesas no fluxo de caixa
Após conhecer as diferenças entre custos e despesas, é hora de explorar como esses dois gastos serão classificados no fluxo de caixa.
As despesas, por exemplo, podem ser elencadas em tipos: regulares e extraordinárias.
- Despesas regulares: são previsíveis, ou seja, a empresa já tem conhecimento que precisará pagá-las, como os salários administrativos, impostos e aluguel.
- Despesas extraordinárias: acontecem sem nenhuma previsibilidade, são inesperadas. Como exemplo, podemos citar as multas e manutenções corretivas.
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Porém, ainda existem duas classificações muito importantes que envolvem tanto as despesas quanto os custos, chamadas fixas e variáveis. Veja só:
Controle de despesas e custos na gestão de frotas leves
Esses gastos não dependem do volume produzido ou vendido de mercadorias e da quantidade de horas trabalhadas. Além disso, são esperados em todos os meses.
Dessa maneira, independentemente ou não se a empresa obteve um bom faturamento no mês, ela deve arcar com esses gastos, como salários, aluguel, entre outros.
Controle de despesas e custos na gestão de frotas leves
De modo contrário, os gastos variáveis oscilam conforme o nível de produção, volume de vendas, quantidade de trabalho em um período ou desempenho de equipe.
Alguns dos principais exemplos são a conta de água, energia elétrica, matérias prima, horas extras, entre outros.
Porém, é importante lembrar que para empresas prestadoras de serviços, a única distinção entre custos e despesas é que os gastos não envolvem a produção de uma mercadoria e não haverá, portanto, compra de matéria-prima e outros elementos.
Sendo assim, cabe ao gestor de frotas elencar os gastos necessários para a realização dos serviços da própria frota. Desde a compra de materiais e equipamentos, como chaves e parafusadeiras, até os valores para o deslocamento da frota, como gasolina, estacionamento, pedágio, entre outros.
Controle de despesas e custos na gestão de frotas leves
Para conseguir o tão esperado controle financeiro nas despesas e custos da gestão de frotas leves, é indispensável contar com soluções que otimizem seus processos e facilitem a vida do gestor e do condutor, automatizando ações operacionais e agregando indicadores-chave de gestão.
Com o Golfleet Videotelemetria, por exemplo, é possível reduzir gastos com multa pela redução de comportamentos inseguros na condução, diminuir o consumo de combustível pelo módulo gestão de combustível e de rodagens.
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Além disso, o módulo de manutenção preventiva ajuda a reduzir o número de manutenções corretivas, que causam despesas maiores do que as preventivas, por exemplo.
Por fim, o gestor de frotas também conta com relatórios personalizados que permitem uma análise mais profunda para a criação de estratégias que ajudem no controle de despesas e custos.
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