No dia a dia de uma operação, o desvio de combustível é uma ameaça que pode afetar significativamente os seus resultados financeiros, mas nem sempre a prevenção à fraudes está no radar dos gestores.
Desde compras não autorizadas até registros de manutenção falsificados, essas atividades podem levar mais do que perdas financeiras e colocar em jogo a confiança entre as equipes.
Para proteger sua frota e garantir seu bom funcionamento, é crucial implementar uma estratégia robusta de controle de abastecimento. Sendo assim, vamos explorar juntos algumas táticas importantes que podem ajudar a identificar, controlar e evitar esses problemas.
O que são fraudes no abastecimento da frota?
Como identificar fraudes no abastecimento da frota?
Como controlar fraudes e desvio de combustível?
Como evitar desvio de combustível?
Qual o papel da gestão de frotas na prevenção à fraudes?
O que são fraudes no abastecimento da frota?
O desvio de combustível é um problema sério, que acaba comprometendo a integridade do controle de abastecimento.
Isso pode acontecer por uma série de fatores, desde a alteração dos registros até a utilização de métodos físicos, como a instalação de dispositivos nos tanques dos veículos.
Essas fraudes podem surgir de várias maneiras e por parte dos próprios motoristas responsáveis pelo abastecimento, por fornecedores ou por terceiros.
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Como identificar fraudes no abastecimento da frota?
Algumas maneiras de identificar fraudes no abastecimento da frota são incluir a análise dos valores abastecidos em relação ao consumo de cada veículo, a identificação de paradas não programadas e desvios de rota fora do comum.
Outros sinais de alerta são as incompatibilidades regulares entre o registro de abastecimento e os dados do veículo ou até mesmo relatos de comportamento suspeito.
Por esses e outros motivos, identificar o desvio de combustível na frota pode ser um desafio e tanto, mas acompanhar esses indicadores pode evitar as situações e ser o pontapé inicial para realizar um controle de abastecimento eficaz.
Como controlar fraudes e desvio de combustível?
De modo geral, manter um registro detalhado e analisar os padrões de consumo são dois dos passos essenciais para identificar qualquer indício de possíveis irregularidades. Aqui estão outras ações importantes para manter o desvio de combustível sob controle:
Mapear o abastecimento da frota
Para começar, você precisa ter uma visão abrangente de todo o processo. Mapeie cada uma das etapas, desde a solicitação de combustível até o registro da transação, já que isso pode ajudar a identificar pontos vulneráveis.
O mapeamento contribui para entender a produtividade dessa rotina e quais ações podem ser tomadas para aprimorar e otimizar os seus recursos, além de economizar tempo.
Identificar os gargalos
Após mapear os processos, é hora de encontrar as áreas de risco, que podem estar relacionados a um posto de abastecimento específico, um determinado turno ou certos veículos.
Com essa identificação, é possível direcionar a sua atenção para questões mais problemáticas e urgentes, aplicando soluções mais eficazes. Resolver o problema desde a origem é uma forma de garantir que ele não volte a acontecer no futuro.
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Utilizar um cartão combustível
O cartão de combustível funciona como um ótimo mecanismo de controle. Graças a ele, os gestores podem estabelecer limites, monitorar transações em tempo real e restringir os locais de compra de combustível.
Dessa forma, cada detalhe da transação fica registrado, o que facilita a identificação de padrões suspeitos e permite uma auditoria mais precisa.
Pelos mesmos motivos, o risco de fraudes e desvio de combustível diminui consideravelmente, já que os motoristas estão cientes dessa prática e usam os recursos da empresa com ainda mais responsabilidade e transparência.
Comparar as disparidades
Ao se perguntar como controlar fraudes e desvio de combustível, lembre-se de comparar a quantidade abastecida com o consumo registrado por cada veículo.
Também é importante levar em consideração fatores como eficiência do veículo, tipo de carga transportada e condições de operação. Afinal, as disparidades podem indicar fraudes, mas precisam de uma investigação mais detalhada antes de chegar a qualquer conclusão.
Ficar de olho em paradas não planejadas
Quando estiver observando as paradas não planejadas e desvios de rota incomuns, analise a duração e a frequência dessas situações.
Esse monitoramento é mais simples com a ajuda de um sistema de gestão de frotas, que registra as atividades e permite a identificação de padrões suspeitos. Ou seja, uma mão na roda para tomar medidas preventivas e evitar o desvio de combustível.
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Entender o padrão de abastecimento da frota
Outra saída é investigar se algum padrão foge do controle, pois alguns indícios de atividades fraudulentas são múltiplos abastecimentos em curtos períodos ou em locais não autorizados, por exemplo.
Contudo, tenha certeza de que está analisando essas quantidades em relação às rotas e às necessidades operacionais dos veículos.
Inspecionar os veículos
Realizar inspeções periódicas nos tanques de combustível e em outros componentes relacionados ao abastecimento também pode ajudar a identificar sinais de adulteração, como marcas de violação ou a presença de dispositivos ilegais.
Limitar o acesso aos postos de combustível
Para evitar os desvios de combustível e registrar quem abastece o que e quando, é possível implementar um sistema de controle de acesso nos postos de abastecimento, como cartões de frota ou códigos de identificação.
Auditar os registros
Ter um controle de abastecimento com auditorias periódicas nos registros é mais uma estratégia para identificar discrepâncias, inconsistências e padrões suspeitos que possam indicar fraudes. Essas auditorias devem ser conduzidas de forma sistêmica e documentadas adequadamente.
Verificar os dados de consumo
Nesse caso, o recomendado mesmo é aproveitar ao máximo o potencial de um sistema de gestão de frotas. Com essa ferramenta, é possível examinar os padrões de consumo ao longo do tempo e em diferentes condições, além de considerar variáveis como localizações divergentes e postos sem localização.
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Como evitar desvio de combustível?
As mesmas estratégias para controlar fraudes servem para evitar desvios de combustível. Mas prevenir essas situações vai muito além do monitoramento, até porque elas podem voltar a acontecer se não houver uma mudança a nível organizacional.
Portanto, não se esqueça de promover uma cultura de responsabilidade e transparência para fortalecer as defesas da sua gestão de frotas. Alguns exemplos para fazer isso acontecer são:
- Treinamentos regulares
- Comunicação aberta
- Implementação de políticas claras
E, mais uma vez, precisamos reforçar a importância da adoção de tecnologia nesses casos. Desse modo, você conta com segurança e dados valiosos para uma otimização contínua da operação.
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Qual o papel da gestão de frotas na prevenção à fraudes?
Centralizar o controle de abastecimento e as análises de dados é imperativo para normalizar os padrões de consumo e, como resultado, identificar situações um tanto quanto suspeitas.
Nesse sentido, um sistema de gestão de frotas permite monitorar as transações em tempo real, o comportamento dos motoristas e avaliar o desempenho dos veículos.
A integração entre monitoramento, relatórios detalhados e insights transformam a maneira como você realiza o controle de combustível. Além disso, você pode turbinar a ferramenta com um módulo add-on dedicado justamente ao controle de abastecimento e que oferece benefícios como:
- Redução de custos com abastecimentos
- Eficiência operacional
- Veículos com performance e rendimento melhores
- Tomada de decisões informadas
- Previsibilidade de gastos
- Identificação de hábitos de consumo
Ter essa ferramenta é uma oportunidade para acabar com as tentativas de fraude e contribuir para a criação de um ambiente de maior transparência e responsabilidade, como evidenciamos a importância.
Em outras palavras, uma tarefa indispensável, mas complexa sem o apoio certo, se torna simples. Com a Golfleet, você encara esses e outros desafios com ainda mais confiança.
Para conhecer a fundo todo o potencial de um sistema de telemetria, acompanhe um guia completo e gratuito sobre o assunto:
