Se você ainda gerencia o abastecimento da sua frota com base em notas fiscais acumuladas, planilhas manuais e registros dispersos, precisa saber que esse modelo já ficou no passado.
Além de consumir tempo e estar sujeito a erros, essa abordagem dificulta a tomada de decisões e pode gerar custos desnecessários para a empresa. Mas a boa notícia é que existe uma forma mais eficiente e estratégica de lidar com isso: a automação da gestão de abastecimento. Vem entender como o Golfleet pode te ajudar.
O que é gestão de abastecimento?
Como montar um processo de gestão de abastecimento eficaz?
Os perigos da gestão de abastecimento manual
Como reduzir custos de gestão de abastecimento?
A importância da automação na gestão de abastecimento
O que é gestão de abastecimento?
Gerenciar o abastecimento de uma frota vai muito além de apenas pagar pelo combustível e ficar de olho nos comprovantes: envolve controle de custos, monitoramento de consumo e até a prevenção de fraudes.
No entanto, para muitos gestores, esse processo ainda é feito de forma manual: pilhas de notas fiscais, registros em planilhas e cálculos intermináveis. O resultado? Falta de precisão nos dados, dificuldade para identificar desperdícios e um rombo silencioso no orçamento.
A boa notícia é que a tecnologia mudou esse cenário. Hoje, ferramentas inteligentes como o módulo adicional de controle de abastecimento do Golfleet automatizam todo o processo, garantindo informações precisas e de fácil acesso.
Assim, a gestão de abastecimento da frota deixa de ser um problema e passa a ser um diferencial estratégico da empresa.
Leia mais: Controle de abastecimento: automatize a gestão de combustível da sua empresa com o Golfleet
Os perigos da gestão de abastecimento manual
Métodos manuais ainda são comuns na gestão de abastecimento de combustível, mas a falta de automação pode trazer desafios que impactam diretamente os custos e a eficiência da frota.
Sem um controle centralizado e preciso, erros, fraudes e desperdícios podem passar despercebidos, comprometendo a operação:
- Erros humanos
O preenchimento manual de planilhas e o controle de notas fiscais estão sujeitos a falhas, resultando em registros incorretos e informações imprecisas.
- Falta de clareza e visibilidade
Sem um sistema de gestão de abastecimento, os gestores não têm acesso a dados confiáveis, o que dificulta a análise de consumo e a tomada de decisões estratégicas.
- Maior risco de fraudes
O controle manual torna mais difícil identificar (e comprovar) abastecimentos suspeitos e inconsistências nos registros.
- Atrasos e burocracia
Com a constante necessidade de reunir documentos físicos e consolidar informações manualmente, os processos atrasam e a eficiência é comprometida por completo.
- Dificuldade na análise de custos
Não possuir um sistema de gestão de abastecimento significa que calcular o custo por quilômetro rodado e identificar oportunidades de economia se tornam grandes desafios.
Como montar um processo de gestão de abastecimento eficaz?
Para ter uma gestão de abastecimento de combustível realmente eficiente, é preciso transformar dados soltos em informações úteis para decisões estratégicas. Aqui estão os pilares essenciais para um processo bem estruturado:
1. Automatize o controle de abastecimento
Chega de papelada. O primeiro passo é eliminar processos manuais e integrar um sistema que centralize todas as informações automaticamente. Isso significa dizer adeus a planilhas manuais, recibos acumulados e registros dispersos.
Com uma solução automatizada, como o sistema de gestão de abastecimento do Golfleet, você acompanha todas as transações, o que garante maior precisão e segurança nos dados.
2. Monitore o consumo de combustível ao longo do tempo
Saber exatamente quanto cada veículo consome evita desperdícios e ajuda a identificar padrões anormais de gasto. É aí que entram os indicadores de um sistema de gestão de abastecimento, fornecendo um histórico completo para mais previsibilidade de custos e identificação de oportunidades.
3. Defina limites e políticas de abastecimento
Regras claras para abastecimento evitam excessos e, de quebra, melhoram o controle sobre os custos da frota. Sendo assim, é importante olhar para a gestão de abastecimento da frota como um todo:
- Estabelecer limites e valores (quando possível)
- Definir postos credenciados
- Restringir o uso de determinados tipos de combustível
- Exigir justificativas para abastecimentos fora do padrão
Com essas diretrizes bem definidas, a empresa reduz desperdício e mantém um controle financeiro mais rigoroso ao mesmo tempo.
4. Estruture um plano de combate às fraudes
Fraudes no abastecimento podem gerar grandes prejuízos para a empresa. Com um sistema automatizado, é possível detectar irregularidades como abastecimentos fora do horário de trabalho, médias de consumo fora do normal e locais não autorizados.
A detecção precoce dessas inconsistências ajuda a prevenir prejuízos e a manter a integridade dos processos.
5. Integre com cartões de abastecimento
Essa é uma ótima solução para centralizar todas as informações financeiras em um único lugar, garantindo mais controle e rastreabilidade sobre os gastos com combustível.
Além disso, é possível conciliar automaticamente os registros do sistema com as faturas dos fornecedores, eliminando erros e discrepâncias. Como resultado, a administração dos pagamentos se torna mais ágil e transparente, facilitando o dia a dia dos gestores.
Leia mais: Comercial Responde: como a integração de combustível potencializa a redução de custos da frota?
6. Gere relatórios e tome decisões estratégicas
Com todos os dados organizados e acessíveis em tempo real, a análise dos custos e do desempenho da frota se torna muito mais eficiente.
Relatórios detalhados ajudam a identificar veículos com alto consumo de combustível, tomar decisões sobre substituição de veículos menos econômicos e criar estratégias para reduzir desperdícios.
Ao seguir esses passos, a gestão de abastecimento deixa de ser um desafio e se torna um aliado da produtividade e da economia da frota.
Como reduzir custos de gestão de abastecimento?
O combustível é um dos maiores custos da operação de qualquer frota. Por isso, qualquer desperdício ou falta de controle pode impactar diretamente a rentabilidade do negócio. Algumas práticas que ajudam a reduzir custos incluem:
- Comportamento dos motoristas
Hábitos como acelerar e frear bruscamente aumentam o consumo. Com dados precisos de um sistema de gestão de abastecimento, é possível treinar a equipe para uma condução mais econômica de forma concreta e personalizada.
- Negociação com fornecedores
O preço do combustível pode variar bastante de um posto para outro, e conseguir boas condições de compra faz toda a diferença no orçamento da frota. Avaliar programas de descontos e estabelecer parcerias são formas eficazes de reduzir custos.
- Escolha de combustíveis mais eficientes
Nem sempre o mais barato é a melhor escolha para reduzir custos. Além disso, combustíveis de baixa qualidade podem comprometer o desempenho dos veículos e aumentar a necessidade de reparos.
Leia mais: Biocombustível: o que é, quais as vantagens e por que utilizar em sua frota?
- Ociosidade e desperdícios
O tempo que um veículo passa parado com o motor ligado pode parecer inofensivo, mas ao longo do tempo, o desperdício de combustível pode ser significativo. Práticas como desligar o motor e evitar rotas congestionadas ajudam a reduzir o consumo desnecessário.
Leia mais: Vícios ao volante: saiba como reconhecer e evitar os 6 mais perigosos para um veículo
- Manutenção preventiva regularmente
Motores desregulados, pneus com calibragem inadequada e filtros de ar sujos são um perigo. A manutenção preventiva garante que os veículos estejam sempre operando com máxima eficiência, evitando gastos extras e prevenindo problemas mecânicos.
Ao combinar essas estratégias com a automação na gestão de abastecimento, sua empresa conseguirá reduzir os custos sem comprometer a eficiência operacional da frota, tornando a operação mais sustentável e competitiva.
A importância da automação na gestão de abastecimento
Com o módulo de controle de abastecimento do Golfleet, você coloca um fim na papelada e tem acesso a dados precisos e automatizados, sem precisar lidar com notas fiscais e conferências intermináveis.
Ele integra diretamente com os principais players de cartão de combustível do Brasil, coletando as informações de abastecimento sem burocracia e entregando de forma automática:
- Custo exato em reais por quilômetro rodado
- Média de consumo por veículo
- Média de preço por litro e por tipo de combustível
- Identifica abastecimentos suspeitos e possíveis fraudes
- Sinaliza veículos que estão fora do padrão de consumo
Tendo essas informações em mãos, fica mais fácil tomar decisões mais rápidas e estratégicas sobre a gestão de abastecimento da frota e garantir benefícios como:
- Redução de custos
Identifique rapidamente quais veículos consomem mais e encontre soluções para otimizar a rota ou a direção do condutor.
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- Transparência e controle
Acabe com os reembolsos baseados em anotações manuais e tenha um histórico detalhado de cada abastecimento.
- Otimização do consumo
Descubra padrões e tome a melhor decisão sobre combustível, planejamento de rotas e manutenção preventiva.
Ou seja, é mais controle e menos desperdício, com uma só solução. Chega de perder tempo com pilhas de notas fiscais ou tentar encontrar inconsistências manualmente.
Combinando o nosso sistema com o módulo adicional de controle de abastecimento, você tem tudo o que precisa para otimizar sua frota, economizar e garantir mais segurança operacional. Vamos transformar sua gestão de abastecimento?
