Já sabe, 2025 está logo aí. E uma boa organização pode ser a diferença entre um ano tranquilo e cheio de eficiência, ou um mês atrás do outro cheio de surpresas desagradáveis. Mas sem desespero, vamos explorar tudo o que você precisa saber para fazer o planejamento de frota e enfrentar os desafios de cabeça erguida.
O que é planejamento de frota?
Para que serve o planejamento de frota?
Quais são os benefícios do planejamento de frota?
Os principais desafios no planejamento de frota
Como fazer o planejamento de frota?
Como analisar o desempenho?
Tendências para 2025 na gestão de frotas
Tecnologias para um planejamento de frota com resultados
O que é planejamento de frotas?
Planejamento de frota é o processo de organizar, monitorar e ajustar tudo o que for relacionado à sua operação para alcançar as metas estabelecidas. Ele envolve desde a escolha e manutenção dos veículos até a gestão dos motoristas, rotas e custos. Ou seja, é o mapa que orienta sua frota para o sucesso.
Para que serve o planejamento de frotas?
Gerenciar uma frota sem o mínimo de organização não é o caminho mais adequado. Você pode gastar mais combustível do que deveria, enfrentar veículos parados por falta de manutenção e ainda perder oportunidades de melhoria, colocando sua frota e seus condutores em risco.
O planejamento de frota serve para evitar exatamente isso. Ser reativo não basta, é preciso ser proativo. Apenas lidar com os desafios conforme eles surgem não é a maneira mais eficiente de conduzir algo tão importante.
De acordo com uma análise da Parceria Consultores, a falta desse cuidado acaba levando a diversos sintomas maléficos que afetam toda a empresa. Aqui estão alguns deles:
- Dificuldade de compartilhar e colaborar
Sua cabeça está repleta de ideias e projetos, mas você não consegue compartilhar com sua equipe.
- Várias planilhas, mas a informação não está integrada
Mesmo contando com diversas planilhas criadas e organizadas, você não consegue perceber uma simbiose entre as informações que elas apresentam, dificultando a tomada de decisão.
- Não há conexão entre metas, projetos e pessoas
Suas ações não estão sendo vistas holisticamente. Você cria metas que não possuem uma boa logística enquanto projetos e que não cabem na rotina já estabelecida de seus colaboradores.
- Você não consegue reunir os líderes para avaliar o andamento dos planos e projetos estratégicos
A rotina não permite que você realize reuniões com a sua liderança para discutir as estratégias traçadas, o cumprimento das metas e o andamento dos projetos.
- Seus colaboradores não se comunicam com você sobre prazos ou atrasos
Seus colaboradores conseguem agir de forma independente, mas você, enquanto líder, não sabe dos prazos ou atrasos.
- O mercado anda mais rápido que sua empresa
Mesmo possuindo metas, você percebe que o mercado está sempre um passo à sua frente, e sua organização não consegue acompanhá-lo.
- Você não consegue acompanhar o desenvolvimento de projetos
O andamento dos projetos não possui uma plataforma que o permita acompanhar corretamente o seu desenvolvimento.
- Você não consegue tomar decisões na hora certa
Por não ter acompanhamento dos projetos, você não consegue tomar decisões na hora certa e nem conta com as informações adequadas para isso.
Quais são os benefícios do planejamento de frota?
Quando você planeja, consegue prever cenários, agir com mais precisão e ter controle total sobre sua operação. Fora isso, vários benefícios surgem dessa abordagem:
Confiabilidade da frota
Um planejamento adequado em relação à frota consegue manter a integridade dos veículos, pois evita que as manutenções preventivas no tempo certo sejam negligenciadas ou “esquecidas”. Com isso, os problemas mecânicos também diminuem e a produtividade é garantida.
Redução dos custos de manutenção
A manutenção preventiva sempre custará menos do que a manutenção corretiva. Quando os veículos apresentam problemas por falta de revisão significa um imprevisto, prejudica a frota e também os condutores. Além disso, ações preventivas também minimizam a depreciação do veículo.
Segurança proativa
Outro quesito que não pode ter uma postura passiva é a segurança. As estratégias passivas não fornecem aos gestores de frota dados de segurança suficientes para informá-los sobre o que está acontecendo. Para alcançar algum nível de segurança satisfatório é preciso agir e não esperar que apenas órgãos fiscalizadores e condutores cumpram seus papéis.
Ler mais: Reduza o comportamento de risco no trânsito em sua gestão de frotas com ajuda da tecnologia
Menores custos de combustível
Quando há proatividade na gestão da frota, os custos com combustível também são reduzidos. Pelo cuidado constante com os motores, os veículos são capazes de rodar mais com menos, além dos pneus sempre estarem em boas condições.
Os principais desafios no planejamento de frotas
Pois é, planejar uma frota eficiente não é tarefa fácil, mas não podemos tapar o sol com uma peneira. Alguns desafios exigem uma atenção especial, olha só:
- Gestão de custos operacionais: combustível, manutenção e outros custos variáveis podem flutuar e fugir do controle sem planejamento e gestão de frotas de veículos.
- Previsibilidade das demandas: sazonalidade ou mudanças súbitas no mercado acabam exigindo a capacidade de redimensionar a frota, redistribuir rotas e realocar os motoristas.
- Gestão de motoristas: engajar a equipe, manter o treinamento em dia e evitar atrasos ou infrações são questões recorrentes.
- Falta de dados: sem informações confiáveis, é difícil tomar decisões certeiras.
Quando falamos em dados, a maior dificuldade está em transformá-los em insights e, claro, a habilidade de interpretar isso tudo para que as estratégias realmente ganhem vida.
Como fazer o planejamento de frota?
O tamanho do mercado de gerenciamento de frota ao redor do mundo deve chegar a US$ 34 bilhões até 2025, segundo uma pesquisa da MarketsandMarkets. Por isso, quem está no comando vai ter um papel cada vez mais importante nas organizações.
Aqui vão algumas dicas para desdobrar um planejamento e gestão de frotas de veículos proativo:
1. Avalie o desempenho atual da frota
Antes de planejar o futuro, é essencial entender como a frota está operando no presente. Para isso, comece analisando: custos operacionais, consumo de combustível, índice de manutenção corretiva e eficiência dos motoristas.
Não se esqueça dos gargalos. Há veículos com alto consumo de combustível? Muitas rodagens fora do horário comercial? Motoristas acumulando multas? Essa análise inicial servirá como base para identificar pontos fortes e áreas de melhoria.
2. Defina metas claras e alcançáveis
Estabeleça metas específicas que nortearão as ações ao longo do ano. Use a metodologia SMART (específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo definido).
Alguns exemplos bem práticos são reduzir o consumo de combustível até a metade do ano ou substituir a frota por veículos mais econômicos ou sustentáveis até dezembro. Ter metas claras permite direcionar recursos e esforços de forma eficiente.
3. Mantenha registros completos da frota
Com registros detalhados da frota, é mais simples detectar problemas e encontrar a sua origem. Tendo informações, os gestores conseguem implementar novas políticas e procedimentos que garantam a segurança da frota e dos condutores.
4. Use relatórios de manutenção para manter os padrões de segurança da frota
Se algum reparo for necessário, os gestores podem priorizá-lo conforme o nível de gravidade e garantir que seja feito rapidamente. Também é possível aumentar a segurança da frota tendo esses registros atualizados em mãos junto a um bom plano de manutenção para frota.
5. Acompanhe a distância percorrida por mês por cada veículo
Ao acessar os registros sobre quantos quilômetros cada veículo da frota percorre é possível determinar o tamanho dos riscos envolvidos, permitindo que, quanto mais os veículos rodam, melhores são os protocolos de segurança.
6. Estabeleça ciclos de substituição
A segurança da frota e dos condutores também é garantida com a devida atenção ao desgaste dos veículos. É preciso estabelecer parâmetros para saber quando é a hora de realizar a renovação da frota. Nesse ponto, inclusive, os registros de manutenção irão ajudar a conseguir um valor melhor sobre eles.
7. Incentive as boas práticas de segurança
Estabeleça protocolos e políticas que incentivem os condutores a agir com segurança em todas as situações. Facilite o acesso ao conhecimento a respeito de direção defensiva, psicologia do trânsito e inteligência emocional, fatores importantes para a equipe.
8. Gerencie os motoristas de forma estratégica
Os condutores são o coração da operação, então um planejamento eficiente precisa levar em conta o desempenho e o bem-estar deles. Para isso, implemente treinamentos regulares, crie sistemas de incentivos e garanta pausas adequadas.
Um bom relacionamento com os motoristas também contribui para a retenção de talentos e o engajamento da equipe.
Leia mais: Avaliação de desempenho de motoristas e indicadores de produtividade na gestão de frotas
Como analisar o desempenho?
Não adianta planejar se você não medir os resultados. Sendo assim, use indicadores-chave de desempenho para monitorar a eficiência da frota, como:
- Rodagem por veículo para identificar uso excessivo ou ociosidade
- Quantidade de infrações para entender quais motoristas ou situações demandam correções
- Consumo médio de combustível para identificar veículos que apresentam maior gasto
- Frequência de manutenções para garantir a saúde da frota
Indicadores como esses ajudam a observar o que evoluiu e quais áreas ficaram para trás, permitindo ajustes no planejamento de frota ao longo do ano e maior eficiência operacional.
Tendências para 2025 na gestão de frotas
Sem planejamento e gestão de frotas de veículos não existe organização. Garantir segurança, controle, produtividade e redução de custos não acontece do dia para a noite.
Segundo uma pesquisa realizada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), 21% das empresas não conseguem sobreviver após o primeiro ano de vida. E um dos principais motivos ao qual se atribui isso, conforme um estudo do Sebrae, é a falta de planejamento nas empresas, em especial naquelas de pequeno e médio porte.
Quando gestores não projetam seus próximos passos, não consideram o que está por vir e não têm planos de ação, estão fadados a ter como principal atividade no dia a dia a resolução de problemas.
É aí que eles começam a ficar presos ao operacional, apenas apagando incêndios, sem tempo para tratar questões realmente ligadas à gestão.
As tendências mundiais de gestão apontam que os dados são o presente e futuro, no caso da gestão de frotas isso não é diferente. O novo cenário mostrou que é preciso digitalizar as ações da empresa para otimizar a entrega de resultados.
Sendo assim, a gestão de frotas baseada em dados em breve deixará de ser uma escolha e passará a ser uma necessidade independentemente da sua área de atuação.
Considerando tudo isso, os gestores de frotas estão tendo que desenvolver habilidades que vão além de atribuições operacionais. Há uma demanda crescente por conhecimento em tecnologia, uso de dados, análise e previsão estratégica.
Gestores que querem traçar um caminho de evolução precisam começar o mais breve possível nos seguintes pontos:
- Aperfeiçoamento em tomar decisões com base em dados
- Saber se comunicar bem com todos os setores da empresa, dos condutores aos C-levels
- Saber como engajar os condutores às boas práticas para garantir segurança e redução de custos
- Estar sempre atento às mudanças legislativas
A boa notícia é que, com as ferramentas certas, não tem por que a sua gestão de frotas ficar para trás. Então vamos conversar sobre as que não podem ficar de fora do seu planejamento.
Tecnologias para um planejamento de frotas com resultados
É humanamente impossível dar conta de todos os detalhes que fazem uma gestão de frotas eficiente. Por isso, você precisa investir tempo em conhecer tecnologias que auxiliem seu trabalho e que devem fazer parte do seu ano de 2025.
Com recursos como telemetria e videotelemetria para um controle avançado, você tem uma garantia a mais de que pode cumprir todos os objetivos sem dificuldade. Isso porque um bom sistema de gestão de frotas oferece:
- Mais segurança para os seus condutores e veículos
- Redução de despesas com manutenções e sinistros
- Controle de custos por quilômetro rodado
- Redução de custos com combustível e multas
- Minimização da baixa produtividade com veículos parados e sem rastreio
- Controle de onde está a frota
- Retorno do investimento, melhorando os custos da operação
- Diminuição dos acidentes de trânsito
Tudo isso acontece com máxima automação e, ainda, coloca nas mãos dos gestores uma ferramenta de análise de dados poderosa.
Com isso, além de atuar de forma proativa sobre a frota, você consegue alcançar a tão necessária gestão baseada em dados, deixando de atuar apenas na solução de problemas e atuando de forma estratégica e protagonista.
Para alcançar esses resultados mais rápido, adote a Golfleet como base para a gestão de suas frotas. E antes de ir embora, aproveite um eBook completo e gratuito sobre a telemetria.
