O controle de abastecimento é um processo inevitável na gestão de frotas, pelo menos para as que buscam manter a saúde financeira da empresa e a produtividade da operação.
Como o próprio nome sugere, é um cuidado que envolve a gestão de combustível, mas assim como toda e qualquer coisa na vida, existe o jeito certo e errado de se fazer.
É preciso acompanhar indicadores confiáveis e visualizar de forma integral os abastecimentos, o que exige comprometimento. A boa notícia é que o Golfleet dispõe de um módulo dedicado exclusivamente ao controle de combustível e você entende agora como ele funciona.
O que é controle de abastecimento?
Qual a importância do controle de abastecimento?
Como funciona o controle de abastecimento?
Benefícios do controle de abastecimento
Principais indicadores do controle de abastecimento
Maiores erros na gestão de combustível
Conheça o módulo de gestão de combustível do Golfleet
O que é controle de abastecimento?
O controle de abastecimento envolve a análise de relatórios sobre a utilização de combustível na gestão de frotas, mas essa não é a sua única atividade. Isso porque também envolve um conjunto de ações com o objetivo de estabelecer parâmetros e, assim, otimizar os recursos e a operação de modo geral.
Para realizar esse processo, os gestores até podem fazer o controle manual, mas 88% das planilhas possuem erros e não queremos isso para o seu controle de abastecimento.
Sendo assim, o recomendado mesmo é investir em um sistema de gestão de frotas como o Golfleet, que tira essa obrigação da sua lista. Isso porque o módulo de controle de abastecimento reúne todas as informações necessárias para um gerenciamento eficiente dessa área.
No final do conteúdo você encontrará tudo o que precisa saber sobre o módulo e como ele funciona, então se você já entende a importância dessa prática, é só ir até lá. Mas caso você tenha alguma dúvida sobre o assunto, continue a leitura no próximo tópico.
Sugestão de leitura: Como driblar a inflação e garantir uma redução nos gastos com combustível da frota utilizando o Golfleet
Qual a importância do controle de abastecimento?
Com os preços sempre em alta e oscilando, a importância de monitorar o abastecimento de combustível é bem evidente, uma vez que previne que a empresa sinta tanto o impacto desses e outros fatores.
Além disso, a redução de custos é uma prioridade nas operações que envolvem o uso de veículos, onde os recursos devem ser bem utilizados e alocados, mas sem prejudicar as demais áreas.
Sendo assim, o controle de abastecimento de combustível possibilita que os gestores não precisem mais se preocupar com o dinheiro indo pelos ares. Por meio desse gerenciamento, é possível traçar um plano certeiro para o abastecimento de combustível da frota.
Como funciona o controle de abastecimento?
O controle de abastecimento vai muito além de um simples registro com datas e gastos com combustível. Afinal, para ser eficiente de verdade e proporcionar os resultados esperados, a administração precisa ser completa.
Nesse sentido, a gestão de combustível também consiste na análise de indicadores, como consumo de combustível, despesas para manutenção da frota, multas, acidentes e capacidade do veículo.
Com isso em mãos, fica bem mais simples decidir qual combustível usar, em que momento e para quais veículos. Um controle bem estruturado como esse pode até mesmo indicar o momento certo de renovar a frota.
Portanto, manter o abastecimento de combustível na ponta do lápis é uma maneira de entender o consumo dos carros, mas também de usar essas informações para reduzir custos e otimizar a operação.
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Benefícios do controle de abastecimento
Acreditamos que o potencial do controle de abastecimento da frota já ficou evidente, mas vamos abordar os benefícios para reforçar ainda mais a importância dessa prática.
Redução de custos
Com a gestão de combustível em dia, a empresa passa a economizar com os abastecimentos, uma vez que eles têm destino certo e levam em consideração fatores como o carro, a quilometragem e o trajeto realizado.
Essas informações são cruciais para um controle eficiente. Do mesmo modo, manter um registro do abastecimento de combustível da frota é um benefício estratégico para o negócio, afinal, é o histórico gerado que permite melhores decisões, seja no presente ou no futuro.
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Eficiência operacional
Outra consequência natural do controle de abastecimento é que, como os veículos são alimentados com um combustível correto e de qualidade, a performance e o rendimento também é melhor.
Com isso, os motoristas terão o que precisam para realizar o seu trabalho, mas com o diferencial de viagens mais econômicas.
Tomada de decisões melhores
Além de contribuir com a economia e a produtividade, a gestão de combustível promove uma melhoria para todo o ecossistema da frota. Tudo isso porque armazenar dados e criar um histórico para a empresa é extremamente útil para qualquer processo decisório.
Um dos benefícios do Golfleet é que ele dispensa o uso de tarefas manuais para realizar esse acompanhamento. Ao invés de alimentar planilhas e se perder em documentos, nosso sistema de gestão de frotas reúne todos os dados que você precisa e apresenta essas informações na forma de relatórios completos.
Previsibilidade de gastos
Tendo em mãos as informações do abastecimento de combustível da frota, os gestores fazem o planejamento orçamentário sólido, com a certeza de que não precisam mais contar apenas com a intuição.
Do mesmo modo, os relatórios diminuem drasticamente os imprevistos e prejuízos financeiros. Isso traz uma maior segurança para a empresa, pois não haverá surpresas desagradáveis no momento de pagar as contas.
Identificação de hábitos de consumo
Um controle de combustível adequado também permite entender os hábitos de abastecimento de cada motorista da frota e identificar se existe um padrão, como esperar para abastecer apenas quando o tanque está em níveis baixos ou quase vazios.
Isso é importante porque tal comportamento prejudica o motor do carro, acarretando também em danos financeiros para a empresa devido aos gastos com manutenção corretiva.
Por outro lado, monitorar o consumo contribui para a manutenção preditiva, uma vez que permite a identificação precoce de problemas mecânicos.
Entender como os condutores realizam o abastecimento de combustível também possibilita identificar se eles estão frequentando estabelecimentos com preços mais elevados, o que também impacta de forma negativa o fluxo de caixa.
Com o Golfleet, você chega ainda mais longe com a sua gestão de combustível, pois é possível verificar localizações divergentes, postos sem localização e, como consequência, fraudes e desvios de combustível e de rota.
Sustentabilidade ambiental
A gestão de frotas não se trata apenas de eficiência, produtividade e redução de custos. Devemos sempre lembrar do impacto significativo que essas operações têm sobre o meio ambiente e fazer tudo ao nosso alcance para minimizar os danos.
Sendo assim, otimizar o abastecimento de combustível também é uma forma de contribuir para práticas de sustentabilidade no transporte, reduzir a pegada de carbono e cumprir metas ambientais.
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Principais indicadores do controle de abastecimento
Como vimos anteriormente, o controle de combustível não é eficiente sem indicadores. O pontapé inicial dessa prática é analisar esses dados e entender o que eles representam em relação aos abastecimentos, para só então começar o planejamento.
A seguir, você confere os principais indicadores de uma gestão de combustível.
Condição do veículo
Sem entender a condição real dos veículos da sua frota, é bem provável que você não obterá os resultados desejados com o controle de abastecimento. Nesse contexto, entram em jogo informações como a idade, o consumo por litro e até mesmo os componentes que precisam ser substituídos.
Dessa forma, será mais fácil identificar quais são os carros mais econômicos e, o que é ainda mais importante, aqueles que estão provocando um alto custo de abastecimento.
Tipo de combustível
Outro passo importante para a redução de custos é analisar o tipo de combustível utilizado pelos veículos.
Em certos modelos, o álcool costuma ter um rendimento inferior à gasolina, por exemplo. Na prática, isso significa que o preço do álcool precisa ser consideravelmente menor que o da gasolina para se tornar vantajoso.
Os gestores devem levar isso em consideração ao manter o controle de abastecimento da frota, observar os valores na bomba e o desempenho dos veículos. Assim, é possível determinar qual tipo de combustível mais viável.
Sugestão de leitura: Biocombustível: o que é, quais as vantagens e por que utilizar em sua frota?
Trajeto
Quando se trata do dia a dia dos motoristas, seja em viagens longas ou percursos mais curtos, o trajeto é um fator crucial para a gestão eficiente do combustível. A natureza das rotas por si só tem um impacto direto nos gastos com abastecimento.
Um trajeto que passa por estradas pavimentadas e com faixas duplas, por exemplo, exige menos paradas, ultrapassagens e trocas de marchas. Por outro lado, áreas urbanas e movimentadas demandam mais frenagens e retomadas, o que resulta em um maior consumo de mais combustível.
Ao cruzar essas informações com dados sobre o motor e o tipo de combustível utilizado, é possível não apenas fazer um controle mais eficiente, mas também determinar qual o veículo ideal para cada itinerário.
Carga
A quantidade de carga transportada e como ela é distribuída também afetam o consumo de combustível. Afinal, quanto mais pesado o veículo, maior será o gasto, não importando o percurso ou a forma de condução.
Por essas mesmas razões, é importante levar em consideração esses indicadores, sempre buscando a compatibilidade entre a capacidade de peso do veículo e a demanda.
Perfil de dirigibilidade
Também não podemos nos esquecer que o fator humano é um indicador relevante para o controle de abastecimento. Mas sem um sistema de gestão de frotas, é basicamente impossível monitorar acelerações, frenagens bruscas e excesso de velocidade.
Nesse sentido, os dados fornecidos pelo Golfleet serão os seus aliados para entender o comportamento da equipe e orientar os motoristas a adotarem uma condução mais prudente, econômica e, acima de tudo, segura.
Maiores erros na gestão de combustível
Bom, destacamos alguns dos principais equívocos cometidos na gestão de combustível ao longo do conteúdo, como a falta de monitoramento e controle do consumo ou a ausência de manutenção preventiva dos veículos e treinamento adequado para os motoristas.
Contudo, um dos erros mais graves e talvez um dos mais silenciosos é o medo de inovar, aquele receio que muitos gestores têm de investir em soluções para garantir a maior eficiência.
Isso acaba resultando em uma operação estagnada, que tenta de todas as formas melhorar a gestão de combustível, mas sem obter sucesso. É nesse momento que entra em cena o Golfleet, um verdadeiro aliado na jornada de crescimento e evolução do negócio.
Também ficou evidente ao longo do conteúdo que os problemas relacionados ao abastecimento de combustível da frota são facilmente solucionados com o nosso sistema de gestão de frotas, sem complicação ou tarefas manuais.
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Conheça o módulo de gestão de combustível do Golfleet
Com toda a confiança, o módulo de controle de combustível do Golfleet é a melhor solução para integração de abastecimento.
Somos pioneiros em integrar cartões de combustíveis de qualquer operadora ao sistema de gestão de frotas, o que permite consultar e gerenciar todas as informações relevantes diretamente na plataforma.
De forma simples, inteligente e precisa, você acessa um dashboard completo e personalizável, com métricas relacionadas aos abastecimentos:
- Custo médio por quilômetro em reais
- Total de gastos em reais
- Preço médio por litro
- Consumo por trecho
- Consumo total em litros
Esses dados podem ser filtrados por qualquer período que você desejar, permitindo comparar o progresso mês a mês e entender o total de reais gastos e os litros consumidos de etanol, diesel, gasolina ou GNV, além de identificar o menor valor pago por litro de combustível.
As métricas serão geradas automaticamente a partir da integração, mas você tem a opção de lançar essas informações de modo manual, caso prefira.
Relatório de abastecimentos
Nesse relatório, o Golfleet oferece diversas informações pertinentes sobre o abastecimento de combustível da sua operação, como:
- Placa do veículo
- Exceção (caso ocorra)
- Data e hora do abastecimento
- Estabelecimento onde foi realizado
- Tipo de combustível utilizado
- Quantidade de litros abastecidos
- Preço por litro
Mas é possível personalizar as colunas exibidas de acordo com os dados que são mais relevantes para a sua gestão. Você também pode filtrar as informações com base no período, veículo, situação, tipo de combustível e tipo de cadastro.
Outro recurso interessante é a opção de selecionar o tipo de exceção para analisar possíveis fraudes, como suspeitas de localização divergente ou abastecimentos realizados sem registro de posição. Tudo isso apresentado de forma intuitiva em um mapa.
Relatório de consumo por trecho
Já o relatório de consumo por trecho traz informações geradas a cada dois abastecimentos, como:
- Placa do veículo
- Início do trecho
- Exceção (acima ou abaixo da média de consumo)
- Tipo de combustível utilizado
- Preço por litro
- Quilômetros rodados
- Quantidade de litros gastos
- Custos em R$/km
- Consumo médio em km/L
Assim como no relatório de abastecimentos, você pode personalizar as colunas e filtros de acordo com as suas necessidades. É possível definir o período desejado, selecionar um veículo específico e filtrar por situação. Tudo isso para que você tenha um dashboard personalizado e adaptado às suas demandas.
A Golfleet também levou em consideração exceções relacionadas ao combustível ao desenvolver esse módulo. Portanto, você pode acessar informações adicionais, como:
- Veículos acima da média de consumo
- Veículos abaixo da média de consumo
- Localização divergente
- Carros sem posição
- Postos sem localização
E o melhor é que você pode favoritar tanto o relatório de abastecimento quanto o relatório de consumo por trecho, fazer o download do arquivo e até mesmo criar um relatório de envio automático para ainda mais facilidade.
Com todas essas funcionalidades, o Golfleet se mostra como uma ferramenta completa e indispensável para a gestão de combustível eficiente da sua frota.
O módulo de controle de abastecimento é um add-on disponível para os nossos sistemas de telemetria e videotelemetria, que você pode conhecer todo o potencial e tirar suas dúvidas, basta agendar uma demonstração gratuita com um de nossos especialistas.
