Desde pequenos imprevistos, como um pneu furado, até ocorrências mais graves, como acidentes, é a capacidade de reagir rapidamente e minimizar impactos que manterá a frota no caminho certo.
Pensando nisso, preparamos um guia completo para te ajudar a estruturar um plano de gestão de incidentes e adotar as melhores práticas para lidar com situações críticas na sua operação.
O que é gestão de incidentes?
Qual a importância da gestão de incidentes?
Situações que exigem um plano de gestão de incidentes
Como fazer gestão de incidentes da frota?
Tecnologia não pode faltar na gestão de incidentes da frota
O que é gestão de incidentes?
A gestão de incidentes envolve o conjunto de processos, ferramentas e estratégias usados para identificar, responder e resolver problemas que surgem pelo caminho. Como estamos falando de frota, são acidentes, falhas mecânicas, roubos ou atrasos inesperados.
Isso serve para minimizar os impactos desses eventos no dia a dia e garantir que a operação volte ao normal o mais rápido possível. Ou seja, não é apenas apagar incêndios, é também se preparar para que eles sejam menos frequentes e graves.
Por exemplo, se um veículo quebra, a gestão de incidentes da frota não só coordena o conserto, como avalia o porquê da falha. Será que foi falta de manutenção? Algum problema no trajeto? Com esses aprendizados, é possível implementar melhorias e reduzir o risco desses mesmos problemas no futuro.
Qual a importância da gestão de incidentes?
Vamos supor que um motorista se envolveu em um acidente com o veículo da empresa e não sabe exatamente o que fazer. Ele liga para o gestor, que precisa acionar o seguro, registrar o caso e ainda pensar em como vai se reorganizar.
Sem um plano de gestão de incidentes, tudo vira um caos. Afinal, seu objetivo é orientar cada passo a ser tomado, reduzir o tempo de resposta e garantir que ninguém fique perdido.
O planejamento deve incluir desde ações preventivas, como manutenções regulares, até estratégias para lidar com situações mais graves, como roubos ou falhas mecânicas no meio de uma estrada.
Além disso, ter processos claros evita prejuízos desnecessários. Quando algo assim ocorre e você já tem as instruções de como agir, o gerenciamento de incidentes fica mais simples, desde saber quais documentos precisam ser preenchidos até os contratos que devem ser acionados.
E o melhor: com um bom plano de ação, muitos problemas podem ser evitados antes mesmo de acontecerem. Seja com revisões programadas, seja com treinamentos adequados para os motoristas.
Leia mais: Como elaborar e implementar um programa de segurança da frota
Situações que exigem um plano de gestão de incidentes
Agora que você já sabe a importância de planejar, é hora de falar sobre como a gestão de incidentes da frota funciona na prática. O que você faria em caso de um acidente? E se um motorista informar que o veículo foi roubado? É importante pensar nessas situações como um todo:
- Acidentes de trânsito
Nesses casos, você precisa garantir que o motorista e terceiros estejam seguros, registrar informações detalhadas (como fotos, relatos e boletins de ocorrência), acionar o seguro e organizar os reparos.
Uma situação estressante por si só, mas um sistema de gestão de incidentes com rastreamento pode agilizar a recuperação do veículo e minimizar prejuízos.
- Quebras e avarias mecânicas
Aqui, um plano preventivo, incluindo a manutenção preditiva (ou corretiva), pode evitar incidentes inesperados na frota. Quando acontecem, o ideal é que o gestor tenha uma lista de oficinas confiáveis para atendimento rápido.
- Documentação irregular
Multas por falta de licenciamento ou inspeções vencidas podem ser evitadas com uma abordagem proativa, assim você não precisa lidar com os riscos de responsabilidade criminal.
Como fazer gestão de incidentes na frota?
Seja para evitar problemas ou lidar com eles, algumas práticas são indispensáveis. Não espere até ser tarde demais – acompanhar o estado da frota regularmente evita dores de cabeça e aumenta a segurança no trânsito a longo prazo.
1. Treinamento constante da equipe
Quando os motoristas sabem como agir em diferentes situações, como acidentes ou avarias, o tempo de resposta é menor e as decisões são mais certeiras. Até porque seguir os protocolos estabelecidos no plano de gestão de incidentes da frota garante isso.
2. Processos definidos e adaptáveis
O segredo para lidar bem com os imprevistos é justamente esse. Não adianta criar um planejamento rígido se ele não reflete a realidade da sua frota. Cada operação tem suas particularidades e o plano precisa considerar isso: tipo de veículo, rotas mais usadas, histórico de incidentes e até o perfil dos motoristas.
Leia mais: Planejamento de frota para 2025: dicas para ter um ano de sucesso
3. Monitoramento proativo
É importante acompanhar métricas de desempenho e indicadores de risco, como excesso de velocidade, uso de freios e consumo de combustível. Mesmo em situações inevitáveis, como acidentes, o plano serve como uma bússola que orienta sobre os passos necessários.
4. Manutenção preventiva
Realizar inspeções regulares nos veículos, acompanhar dados de telemetria e seguir o plano de manutenção para frota são práticas que reduzem drasticamente a probabilidade de falhas.
5. Comunicação clara e ágil
Não se esqueça de estabelecer canais de comunicação diretos. Os motoristas precisam saber exatamente a quem recorrer em caso de problemas, e a equipe de gestão deve ter acesso rápido às informações para tomar decisões o quanto antes.
6. Revisão periódica do gerenciamento de incidentes
Avalie constantemente a eficácia do plano e ajuste conforme necessário: o que funcionava lá atrás pode não ser tão eficiente hoje. É importante estar sempre atento às mudanças, porque as tecnologias evoluem, e os desafios também.
7. Implementação de um sistema de gestão de incidentes
Para que uma gestão de incidentes da frota funcione bem, é importante incluir a tecnologia. Recursos como monitoramento, notificações e relatórios não só deixam o seu trabalho muito mais fácil, como ajudam a garantir a segurança, reduzir custos operacionais e otimizar processos.
Leia mais: Telemetria: como o sistema impulsiona a redução de custos nas frotas?
Tecnologia não pode faltar na gestão de incidentes da frota
Não dá para falar de gestão de frotas hoje sem pensar na tecnologia como aliada. Ter um sistema de telemetria como aliado da gestão de incidentes pode fazer toda a diferença, principalmente para evitar retrabalho ou decisões tomadas no escuro.
Ele dá suporte à execução do plano, então deve ser capaz de centralizar informações e registrar dados para facilitar a sua vida quando chegar o momento da análise de ocorrências.
Soluções modernas oferecem rastreamento em tempo real, notificações automáticas e até relatórios que ajudam a identificar padrões, como é o caso da telemetria e videotelemetria.
Leia mais: Tudo sobre telemetria e videotelemetria: os sistemas mais eficientes para a gestão de frotas
Ter uma ferramenta eficiente vai te ajudar a localizar rapidamente o veículo, mas não para por aí: você pode contar com os alertas da telemetria e o registro de eventos, o que ajuda na hora de avaliar as causas e planejar ações para evitar que algo parecido aconteça de novo.
Como é o caso do Fleet Rec, um módulo do Golfleet. Ao detectar um possível impacto, o sistema cria um alerta de evento, para que você possa analisar suspeitas de acidentes e colisões com informações completas (velocidade, aceleração lateral vertical e longitudinal). No Fleet Rec, você pode:
- Visualizar os dados em lista
- Conferir o percurso do veículo no mapa no momento da suspeita de acidente
- Examinar gráficos
- Ter a reprodução dos últimos segundos antes do impacto em formato 3D
Outra função importante do sistema de telemetria é o monitoramento do comportamento dos motoristas. Se o sistema identifica que um condutor está freando bruscamente, dirigindo acima da velocidade ou fazendo curvas inadequadas, você pode agir de forma proativa e preventiva.
Nós sabemos que nem sempre tudo sai como planejado, mas a diferença entre um gerenciamento de incidentes eficiente ou problemático é a capacidade de responder à altura dos imprevistos.
Apesar dos sustos, cada ocorrência é uma oportunidade de aprendizado: o que causou o problema? O que poderia ter sido feito para evitá-lo? Como podemos melhorar daqui para frente?
Com um plano sólido, tecnologia de ponta e boas práticas no dia a dia, sua frota pode não só ficar longe de grandes problemas, mas também crescer de forma mais organizada.
