Redução de custos é uma das expressões mais importantes na gestão de frotas. Afinal, ela pode ser o calcanhar de aquiles dos profissionais responsáveis pelo negócio, independente da área de atuação.
Isso porque cortar gastos, ao mesmo tempo em que se busca melhorias na produtividade e se mantém o padrão de qualidade dos serviços prestados é um desafio e tanto.
Nesse sentido, a redução de custos ganha uma conotação imperativa para os gestores de frotas.
Para exercer o controle e reduzir os gastos da sua operação é preciso, antes de mais nada, uma análise detalhada dos custos. É aí que o Custo Total de Propriedade (TCO) surge como uma ferramenta importante. Continue sua leitura e entenda mais sobre o assunto.
O que é TCO?
Quais são os custos diretos e indiretos na gestão de frotas?
Qual é o cálculo que determina o TCO?
Quais são os benefícios do TCO para a gestão de frotas?
Qual é o papel de um sistema de gestão de frotas no cálculo do TCO?
O que é TCO?
De modo geral, as empresas precisam se preocupar com dois tipos de custos: os diretos e os indiretos. Afinal, ambos impactam o valor final dos serviços e precisam entrar nas suas contas para evitar que a companhia fique no prejuízo por falta de controle de gastos.
O cálculo que soma esses dois tipos de custos se chama Custo Total de Propriedade, ou em inglês: Total Cost of Ownership. Por isso, o termo frequentemente aparece sob a sigla TCO.
Em resumo, é o valor que mede o quanto é gasto para manter um negócio de portas abertas de maneira saudável. Para os gestores de frotas, o TCO ajuda a entender os custos gerais do processo, ao invés de avaliar apenas a compra ou locação de um veículo, por exemplo.
Sendo assim, o recomendado é considerar todos os custos da empresa, e quando o assunto é frotas de veículos, é preciso verificar as despesas relacionadas com:
- Planejamento
- Compra ou aluguel de veículos
- Operação e manutenção veicular
- Alienação
- Combustível
- Multas e sinistros
Sugestão de leitura: TCO e ROI: dois indicadores que fazem a diferença na gestão de frotas
Quais são os custos diretos e indiretos da gestão de frotas?
Todos os custos relacionados à gestão de frotas entram no cálculo do TCO, pois é uma soma que abraça a empresa como um todo, desde patrimônio a gastos com mão de obra. A grande questão é saber identificá-los, já que nem todos são explícitos.
Pensando nisso, compartilhamos a seguir os principais custos de uma operação que precisam constar no cálculo.
Custos diretos
Esses são os gastos óbvios do TCO, aqueles mais comuns e familiares a todos os envolvidos durante o planejamento:
- Compra de veículos: o preço pago, sistema usado para gestão e até mesmo combustível.
- Locação: caso sua empresa alugue veículos para o andamento da operação.
- Manutenção e revisão: garantias e despesas para o bom funcionamento dos veículos.
Sugestão de leitura: Plano de manutenção para frota: como elaborar e garantir mais segurança na sua operação
Custos indiretos
Já os custos ocultos são facilmente ignorados ou omitidos das decisões de compra, justamente porque são mais difíceis de serem encontrados.
Todos os gastos que decorrem de decisão de efetuar uma compra devem ser considerados no TCO. Portanto, é preciso considerar os seguintes elementos no seu cálculo:
- Identificação, seleção, solicitação, recebimento, catalogação ou pagamento de bens e serviços
- Investimentos em upgrades e melhorias para otimização da eficiência operacional
- Configuração de espaço, transporte, instalação, integração com ativos existentes e serviços de terceiros
- Despesas relacionadas aos colaboradores, energia e combustível
- Treinamento de usuários, orientação, processos e implementação de novas práticas
- Aquecimento, resfriamento, iluminação e suporte em TI
- Eliminação de resíduos, limpeza, medidas antipoluição e elaboração de relatórios ambientais
- Despesas associadas a coberturas de seguro
- Medidas de segurança para proteção contra danos e roubos
- Empréstimos ou financiamentos para aquisição e manutenção
- Depreciação dos ativos ao longo do tempo
- Alienação, desmobilização ou desmantelamento de veículos
Ter o controle sobre todos esses detalhes é o que possibilita que você realmente consiga reduzir os custos da operação, mantendo a qualidade dos serviços, a segurança para a equipe, a produtividade e a lucratividade na gestão de frotas.
Qual é o cálculo que determina o TCO?
A conta é bem complexa e com muitos itens. Mas você não vai precisar, necessariamente, usar todos os elementos em todos os momentos, então, para cada situação existe uma forma de calcular o TCO.
Por exemplo, em uma frota própria, o gestor precisa considerar os custos de licenciamento, emplacamento, financiamento e desmobilização. Já em uma frota locada, esses custos já estão embutidos no valor do aluguel, o que torna a conta mais simples, por ter menos itens.
Ou seja, para cada situação, você deve usar uma fórmula diferente. O ideal mesmo é mapear os custos diretos e indiretos para garantir a assertividade do valor final na sua operação. Mas, de modo geral, entendemos o cálculo do TCO como:
TCO = [valor de compra do veículo] + [despesas de utilização] + [custos de manutenção] – [valor de revenda do veículo]
Quais são os benefícios do TCO para a gestão de frotas?
O grande destaque do cálculo do TCO é que você pode gerar reduções de custos verdadeiras para a frota.
Outra vantagem é ser possível justificar a contratação de um carro mais seguro para os condutores e que, apesar do valor de mercado ser mais alto, ao longo de 24 meses, considerando itens como combustível e revisão, o veículo pode sair mais barato que outros.
Diante disso, conhecer o TCO é um diferencial de mercado para qualquer empresa que deseja administrar os custos envolvidos na propriedade de seus bens.
Um exemplo prático: quando você decide comprar um carro, avalia os custos de aquisição, como consumo de combustível, seguro, manutenção, valor da revenda e até mesmo o tamanho da garagem.
Mas depois de alguns anos, o veículo começa a exigir manutenções cada vez mais caras e frequentes. Isso significa que seu automóvel já está desatualizado, enquanto os modelos mais novos têm desempenho e conforto melhores que o seu.
Em algum momento, os custos de manter seu carro passam a ser mais caros do que adquirir um novo. Por isso mesmo a desmobilização de frota precisa fazer parte da sua gestão, avaliando quando é hora de vender o carro para adquirir um novo.
Sugestão de leitura: Mudança de paradigma na gestão de frotas: o que é TCM e para que serve?
Qual é o papel de um sistema de gestão de frotas no cálculo do TCO?
Mesmo sabendo da importância do TCO para a redução de custos da frota, muitas vezes os gestores ainda têm dúvidas de como mapear todos os valores que precisam entrar na conta, ou sequer tem tempo para se dedicar ao cálculo.
Por outro lado, ter controle total sobre o fluxo de caixa é um passo essencial para que o levantamento de todos os custos seja feito de maneira verdadeiramente efetiva e realista.
Então, para ter mais controle sobre essas questões e diminuir seus custos, a melhor alternativa é recorrer à tecnologia. Os sistemas de gestão de frotas são grandes aliados para monitorar a performance dos condutores no trânsito e acompanhar de perto os gastos durante as atividades.
Isso por si só já é de grande ajuda no momento de calcular as despesas e, consequentemente, o TCO. Mas se a ferramenta que você utiliza na sua operação é o Golfleet, esse é outro item que você tira da sua lista de obrigações.
Nosso sistema de gestão de frotas dispõe de diversos módulos que tornam o seu trabalho menos burocrático, como política de frotas, rodagens, infrações e utilização dos veículos. E ainda possibilita a contratação de add-ons que se adaptam às necessidades da sua operação, como é o caso do módulo TCO.
Você já se perguntou quando é o momento ideal para adquirir um novo veículo? Ou qual é a escolha mais vantajosa entre comprar ou alugar? E sobre a renovação de frota, quando é a hora certa?
Com o Golfleet, essas perguntas não são apenas respondidas, mas transformadas em oportunidades estratégicas. Mas não para por aí, o módulo TCO ainda permite:
- Descobrir o valor de mercado de cada veículo
- Analisar os custos anuais relacionados à documentação e impostos
- Compreender a despesa mensal direcionada aos combustíveis
Ter essas informações em mãos é mais do que possuir dados, é ter as chaves para uma liderança eficaz, inteligente e sustentável de seus recursos, com uma visão clara do caminho à frente.
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