Reduzir custos. Provavelmente, essa deve ser a frase mais ouvida na gestão de frotas e ela pode ser o “calcanhar de aquiles” dos profissionais responsáveis pelo gerenciamento do negócio, independente da área de atuação.
Isso porque cortar gastos ao mesmo tempo em que se busca melhorias na produtividade e se mantém o padrão de qualidade oferecido pela empresa, é um desafio e tanto.
Para os gestores de frota, responsáveis pelo segundo maior custo dentro das empresas (atrás somente da folha de pagamento), a frase ganha conotação imperativa: “Reduzir custos!”
Para exercer o controle e reduzir os gastos de sua frota, é preciso, primeiramente, uma análise detalhada do custo da operação. E aí o TCO (Total Cost of Ownership) se revela como uma ferramenta importante.
Continue sua leitura e entenda mais sobre o assunto, conferindo também as dicas do Instituto Parar (Pensando Alternativas Responsáveis Administrando Frotas com Resultado), uma iniciativa da Golsat que tem como objetivo a melhora da gestão de frotas leves no país.
Vale destacar que foi usado como base um material do curso PGF: Programa para Gestores de Frotas. O primeiro curso técnico voltado para esse segmento!
O que é TCO?
Quais custos entram no cálculo do TCO?
Qual a melhor forma de calcular o TCO?
Quais as vantagens do TCO para a gestão da frota?
Como mapear os custos para calcular o TCO?
O que é TCO?
De modo geral, as empresas precisam se preocupar com dois tipos de custo: diretos e indiretos. Ambos impactam o valor final do serviço e precisam entrar na conta do gestor para evitar que a companhia fique no prejuízo por falta de controle de gastos.
O cálculo que soma os dois tipos de custo citados se chama Custo Total de Propriedade, ou em inglês: Total Cost of Ownership. Esse termo frequentemente aparece sob a sigla TCO. Ou seja, em suma, é o valor que mede o quanto é gasto para manter um negócio de portas abertas.
Para os gestores de frotas, o TCO ajuda a entender os custos gerais que o processo tem, ao invés de avaliar apenas o custo direto da compra do veículo ou da locação, por exemplo.
É essencial levar em consideração todos os custos da empresa, e quando o assunto são frotas de veículos, é preciso verificar:
- Custos com planejamento;
- Custos com a aquisição ou aluguel de veículos;
- Custos de operação e manutenção veicular;
- Custos de alienação.
Quais custos entram no cálculo do TCO?
Respondendo diretamente, todos os custos diretos e indiretos entram no TCO, pois é um cálculo que se refere à empresa como um todo, desde patrimônio a gastos com mão-de-obra. A grande questão é saber identificá-los, já que nem todos eles são explícitos.
A seguir, veja quais são os principais custos de uma empresa e que precisam constar no cálculo do TCO:
Custos diretos
Os custos óbvios do TCO da sua frota são os custos mais comuns, familiares a todos os envolvidos durante o planejamento:
- Custos de compra: o preço pago pelo veículo, sistema usado para gestão e até mesmo combustível.
- Custos com locação: caso sua empresa alugue veículos para realizar seus processos.
- Custo de manutenção: garantias e manutenção veicular.
Custos indiretos
Os custos ocultos são facilmente ignorados ou omitidos das decisões de compra por serem mais difíceis de serem encontrados.
Todo custo que decorre da decisão de efetuar uma compra deve ser considerado no TCO. É preciso considerar os seguintes elementos na sua conta:
- Custos de aquisição: Custo de identificar, selecionar, pedir, receber, catalogar ou pagar por algo.
- Upgrades e melhorias.
- Custos de implantação: configuração de espaço, transporte, instalação, integração com outros ativos, serviços de terceiros.
- Custos de operação: operadores humanos ou custos de energia/ combustível.
- Custos de troca de gestão: custo de treinamento dos usuários, orientação, processos e implementação.
- Custos de infraestrutura e suporte: aquecimento/resfriamento, iluminação ou TI.
- Custos de impacto ambiental: custo de eliminação dos resíduos, limpeza, poluição, relatórios.
- Custos de seguros.
- Custos de segurança.
- Custos de financiamento.
- Depreciação.
- Custos de alienação, desmobilização ou desmantelamento.
Vale destacar que alguns especialistas também usam o termo “custo visível” para se referir às despesas diretas e indiretas, mas é apenas uma questão de nomenclatura. Essa expressão geralmente é utilizada para se contrapor aos “custos ocultos” pela palavra “visível”.
Ter o controle sobre todos esses detalhes é o que possibilita que o gestor de frotas realmente consiga reduzir os custos de operação, mantendo a qualidade do serviço, a segurança para a equipe, a produtividade e a lucratividade para a empresa.
Qual a melhor forma de calcular o TCO?
O TCO é uma conta bem complexa e com muitos itens. O gestor de frotas não vai precisar, necessariamente, usar todos os elementos em todos os momentos, então, para cada situação existe uma forma de calcular o TCO.
Por exemplo, em uma frota própria, o gestor precisará considerar custos de licenciamento, emplacamento, financiamento e desmobilização. Já em uma frota locada, esses custos já estão embutidos no valor do aluguel, o que torna a conta mais simples por ter menos itens.
Para cada situação, o gestor terá de usar uma fórmula diferente. Portanto, o ideal é mapear os custos diretos e indiretos para garantir a assertividade do valor final na sua gestão de frotas.
Quais as vantagens do TCO para a gestão da frota?
A vantagem de se calcular o TCO é que você pode trazer reduções de custo verdadeiras para a frota.
Outra vantagem é que com o TCO é possível justificar a contratação de um carro que traga mais segurança para os condutores e que, apesar do valor de mercado ser mais caro, ao longo de 24 meses, considerando itens como combustível e revisão, o carro pode sair mais barato que outros.
Conhecer o TCO é um diferencial de mercado para qualquer empresa que quer administrar os custos envolvidos na propriedade de um bem.
Um exemplo prático: quando você decide comprar um carro, avalia os custos de aquisição – consumo de combustível, seguro, manutenção, valor da revenda e até o tamanho da garagem.
Depois de alguns anos, o carro começa a exigir manutenções cada vez mais caras. Isso significa que seu automóvel já está desatualizado, enquanto os modelos mais novos têm opções de desempenho e conforto melhores que o seu. Em algum momento, os custos de manter seu carro passam a ser mais caros do que adquirir um novo.
Por isso mesmo a desmobilização precisa fazer parte da sua gestão de frotas, avaliando quando é hora de vender o veículo para adquirir um novo.
Como mapear os custos para calcular o TCO?
Mesmo sabendo da importância do TCO para a redução de custos com a frota, muitas vezes os gestores ainda têm dúvidas de como mapear todos os valores que precisam entrar na conta.
Ter controle total das frotas é essencial para que o mapeamento de todos os custos seja feito de maneira verdadeiramente efetiva.
Para ter mais controle sobre essas questões ligadas à frota e diminuir seus custos, a melhor alternativa é recorrer à tecnologia. Ferramentas de rastreamento e telemetria são grandes aliadas do gestor para monitorar a conduta do profissional ao pilotar a frota e acompanhar de perto os gastos durante as atividades, o que é de grande ajuda no momento de calcular as despesas e, consequentemente, o TCO.
Quer saber mais sobre como essas ferramentas e como a tecnologia pode ajudar a sua frota? Leia nossa matéria sobre qual a tecnologia ideal para a sua frota.
Contudo, se você já está a procura de um sistema para sua gestão, então confira as funcionalidades da Golsat!
