Às vezes a rotina da gestão de frotas é um sufoco. Tem horas que parece que as contas não fecham, os gastos inesperados surgem e o aperto começa a bater, mas calma: com planejamento orçamentário e algumas dicas práticas dá para evitar dor de cabeça e ter mais tranquilidade.
Para te ajudar, vamos falar sobre tudo o que envolve o planejamento orçamentário para frotas, de forma simples e direta.
O que é planejamento orçamentário?
Qual a importância do planejamento orçamentário?
Para que serve o planejamento orçamentário?
Tipos de planejamento orçamentário para frotas
O papel do TCO no planejamento orçamentário da gestão de frotas
Como fazer um planejamento orçamentário para frotas?
O que é planejamento orçamentário?
Basicamente, planejamento orçamentário é você olhar para frente e se preparar financeiramente para o que está por vir. No caso da gestão de frotas, isso significa organizar os custos que envolvem a operação como um todo: combustível, manutenção, pedágios, seguros, salários e por aí vai.
É como fazer o orçamento de casa: você olha para as contas, entende onde está gastando mais e cria um plano de ação, só que em uma escala maior e com um impacto direto nos resultados da empresa.
Qual a importância do planejamento orçamentário?
Sem controle, a gestão de frotas vira um jogo de apagar incêndios. Sabe quando o carro quebra e você precisa correr atrás do conserto urgente, mas já estourou o limite da conta? Ou quando os gastos com combustível crescem, mas ninguém sabe exatamente por quê?
Com um bom controle orçamentário, você evita surpresas desagradáveis e consegue direcionar os recursos para onde eles realmente fazem diferença. Planejar é prever e evitar problemas.
Também é uma forma de justificar os custos para a diretoria com dados na mão (e sem aquele frio na barriga). Resumindo, a importância do planejamento orçamentário é que você assume o controle em vez de deixar que o orçamento controle a sua gestão.
Leia mais: Gestão de frotas baseada em dados: o que é e como implementar sem erros
Para que serve o planejamento orçamentário?
O planejamento orçamentário para frotas serve para te dar clareza e organização. Quando você sabe exatamente o quanto pode gastar, onde estão os maiores custos e onde pode economizar, fica mais fácil tomar decisões.
Olha só alguns exemplos mais práticos:
- Vale mais a pena consertar ou trocar aquele carro antigo da frota?
- Dá para investir em um sistema de telemetria agora ou é melhor esperar?
- É possível reduzir os custos de manutenção sem comprometer a segurança?
Com o controle orçamentário em mãos essas respostas ficam claras, ou pelo menos mais fáceis de encontrar. Depois é só identificar o que está funcionando bem e o que pode melhorar para aumentar a eficiência da sua gestão de frotas leves.
Tipos de planejamento orçamentário para frotas
Existem várias maneiras de colocar uma estratégia em prática, e o mesmo vale para o plano orçamentário. Por isso, vamos explorar juntos algumas dessas técnicas para gestão de frotas leves:
- Planejamento estratégico
Trabalhar a partir de metas é bem interessante, mas requer uma equipe muito competente para definir as métricas com o máximo de exatidão possível e como elas podem ser exploradas da melhor forma.
- Planejamento estático
Esse é um planejamento orçamentário que não muda, então é preciso exatidão e confiança na saúde financeira da empresa a longo prazo. Por exemplo, se R$10 mil foram reservados para manutenção, mesmo que em alguns meses você gaste menos ou mais, esta previsão não deve ser alterada.
- Planejamento base zero
Esse é um plano orçamentário que não considera o histórico. Uma empresa que está no início e que não tem muita experiência no mercado de gestão, provavelmente vai recorrer a esse método.
- Planejamento incremental
Negócios com mais tempo de mercado, que já acumulam um grande volume de dados, podem e devem fazer uso desse método, que leva em consideração projeções mais antigas.
De modo geral, essas são as cinco formas mais comuns de fazer o plano orçamentário em empresas que possuem frotas leves. Porém, não se atenha ao básico, existem formas diferentes para ter o melhor retorno.
Agora que você conhece esses métodos, uma boa opção é tentar misturar alguns deles e tirar o melhor proveito do que eles têm a oferecer. Faz parte de ser um gestor de frotas de sucesso saber diversificar e criar estratégias de impacto.
O papel do TCO no planejamento orçamentário da gestão de frotas
O primeiro passo para começar seu planejamento orçamentário é calcular o TCO, ou Custo Total de Propriedade. Essa é basicamente uma forma de descobrir quanto a frota está custando para a empresa.
Trabalhar a partir dessa informação permite que os planos para o futuro tenham um ponto de partida mais exato, com projeções de gastos definidos e informações pertinentes sobre a saúde da sua operação.
Por isso, o plano orçamentário é indispensável. Tudo o que acontece dentro da sua gestão de frotas leves precisa de organização, afinal, o controle da empresa depende dessas informações. No financeiro, isso se torna ainda mais evidente. Todos os projetos, estratégias e ideias que saem do papel precisam, antes de qualquer coisa, de dados.
Até porque o principal objetivo do planejamento orçamentário é identificar como está o fluxo de entradas e saídas de dinheiro do seu negócio. E assim você consegue definir como os valores serão usados nesse período.
Tenha em mente que isso é feito em períodos regulares de tempo, variando conforme a necessidade da sua gestão de frotas. Os mais comuns levam em conta um ano todo de trabalho, mas é claro que isso é adaptável à sua realidade.
Lembrando que, quando falamos desse método, estamos considerando projeções para os meses pela frente. Você não precisa se limitar ao cenário atual, o planejamento pode ser feito com base em valores futuros ou em gastos passados, considerando, por exemplo, a média do último ano.
Já o estado atual de investimento e desenvolvimento da sua operação é, sim, parte desse processo. Sendo assim, um software que auxilie com o fornecimento de dados é fundamental para criar um planejamento orçamentário a partir do seu TCO.
Leia mais: Módulo de TCO: uma solução Golfleet dedicada à gestão inteligente dos custos reais da frota
Como fazer um planejamento orçamentário para frotas?
Definido o que é planejamento orçamentário, precisamos entender como fazer um. Não é uma tarefa simples encaixar todos os fatores que ditam essa estratégia, principalmente porque sua empresa pode estar definindo novas ideias para os próximos anos.
Pensando nisso, criamos um passo a passo:
1. Olhe para os números atuais
Antes de pensar no futuro, entenda onde você está agora. Quanto sua frota está gastando? Onde estão os maiores custos: combustível, manutenção ou multas? Quais gastos você não esperava?
Uma dica de ouro é usar um sistema de gestão de frotas para centralizar esses dados. Um caderno ou planilha também serve, mas exige mais disciplina e você corre o risco de perder informações e, consequentemente, dinheiro.
2. Separe os custos
Organize os gastos em três categorias: fixos, variáveis e extras. Os fixos são aqueles que não mudam muito, como seguros, salários ou leasing dos veículos, e os variáveis dependem do uso, como combustível e manutenção preventiva.
Já os extras são aqueles gastos com multas ou trocas de peças inesperadas que podem surgir. Tudo isso ajuda a enxergar onde é possível economizar ou redirecionar recursos com o planejamento orçamentário para frotas.
3. Defina as prioridades
Nem sempre dá para fazer tudo ao mesmo tempo. Então, pergunte: o que é mais urgente? Pode ser diminuir o consumo de combustível, comprar veículos mais novos e econômicos ou investir em treinamento para os motoristas, por exemplo.
Comece pelas mudanças que geram maior impacto, como investir em um bom sistema de gestão de frotas.
Leia mais: Telemetria promove saving de R$ 5,7 milhões na gestão de frotas da Mosaic
4. Projete os custos para o futuro
Olhe para o histórico de gastos e considere a idade da frota, por exemplo, já que veículos mais velhos exigem mais manutenção. O preço do combustível também está sempre em movimento, infelizmente, e o crescimento ou redução da frota muda tudo.
Nesse caso, planeje o orçamento com uma margem de segurança. Quando o assunto é gestão de custos, é melhor sobrar do que faltar.
5. Monitore tudo regularmente
Do que adianta planejar e guardar o orçamento na gaveta? De tempos em tempos, compare o que foi planejado com o que foi gasto de verdade. Se algo sair do controle, o ajuste é mais rápido.
E não se esqueça de compartilhar essas informações com sua equipe. Todo mundo junto trabalha melhor para alcançar as metas.
6. Utilize um sistema de gestão de frotas
Organizar o orçamento da frota sem tecnologia é como tentar organizar uma viagem longa sem GPS: você até chega, mas provavelmente gasta mais tempo, dinheiro e paciência do que o necessário.
Agora, imagine ter uma ferramenta que faz boa parte do trabalho pesado por você, organizando os dados e até ajudando a economizar. É exatamente isso que um sistema de telemetria faz pela sua gestão de frotas.
De forma simples, ele ajuda a monitorar e gerenciar tudo o que envolve a operação:
- Gastos com manutenção, combustível, pedágios, multas e sinistros
- Dados sobre rotas, comportamento dos motoristas e consumo
- Informações atualizadas sobre a localização e o desempenho dos veículos
- Relatórios de TCO com os custos reais da gestão de frotas
Leia mais: Telemetria: como o sistema impulsiona a redução de custos nas frotas?
Em vez de lidar com pilhas de notas fiscais, planilhas e relatórios espalhados, com o sistema de telemetria você reúne tudo em um só lugar. Assim, sabe exatamente quanto está gastando e onde, sem precisar fazer malabarismos para juntar informações.
A telemetria aponta até onde estão os buracos do orçamento, como motoristas que aceleram ou freiam bruscamente (o que consome mais combustível) e alerta sobre manutenções que, se adiadas, podem se tornar mais caras no futuro.
Usar uma calculadora para entender quanto cada veículo gastou no mês? Pode esquecer, o sistema faz isso automaticamente, liberando seu tempo para focar no que realmente importa: tomar decisões estratégicas.
Se o seu objetivo é fazer mais com menos e manter a operação rodando com eficiência, é de um sistema de telemetria que você precisa.
