Ter uma gestão de frotas leves com o mínimo de custos e o máximo de eficiência não é uma tarefa fácil. Todos os processos precisam estar alinhados para que a frota funcione de acordo com os objetivos da empresa.
Nesse sentido, a área que precisa de mais controle é a financeira, é crucial fazer um planejamento orçamentário, a partir de dados do TCO. Pois eles são a base do que é gasto na gestão de frotas.
Pensando nisso, este texto esclarece todas as dúvidas que o gestor pode ter sobre como fazer um planejamento orçamentário para empresas de frotas leves. Continue a leitura e entenda como melhorar esse processo em sua gestão de pequenas frotas.
Os princípios do planejamento orçamentário para frotas leves
O que levar em conta na hora de usar esse método em pequenas frotas
As diferentes formas de planejar o orçamento da frota em sua empresa
A funcionalidade do planejamento em empresas com frotas pequenas
Os princípios do planejamento orçamentário para frotas leves
O primeiro passo para começar seu planejamento orçamentário é calcular o TCO (Total Cost of Ownership) da sua empresa. Basicamente, o TCO calcula quanto uma empresa está gastando com sua frota.
Então, trabalhar a partir dessa informação fará com que seus futuros planejamentos orçamentários tenham um ponto de partida mais exato. Com projeções de gastos definidos e informações pertinentes sobre a saúde da sua gestão.
Por isso, o planejamento é indispensável para qualquer momento de uma empresa, tudo que acontece dentro de sua gestão de frotas leves precisa de um gerenciamento planejado, afinal, o controle da empresa depende dessas informações.
Na parte financeira, isso se torna ainda mais evidente. Todos os projetos, estratégias e ideias que deixam o papel para receberem aplicações precisam, antes de qualquer coisa, de dados para o planejamento orçamentário.
Porque, o planejamento orçamentário tem como principal objetivo identificar como está o fluxo de entrada e saída de dinheiro do seu negócio. Dessa forma, você consegue definir como os valores serão usados nesse período.
Leia mais: Tendências para a gestão de frotas em 2022
Tenha em mente que o planejamento orçamentário para empresas de frotas leves é feito em períodos regulares de tempo, variando com sua necessidade.
Os mais comuns levam em conta um ano todo de trabalho, mas é claro que isso é adaptável a sua realidade e é essencial acompanhar os resultados e adaptar o planejamento com frequência.
Nota-se que quando falamos desse método estamos atribuindo valores que ainda não existem, portanto, o que é levado em conta aqui é o futuro da sua empresa, não necessariamente o que está acontecendo.
No entanto, o estado atual de investimento e desenvolvimento das suas frotas leves é, sim, parte desse processo. Por isso, um software que auxilie com o fornecimento de dados é fundamental para criar um planejamento orçamentário a partir do seu TCO.
O que levar em conta na hora de usar esse método em pequenas frotas
Definido o que é um planejamento orçamentário, precisamos entender como fazer um, pois, não é uma tarefa fácil encaixar todos os fatores que ditam essa estratégia. Principalmente porque sua empresa pode estar definindo novas ideias de atuação para os anos seguintes.
Definimos um passo a passo:
- Antecipe: um bom planejamento orçamentário é pensado com antecedência, então, antes do ano acabar você precisa estar com a estratégia seguinte montada e planejada, para que as alterações sejam feitas no próximo ciclo da sua empresa.
- Análise: para que a gestão de pequenas frotas seja uma realidade, o histórico do que já foi feito se torna importante. Assim, o TCO se torna uma base sólida de dados para a identificação e implementação de novas estratégias.
- Avalie: nesta fase, os setores precisam estar todos englobados, para uma visão mais ampla. Se algo precisar de aumento ou diminuição de orçamento já estará incluso no planejamento final. Porque um planejamento orçamentário tem as informações do TCO.
- Prepare: as métricas de vendas e deduções são extremamente importantes para fazer sua gestão de pequenas frotas, pois elas manterão o gestor preparado para alinhar a estratégia. Por isso, uma equipe bem preparada para lidar com essas situações auxilia na conclusão do processo.
- Revise: com o passar do tempo algumas coisas talvez precisem ser modificadas no seu planejamento orçamentário, então, caso precise, reavalie seu TCO com a ajuda do seu software de que deve disponibilizar essas informações.
- Monitore: atrelado à revisão está o monitoramento. Monitorar, basicamente, é reunir mecanismo para manter-se sempre informado do que está acontecendo no processo. Software, mão de obra especializada, métodos, etc. A estratégia precisa estar sempre sob supervisão.
Essas seis dicas farão com que sua empresa consiga mais transparência e tranquilidade na hora de fazer esse processo, que pode parecer complicado, mas que só precisa de uma gestão adequada.
As diferentes formas de planejar o orçamento da frota em sua empresa
Há sempre diferentes formas de se aplicar uma estratégia e com o planejamento orçamentário não é diferente. Por isso, vamos entender algumas dessas técnicas para gestão de pequenas frotas.
Planejamento estratégico: trabalhar a partir de metas é bem interessante, mas requer uma equipe muito competente para definir com o máximo de exatidão as possíveis métricas e como você pode explorá-las da melhor maneira.
Planejamento contínuo: não é tão comum, já que quando você trabalha com planejamento orçamentário você busca por estabilidade a longo prazo. No entanto, caso você goste de ter um controle rotineiro dos eventos, é possível sim fazer dessa forma.
Planejamento estático: estabelecer uma meta e não mexer nela até o final pode ser interessante, mas requer exatidão prévia e confiança na saúde financeira da empresa a longo prazo.
Planejamento base zero: não leva em conta o histórico. Uma empresa que está apenas começando e que não tem muita experiência no mercado de gestão de frotas provavelmente usará desse método, já que não tem dados prévios para se basear.
Planejamento incremental: negócios com mais tempo de mercado, que já acumulam diversos dados, podem e devem fazer uso desse método que leva em conta projeções antigas do negócio.
Essencialmente, essas cinco formas são as mais comuns de fazer o planejamento orçamentário para empresas que possuem frotas leves. Porém, não se atenha ao básico, use essas maneiras de formas diferentes para ter o melhor retorno.
Uma boa opção, agora que você conhece esses cinco métodos, é tentar misturar alguns deles e tirar o melhor proveito do que eles têm a oferecer. Faz parte de ser um gestor de sucesso saber diversificar e criar estratégias de impacto.
A funcionalidade do planejamento em empresas com frotas pequenas
Afinal, como o planejamento orçamentário feito com uma coleta de dados profunda de TCO vai impactar a rotina dos carros e colaboradores na sua empresa de gestão de frotas leves?
A primeira mudança positiva é que seus funcionários terão um objetivo mais claro quando pensarem em o que fazer para otimizar as suas funções na empresa. O mesmo acontece com colaboradores novatos, que chegam na empresa e não conhecem muito bem o ambiente.
Se você tiver um planejamento orçamentário bem definido, robusto e com muitas informações sobre o que ele deve fazer e as formas com que ele pode contribuir para atingir essas metas serão muito mais esclarecedoras e atingíveis.
A segunda forma de impacto é justamente nos veículos. Afinal, fazer a gestão de pequenas frotas nunca é uma tarefa fácil, os carros são usados todos os dias e estão sujeitos a casualidades.
Tendo os dados do TCO em mãos um planejamento prévio acerca dos reparos, manutenção e quantia de dinheiro gasto são muito mais fáceis de se assimilar na saúde financeira da sua gestão de frotas leves.
Por isso, o planejamento orçamentário é necessário em uma empresa de frotas leves, o controle dos veículos será constante e seu negócio mais saudável. Um planejamento mal feito acaba em perda de dinheiro.
Uma boa opção de controle para o seus carros e colaboradores envolvidos nesse processo é contar com softwares. Dessa forma, o trabalho do gestor de frotas leves será simplificado.
Um sistema de gestão de frotas leves além de fornecer os dados de TCO para que você consiga iniciar seu planejamento orçamentário, também auxilia no controle de outras questões ligadas ao gerenciamento da frota.
Então, desenvolver um planejamento orçamentário no seu negócio de frotas leves, aliado a um bom sistema de gestão,que fornecerá informações cruciais é o início das mudanças na sua empresa.
Os colaboradores também devem participar desse processo, eles são parte vital da empresa. Só assim o uso destes meios se tornará algo padrão e evitará desperdícios de dinheiro e tempo de resposta entre setores.
No que diz respeito aos veículos, o planejamento orçamentário tem muitas ações positivas que vão refletir a longo prazo na sua empresa.
Uma delas é ajudar na hora de adquirir veículos. Por isso, separamos um eBook para que você possa descobrir qual é o melhor veículo para sua frota leve.
